事业单位人事档案信息化管理探析
摘要：互联网技术发展日新月异，事业单位人事档案管理如何紧扣时代脉搏，向信息化、便捷化、科学化发展，是加强事业单位管理面临的重要课题。传统人事档案管理中存在的工作效率低下，精细化程度不足，信息收集不全面等诸多问题。本文从提升人事档案管理信息化重视程度，加大投资力度，培养高素质人才队伍，全面提升安全管理水平方面进行初步探讨，希望对构建人事档案信息化管理体系有所帮助。
关键词：意义;现状;建议
中图分类号：C93 文献标识码：A文章编号：1003-2177（2021）04-0123-02
21世纪，互联网飞速发展，各行各业均受到巨大影响，人事档案管理工作在此背景下，如继续固守原来的管理模式，将阻碍前进的脚步，不能充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要作用。人事档案是记载个人成长轨迹的重要载体，是单位选人用人的重要依据。传统纸质档案管理模式下，尚有档案利用效率低，真实性存疑，面临安全隐患等诸多问题。为使人事档案管理充分发挥其应有作用，需要进一步解放思维，顺应时代发展，完善管理工作，继而推动人事档案管理工作迈上科学发展快车道。
1 人事档案管理信息化具有重要意义
（1）提高档案利用效率。在纸质档案管理利用中，存在诸多问题需提升解决。如在实务工作中，存在按分类困难，查询耗时，数据统计分析难度大，不易保存等等不足。以现代化技术为依托，将人事档案扫描后，以数字化信息进行存储，建立统一的人才信息库，将记录、转移、保存、利用，实现由静态到动态的升级转换，同时，依托大数据及互联网分析功能，可数倍节省人力成本，降低工作难度，提升工作效率[1]。
（2）提升档案管理精准度。在传统人事档案管理中，人事档案常常都是通过手动人工方式进行管理，存在人为造成档案存放错误、人员信息不实等问题，造成管理上的漏洞。信息化管理模式下，人为造所的误差将大幅减少，规范化水平能进一步提升。
（3）提升档案信息安全程度。在纸质档案存放中，对库房的要求较高，如防火、防潮、防蛀、防光都有特殊要求，如果存放环境难以保障，就会增加档案管理风险系数;纸质档案保管也存在损毁、丢失等天然风险。利用电子信息管理网络平台，可以实现电子介质存储，回避了纸质档案存储中面临的天然风险。同时，通过现代信息技术，可采取授权访问、加密处理的方式，降低人为对档案材料修改、损坏、信息泄露等风险，对提升档案的安全性与保密性具有重要意义[2]。
2 人事档案管理信息化建设中的不足
（1）人事档案信息化管理意识有待提高。人事档案信息化管理工作发展程度，与对此项工作重视程度密切相关。目前，在我国事业单位人事档案管理工作当中，传统僵化思维始终存在，管理观念滞后社会发展，认为档案管理工作，只要将材料收集完全，进行分类、编号、制作目录、装订完成，能够满足日常查询使用，不发生毁损灭失情况，即达到了管理目的。对人事档案在人力资源管理中的重要性缺乏认识，人事档案信息化发展动力不足。
（2）管理人员专业素质尚需提升。人事档案管理由纸质到电子信息化管理的转变，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，如应具备计算机信息技术的应用能力，要对档案管理工作有深入研究的学术水平，有较强安全保密意识。但当前大部分事业单位，对岗位和人员安排缺乏系统分析。人事档案管理工作职能多由单位综合管理或人事部门负责，工作人员居于业务后台，岗位重视程度不足。此岗位人员对本职工作缺乏认同感，无积极性，进取心不强，对新技术缺乏学习热度，专业化培训少，综合管理水平不高。专业化人才的缺失，挚肘事业单位实现人事档案管理信息化发展。
（3）人事档案管理信息化设备和技术落伍。全国现有约111万个事业单位，事业单位编制内人员约3000多万人，离退休人员约900万人。人员之多，管理工作量之大，工作繁重程度可见一斑。但各单位普遍存在抓业务工作力度大，投入多，而对归属后勤部门的人事档案管理工作投入资金不足，管理力度不强的倾向。因缺乏有效资金供给，硬件设施配置不够齐全，普遍老化、系统软件功能不完善等，都对人事档案的信息化管理工作造成不利影响。
（4）人事档案信息化管理制度不完善。当前事业单位在日常管理中，均建有人事档案管理制度，但在落实层面还有待加强[3]。
（5）信息化管理存在安全漏洞。一是工作人员在工作过程由于粗心大意等原因出现失误，也可能因为硬件磨损会导致信息受损。二是互联网在发展，网上各种电脑病毒、黑客攻击的风险也在增加，如防范不及时，极可能造成档案管理系统崩溃，信息资料无法挽回等危险。三是电子化信息存储和利用，多通过电子传输，存在被复制、传播的可能性，有可能造成信息泄露等问题[4]。
3 人事档案管理信息化建设措施
（1）提高人事档案管理重视程度。一是领导层面，要转变观念，摒弃固有传统思维，在互联网充分发展的背景下，紧随时代步伐，提高人事档案信息化管理的重视程度，为单位人事档案信息化管理創造条件。二是档案管理人员要提高岗位认同感，充分认识此岗位对于人力资源管理的重要性，树立责任意识、提升管理水平。三是管理部门加强考核。单位应根据岗位特点形成包括思想政治水平、职业道德准则、岗位工作能力，工作业绩在内的科学考核标准，建立奖励与惩罚机制，根据考核结果兑现奖惩，督促并激励职工做好档案管理工作。
（2）加大档案管理投入。一是加大资金投入。根据事业单位人事档案信息化发展要求，对档案管理物质载体、设备进行投入，对软件进行更新，从而为管理工作提供坚实的物质基础。二是建设信息化数据库。根据人事档案管理需求，开发统一的人事档案管理数据平台，完善各模块设计，完善功能设置，实现档案利用和资源共享，提升数据分析的有效性，为人力资源优化管理提供数据支持[5]。
（3）培育高素质档案管理团队。一是配置专业化人员队伍。设置此岗位人员需求条件，通过社会招考或引进人才的方式，笔试和面试相结合，从社会选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理员，充实到人事档案管理队伍中来，为管理提供专业人员保障。二是加大培训力度。对岗位人员进行系统培训，拓展培训内容的深度和广度，通过培训，强化档案管理人员专业素养，提高信息操作能力，建立部门间交流，互相学习借鉴提高。三是调动管理人员积极性。构建激励机制，留有上升空间，调动从业人员的积极性，发挥主观能动性做好本职工作[6]。
（4）建立层级化档案管理工作体系。一是在全国范围内展开咨询调研，结合工作实际，制定相关法律，形成人事档案信息化管理基准。二是主管部门构建统一的档案信息化管理机制，完善各工作环节的规章制度和具体流程，完善责任划分，分清责任边界，形成标准化规章制度，切实落实责任制度。三是各单位建立高效健全的数字档案管理制度。以现代数字化的人事档案管理工作方式作为主要研究对象，建立涵盖档案管理人员职责、档案资料收集归档、档案文件整理与统计，档案信息技术保密与安全风险防范等工作标准化体系，并严格将制度落到实处，确保人事档案信息化管理向科学性、规范性、合法性与高效性迈进[7]。
（5）加强档案管理信息化安全。一是实行内外网隔离。利用人事档案管理系统，应内外网分开，档案信息录入、查询、处理均应在内网办公;二是建议开发统一的人事档案电子信息化建设管理服务平台与安全防护系统，配置国产的硬件设施与完善的杀毒软件，防止档案信息被黑客攻击窃取;对电子信息实行备份存储，双重保险，防止档案信息丢失;三是将提高员工信息安全意识，责任意识作为岗位职责之一;人事档案数据库进行加密操作。系统管理人员根据岗位、职权设置管理权限，凭密码进入系统，根据权限进行相应操作，后台实时生成浏览痕迹，管理部门可随时调取，专人监管，防止信息泄露;对泄露人事档案资料者，应严肃处理。保障人员信息资料安全[8]。
4 结语
21世纪，科学技术领跑社会各领域发展，如何利用“互联网+”，提升事业单位人事档案管理水平，成为人加强人力资源管理的必由之路。各事业单位应重视人事档案信息化管理发展，采用信息化网络平台，将人事档案数字化，实行信息动态化管理，从而弥补传统档案管理模式中存在的短板，最大限度提升档案管理效率，充分发挥其在选人用人方面的重要作用，助推事业单位人事档案的信息化管理与时代接轨。
参考文献
[1]于尼.加强干部人事档案信息化管理的策略[J].办公室业务，2019（8）：24+40.
[2]安成兰.干部人事档案信息化管理及综合利用探讨[J].兰台内外，2018（5）：1-2.
[3]余初孺，董刚.高校体育档案管理存在的问题及对策研究[J].玉林师范学院学报，2017，38（5）：128-130+135.
[4]田结合.做好事业单位人事档案信息化建设的对策思考[J].人才资源开发，2016（24）：127.
[5]邹丽敏.事业单位人事档案实行计算机管理的必要性及作用分析[J].企业文化（中旬刊），2017（12）：234.
[6]晏宇星，王俊.浅谈新形势下人事档案管理信息化建设[J].中国高新技术企业，2017（12）：310-311.
[7]王梅.探究新形势下人事档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2018（1）：190-191.
[8]李惠琴.新时代档案馆安全风险的防范化解：以惠州市档案馆为例[J].兰台内外，2019（26）：23-24.
（责编：陈静姝）
作者简介：张建梅（1973—），女，山東德州人，硕士研究生，馆员，研究方向：人事档案及不动产登记档案管理。
