Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧探讨
陈敬云
【摘要】? ? Office办公软件是目前功能最全面、应用稳定性最佳的组合型办公软件，它主要是可以分成word、excel以及PowerPoint三项组件，具有对文字内容进行编辑、制作并编辑电子表格、对图片进行编辑等一系列功能，能够保证办公自动化的顺利进行。从实际应用情况来看，Office办公软件确实提升了办公效率，因此有必要对办公软件在办公自动化管理中的应用意义进行了解，并仔细研究word、excel以及PowerPoint的应用技巧，保证办公自动化目标的实现。
【关键词】? ? Microsoft Office办公软件? ? 办公自动化? ? 应用技巧
引言：
办公自动化是目前社会发展的一大趋势，其主要通过计算机设备实现办公方式创新，能够有效提升办公的效率和准确性，且有助于解决传统办公模式下存在的一系列问题，经过一段时间的尝试和应用，办公自动化得到了越来越多的认可和关注。
除了计算机硬件设备之外，办公自动化还离不开各种办公软件的支持，目前市面上最常见、应用范围最广的非Microsoft Office办公软件莫属，想要尽快实现办公自动化，办公室工作人员就必须要掌握该软件的实际应用技巧。因此，对本课题进行研究显然具有不可忽视的重要价值。
一、 办公软件在办公自动化管理中的应用意义
办公自动化是新时期社会发展的必然趋势，是一种以现代化信息技术为基础的新模式，将计算机软件与办公自动化结合起来，能够提升企事业单位的办公效率。从实际情况来看，计算机软件在办公自动化中的种种，有效减轻了辦公室工作人员的工作压力，提升了企业管理运作的效率和水平，有助于企业获得更加稳定的经营成果[1]。这不仅是一种技术性的突破，更是一种企业自动化管理方面的变革，在以计算机技术为基础的办公自动化模式下，过去单一僵化的企业管理体系将逐渐被取代，企业内部信息交流速度将不断提升，不同部门之间得以有效地进行信息沟通。
另外，Office办公软件的合理应用，有助于改变过去企业管理存在的混乱问题，使企业进一步朝着规范化方向发展，保证了企业信息资源管理的质量，具有助推企业扁平化管理改革的作用。
办公自动化既是信息技术高度发展的结果，又是信息技术信息化推广的助推力量，近十几年中国的计算机技术越来越发达，计算机设备普及率较过去有了巨大的提升，各行业的企业为了更好地应对复杂的市场竞争，都积极主动地参与到了办公自动化建设中去，并建成了与实际经营需求相符的、以Office办公软件为基础的办公自动化模式。
不难看出，将Office办公软件与办公自动化结合起来，能够使企业在激烈的竞争中获得新的竞争优势，并使企业跟上时代发展的步伐，推动企业现代化建设事业的高度发展，对于我国整体经济建设也是有百利而无一害，因此必须要尽快对Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧进行深入研究。
二、 Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧
第二次科技革命的到来和发展，带动了世界范围内的新一轮变革，人们开始越来越关注机构和单位的整体竞争力，而借助科技手段优化竞争力，显然是现代企业的最佳选择。Office办公软件具有突出的使用性能，且操作过程简单易懂，经过简单培训后办公室工作人员都能掌握相应的应用技巧，最终达到提升办公自动化水平的目标。而常见的Office办公软件应用技巧可分成以下几部分：
2.1 Word实用技巧
第一，快速定位光标。Word是一种具有文字信息综合编辑处理能力的办公软件，它是Office办公软件当中重要的组成部分，掌握Word应用技巧，对实现办公自动化有着至关重要的意义，而定位光标正是其中具有代表性的应用技巧之一。在WPS软件当中，对文字信息进行处理并保存以后，将文档关掉后再打开，光标会出现在上次编辑的位置;然而Office办公软件中的Word组件则不具备类似的记忆功能，这给文档的继续编辑和审阅带来了一定的负面影响，而借助系统快捷键就能够实现上次编辑位置定位，从而提升办公效率。打开Word文档以后，利用Shift+F5的组合键，即可快速定位光标，使之停留在上次编辑位置。这是因为，Word文档虽然没有提供直接的光标复位功能，却仍能保存三次文字处理位置，利用这一组合键，能调出三次记忆位置并实现光标的快速定位[2]。
第二，谨慎嵌入字体。这一操作在办公自动化过程中有着极为重要的作用，看似没有任何难度，却一直困扰着初学者，在很多情况下，想要保证文档内容中的字体信息一并被保存，并在其他计算机上也能按照原样式打开，就不得不增加文档容量，这显然不符合高效办公的要求。因此在非必要情况下，可首先单击工具选项命令，而后对其保存命令进行设置，取消嵌入TrueType字体复选框，从而降低文档的容量。而在有必要嵌入字体的情况下，可勾选嵌入语言数据复选框，即可达到保存字体信息的效果。
第三，修复破损的Word文档。在实际办公过程中，某些接收并待编辑的文档会出现打不开的问题，此时可判断文档信息被损坏，如系统未出现修复提示，可通过菜单栏中的文件选项——打开选项，选中需要进行修复的文档，而后选中打开按钮后的下拉箭头，通过打开并修复命令，对文档进行修复，保证办公流程的顺利进行。
第四，Word下使用着重号的技巧。着重号是一种比较重要的符号，起到强调作用，在办公过程中十分常用，但是它并不在工具栏范围内，给办公人员带来了一定的不便。为此，可通过工具——自定义选项将着重号放到工具栏当中。首先打开自定义对话框，在命令标签卡下的类别中找到所有命令这一选项，而后找到DotAccent命令，长按鼠标左键将其拖动到工具栏上，松开鼠标即可将着重号命令移动到工具栏中，在需要的时候直接单击该命令即可，这样一来办公的效率必然能得到提升。
2.2 PowerPoint实用技巧
第一，图片格式转换。PowerPoint同样是重要的办公组件之一，它具有图片格式转换功能，可以将制作好的幻灯片转变成JPG＼PNG＼GIF等图片格式进行保存，便于后续调用和传输。办公人员可在保存过程中选择另存为选项，在弹出的窗口下方“保存类型”中选择“JPG＼PNG＼GIF”，确认保存即可。
第二，PPT用于美化表格。PowerPoint的功能非常多样，在办公过程中可借助它实现表格美化。首先选择插入——表格选项，将事先准备好的表格信息导入PPT，再利用设计功能中的颜色、表格样式等命令，对表格进行美化，从而提升幻灯片整体播放效果[3]。
第三，利用PowerPoint美化图片。同样执行插入——图片功能，而后利用格式——图片样式选项，选择图片版式中的样式效果，即可实现对图片信息的美化处理，待处理效果符合要求后，单击鼠标右键选择“转换为形状”命令，对图片处理进行确认即可。
2.3 Excel实用技巧
第一，熟练处理工作表中的多行多列信息。待处理的Excel电子表格当中不可能只有一项数据，在数据过多的情况下，其显示面积会超出显示屏面积，办公人员在处理这类电子表格时只能反复移动滚动条，才能查看无法显示出来的信息，就无法做到表头信息和编辑信息的同步查看，这给办公带来了极大的不便。为了解决这一问题，办公人员可利用冻结窗口命令提升办公便利度，首先选中需保持不动的行列，而后选择菜单栏——窗口选项，再通过冻结窗口命令，确保被选中的行内信息固定显示，即使移动滚动条，被冻结的行内信息也不会发生变化，输入数据的时候也就不容易出现数据错行等问题，能够为数据输入等提供有力支持。另外，针对电子表格内纵列数据过多、影响数据输入的问题，办公人员可选用隐藏命令提升办公的效率。首先，选中需要被隐藏的数据纵列，而后单击鼠标右键调出菜单，选择其中的隐藏命令，该数据纵列就会自动隐藏不再显示，办公人员在输入信息的时候，就不会受到其他纵列数据的影响，整体输入效率将得到提升。而在结束表格操作以后，将光标放置在表格右上角并进行全选，再通过格式——行列菜单中的取消隐藏命令，使被隐藏的信息显示出来。
第二，快速删除Excel工作表格中不相邻的空行。办公自动化已经初步成熟，然而仍有一部分办公人员无法有效利用Excel对数据信息进行处理，比如在处理大批量数据的过程中，表格当中可能会出现没有任何数据的空行，且这些空行之间并不相连，想要删除这些空行，只能选中而后一一清除，在空行数量过多的情况下，这势必会影响到办公效率，因此可采取一定的方法对其进行快速删除，即将不相连的空行连成一体并一键删除。首先，打开待处理的Excel表格，在每个数据最后一列的后面添加一列，将其命名为删除列，而后在前面两个单元格中输入1、2两个数字，再利用自动填充功能对该列的余下部分进行填充，使每一行都有对应的编号。而后，对数据表格进行全选，单击菜单栏——数据功能，选择其中的排序——按关键字排序，选中命名的删除列并要求按降序排列，确认后空行即可集中显示在表格末端，从断断续续的空行转换为连续的空行，此时即可对空行进行整体删除。在此基础上，再将光标放置在删除列首端对整列进行选中，右键调出菜单栏后选择删除命令，即可直接删除整列信息，这样一来就能够对空白行进行快速删除，从而提升办公自动化的效率[4]。
三、结束语
中国的现代化建设已经初步取得了成果，无论是经济发展还是社会发展都是如此，而办公自动化则是现代化的重要体现，它具有提升办公效率、优化办公人员体验等一系列积极作用。将Office办公软件应用到办公自动化当中，能够进一步提升办公水平和便利度，只有使每个工作人员都掌握Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧，才能使之充分发挥积极作用。因此，必须要从Excel、PowerPoint、Word三种办公软件的应用技巧分别入手，加强办公人员培训工作，从根本上推动办公自动化的发展。
参? 考? 文? 献
[1]段悦.Office软件在办公自动化中的应用技巧分析[J].科学家，2017，5（06）： 81-82.
[2]张佳豪.Office办公软件在办公自动化中的实际应用[J].数字技术与应用，2019，37（05）：235-236.
[3]馬长新.分析Office办公软件在办公自动化中的实际应用[J].信息记录材料，2019，20（10）：64-65.
[4]丁黎明.论计算机软件在企业办公自动化管理中的有效运用[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020（12）：25-26.
