依法管理档案事务管什么

    管先海+李兴利

    李兴利（焦作市档案局副研究馆员）：中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出：各级党委和政府要“支持档案行政管理部门依法管理本行政区域内机关、单位的档案事务”。这一表述，在以往《档案法》、《档案法实施办法》中是没有的。请大家结合实际谈谈依法管理档案事务管什么、怎么管？

    郭东升（临清市档案馆研究馆员）：依法应当管理的档案事务主要有八个方面：其一是，本行政区域内档案工作计划、规划的制定与落实。这是档案行政管理部门的首要档案事务。其二是，依法监督各国家机关、团体、企业事业单位建立档案工作并逐步实现规范化。这其中最为重要的有三点：一是监督其档案工作实行集中统一管理;二是监督其年度归档的实施完成;三是监督其到期档案进馆工作。其三是，推广区域内档案工作规范化、标准化先进典型，依法对其进行奖励。其四是，对档案学会、档案服务团体、企业等单位进行监督，对其服务资质、服务规范进行审查监督，对其业务进行指导。其五是，协调立档单位之间档案事务关系，诸如单位文件中心的设立，某些权属不明档案的归属，等等。其六是，查处档案违法案件。其七是，明确本行政区域内档案事务重点立档单位，监督其档案规范化文件的制定与印发，强化档案行政管理部门对这些规范化文件的审批权。其八是，强化档案宣传，让《档案法》关于任何单位、公民都有保护档案的义务的法律规定深入人心、见诸行动。

    刘子芳（许昌县档案局）：“档案事务”相对于“档案工作”而言，应该更宽泛一些。说“档案事务”，包括职责内和职责外的档案事务;说“档案工作”，多是指职责内的档案业务。个人认为，档案行政管理部门要管理好“档案事务”，在做好职责内正常工作的同时，具体应该加强以下几个方面的工作：一是加强对非主管业务涉及档案事务的监督。按照部门职责分工要求，有些涉及档案的事务并不归档案行政管理部门领导和主管，如近几年见诸报端的人事干部档案案件，档案行政管理部门不能视而不见，应该依据档案法律法规的规定，行使监督权，包括制度、案件查处的监督，必要时可以发出行政监督建议或者限期改正通知书。二是加强对法律法规尚未规定档案的监督。如对非国家所有档案中涉及对国家和社会有保存价值的档案范围如何划分、如何监管，目前还没有一套完整的法律、法规规定，这就需要档案行政管理部门根据当地的具体情况，制定具体的地方行政规章，切实负起监管责任，不能任其处置。三是切实做好权力清单、责任清单的梳理和清理工作。档案行政管理部门拥有哪些权力、应该有哪些责任都要做到心中有数，工作流程、办事程序都要程序化、清晰化。

    王建祥（河南省档案局）：提到依法管理档案事务，我认为首先要依法，2011年国家档案局发布了《国家档案法规体系方案》，将档案法规体系分了4个层次，然后又分别列举了60余项法律、规定、办法，看着很系统，但是很多项目不是待修订就是待制定，成熟完善的很少，可见就目前来讲我们的法规体系还不是很完善，因此要想完全做到依法管理档案事务，从客观上来讲还有一段路要走。其次是要梳理好我们档案部门的权力清单，现在各级政府都在提权力清单，可能有人认为档案部门提档案清单似乎有点不合实际，但是尽管我们的权力十分有限也要梳理一下自己的权力清单，主要是梳理一下哪些事务该我们做，哪些事务不该我们做，只有这样才能做到有的放矢，工作起来才能够得心应手，也才能够减少漏洞、更好地履行我们的职责。

    李宗富（吉林大学图书情报与档案管理专业在读博士）：对于这个话题，首先应该弄清楚档案事务管理的依据究竟应该是什么，我认为应包括以下三个方面：一是依据《档案法》及有关法律法规。尽管《档案法》与当前档案工作的新形势、新变化、新要求不相适应，但依然是档案工作的根本大法，在档案工作的诸多领域起着重要的规范和保障作用，不适应的只是某些环节、领域等。因此，目前依据《档案法》及有关法律法规来确定档案事务管理的内容和范围必须注意各项条款的适用与否问题。二是依据国家对档案馆的功能定位。2009年10月全国档案馆工作会议上明确提出档案馆的功能定位，即档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。毫无疑问，此功能定位也应该是档案事务管理内容和范围划分的依据之一。若按此功能定位，显然各级国家档案馆的任务就不仅仅是“建好档、管好档、用好档”了。三是依据当前我国档案工作领域出现的新情况和新要求。诸如大量涌现的电子文件的收集、管理、控制与利用问题，非国有档案的管理问题以及大量民生档案的收集管理和利用等问题。这些自然也应该成为档案事务管理的一个参考依据。

    吴翠英（唐山市丰润区档案馆）：作为一个县级档案行政管理部门，关键是应该调查摸清本行政区域内的档案事业发展状况，根据实际制定出长远规划、年度工作安排。如唐山新区作为20世纪80年代新建制县级区，既无档案馆，也没有规范的基层档案工作，1995年底新局长潘贵存上任后通过调查了解，找到了存在问题的症结，理清了新区档案事业发展的思路。首要任务就是规范基层档案工作，抓好档案源头;二是抓紧筹建档案馆，尽快结束有馆无库的历史。到1998年9月，投资140万元、建筑面积1400平方米的馆库建成并投入使用，基层单位年度立卷合格率达到95%;1999年接收档案2万多卷进馆，并晋升为省二级先进档案馆，被省档案局评为依法建馆先进区，并就如何依法立项、筹资、选址、筹建在全省作经验介绍。也正是在此基础上，依法提出“谁形成谁录入”，仅用一年时间完成馆藏档案数据百万条目的录入工作;现在千万页的档案扫描任务也将完成。

    亓晓华（濮阳市档案局馆员）：我认为，第一，应该依法加强对档案工作的领导，明确分管领导，解决实际问题。濮阳市委、市政府历届领导都十分重视档案工作，依法加强对档案工作的领导，明确由市委常委、市委秘书长和市委常委、常务副市长分管档案工作，严格落实档案事业经费，多次协调各部门解决档案工作中的重点和难点问题。第二，应该依法加强档案基础设施建设，确保档案安全。近年来，濮阳市档案局高度重视档案的安全保管工作，按照以人为本、预防为主的原则，配备必要的设施设备，及时采取措施，坚决消灭事故隐患，确保档案安全，做到了思想到位、领导到位、措施到位。第三，依法履行法定职责，努力推动档案事业发展。一是依法制定规划，组织实施。近年来，我市制定了濮阳市档案事业发展“十二五”规划，同时每年制订工作计划，突出工作重点，分年度组织实施。二是依法加强监督指导，提高档案工作水平。近年来，濮阳市档案局依据档案法律、法规所授予的职能，不断增强指导工作的针对性，保证全市机关、团体、企事业单位依法建立档案工作。

    王凤珍（台前县档案局馆员）：档案工作的中心是档案的收集整理与保管利用，因此档案行政管理部门依法管理档案事务也应该围绕这个中心开展。在档案的收集整理方面，要针对目前大部分单位只重视红头文件、忽略了对其他门类和载体（如电子档案）的档案的收集整理的状况，检查是否对本单位形成的档案进行了全面的收集整理，同时检查档案分类是否科学、整理是否规范、排列是否有序、是否存在没有及时归档整理而散存于各职能科室没有集中归档统一保管的现象。在档案的安全保管利用方面除正常的检查机关档案室是否达到“三铁”、“十防”要求的同时，还要重点查阅各机关档案室的档案利用登记簿，看看是否存在档案长期外借不还或是因外借而导致档案丢失的现象。

    李正平（荣县档案局）：干了二十几年档案工作了，对新常态下的一些新的档案事务不知怎么管，对以前的一些档案事务也不知怎么管了。举个例子：我刚到档案局（馆）时整天在馆内从事馆务工作，当时业务指导股同志一年内绝大多数时间都在外面指导工作;后来我到了业务指导股，一年下单位指导工作的时间正好相反，整天坐在办公室无事做。我们股长有句名言：“不告不理。”意思是说，你不请我，我就不下去指导。所以，明确哪些档案事务该管、哪些不该管极其迫切和必要。“该管的不管就是失职，不该管的管了就是用权任性。”

    刘艳茹（濮阳市档案局副研究馆员）：我认为依法管理档案事务可归纳为以下几方面：一是实施依法治档，对全国档案工作实行统筹规划和宏观管理;二是制定国家档案管理法律、法规、规章、政策，拟定相应的实施办法，并负责监督、检查;三是依法监督、指导、协调全国档案业务工作;四是制定全国档案馆网络布局规划，并负责其安全、便民、有序运行的监督、检查。

    王富忠（濮阳县档案局副局长）：就县级档案行政管理部门而言，我认为应该在《档案法》和其他档案法规许可的范围内依法管理本行政区域内档案事务，在做好档案业务指导、档案业务培训、档案法制宣传、档案行政监督、档案查阅利用、档案资源开发、档案接收（包括征集）、档案信息化建设、档案的安全与保护等工作前提下，着重开拓档案工作新领域，研究档案工作在新形势下出现的新问题，真正做到“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”，做到档案工作无空白区。

    王建珍（新郑市档案局）：依法管理档案事务，从大的方面来说，就是档案法律法规涉及的和未涉及的有关档案工作的事情都要管理;简言之，可概括为九个字：建好档、管好档、用好档。以新郑市为例，在“建好档”方面，我们的具体做法有二：一是做好常规性建档工作;二是做好新成立单位的建档工作。在“管好档”方面，我们的具体做法有五：一是通过培训学习、宣传教育提高档案管理人员及社会公众保护档案的意识，发挥社会力量保护档案;二是加强保管保护档案的硬件和软件措施;三是加大档案执法检查力度，增强依法治档意识，确保档案的完整与安全;四是扎实开展档案规范化管理及认证工作，使单位档案管理逐渐步入制度化、规范化、科学化轨道;五是对重要档案实行异地异质备份保管。在“用好档”方面，我们的具体做法有二：一是积极做好提供利用工作，为经济社会发展，尤其是各级领导决策、纠正工龄、编史修志、解决经济民事纠纷等提供及时有效的服务;二是拓展服务渠道，积极主动开发档案信息资源，增强为经济社会发展服务的能力。新郑市档案馆利用保存的档案进行编研、举办专题展览、制作电视节目、送档案信息进农村和社区等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务。

    （摘自《档案界》网站）