精细化管理理念下高校行政管理工作模式探究

    曾榕罡

    [摘 要] 高校行政管理依据高校对于教育工作的要求,通过制定管理措施,采取有效方法,合理利用资源,使师生、员工能够完成预期目标。而将服务质量的精细化和工作分工精细化融入高校行政管理之中,能够最大限度地减少管理的成本与资源消耗。文章介绍了精细化管理理念,分析了高校行政管理中的问题,并给出了精细化管理的实施方法。

    [关键词] 精细化管理理念;高校;行政管理工作;模式;探究

    中图分类号:G647 文献标识码:A

    随着高校教育体制改革的不断推进,高校的规模逐渐扩大,综合性越来越强,而在高校发展的同时,高校行政管理中所暴露出来的问题也逐渐显现。高校的业务不断拓展,行政管理的业务量逐渐不断增加,高校行政管理所面临的压力也不断增加,不仅对高校正常的教学、科研工作造成了影响,还影响了高校的后勤保障等日常事务的处理。工作效率不高、业务分工不明确、内部消耗大等粗放管理模式的弊端也逐渐显现,使得高校的管理与高校的发展要求之间的适应性越来越差。

    一、精细化管理介绍

    对于高校来说,精细化管理是制造企业生产过程的管控的重要手段,其对原材料投放直至产品入库进行全流程的监控,采集生产过程中所有环节的信息,包括物料使用情况、设备运转情况、产品的检验检测等多个方面,为企业提供高效、可靠的管控实施平台。

    精细化管理以质量为主线,强调对于过程的管理,而不是依靠检验、试验来保证可靠性。其要求不以价格的贵贱来进行采购,而是综合考虑采购价格与产品的质量成本组成的总成本。通过管理的精细化,对过程中所涉及的每一个环节不断进行改进,以达精益求精的目的[2]。

    精细化管理要求所有人员按照统一的组织调度,开展工作,并实现最终的工作目标。所有人员都可以从达成目标的结果中受益,管理者为如期完成任务而高兴,教职工因为工作的成果得到认可、技术水平得到肯定而愿意为学校的发展贡献自己的力量,在大家共同努力下不断向前发展。

    精细化管理是一种调动人员积极性,改变管理模式,提高管理效率,降低总成本的有效管理手段。

    二、当前高校行政管理工作中存在的主要问题

    当前高校行政管理中行使多元化的職能,包括高校教学、事务工作处理、举办各种会议、接待访客以及后勤保障等,管理内容涉及面宽、综合性强、工作面对的群体庞大。在当前高校建设还在持续推进的情况下,面对日益增加的行政管理工作,已有的管理模式已逐渐不能满足高校行政管理的工作需要,主要表现出的问题如下[3]。

    (一)内部消耗较大

    当前,大部分高校通过设置学院和系,采用层次化的行政管理模式,学校为最高层的管理机构,学院服从学校的统一管理,而系则是学院的下属机构,服从学院的管理。每个管理的层次的权力及职责各不相同,需要各个管理层次很好地履行自己的职责,才能实现高效管理。由于信息化的不断推进以及高校教育事业发展的不断推进,高校外部资讯、消息传递逐渐加快。而传统的层次化的管理架构中,消息在自上而下的传递过程中,经过了多个层次,容易传递的不及时,制约了高校行政管理效率的提升。

    (二)行政管理制度有待改善

    高校的行政管理制度,依据上级教育管理机构及国家的政策、法律法规,并结合高校自身的特征进行制定。此外,高校还制定了一些内部执行的规章制度,但是,内部相关管理政策的规范性往往被忽视,规章制度往往是在原有制度政策上的生搬硬套,而不能与时俱进,落后于高校发展的实际要求。一些规定在原规章或制度中就有些含糊不清的内容,被沿袭到新的规章制度中,导致内容界定不清,内容描述不明,缺乏执行可操作性,对高校行政管理的效率造成了较严重的影响。

    (三)流程规范性、信息化还有待加强

    行政管理工作的执行,通常需要依据相关的流程,按步骤开展。虽然行政管理流程有章可据,从上级部门传递至下级进行具体执行的过程中,容易出现信息处理过程的遗漏和简化,流程执行过程缺少必要规范监管;由于一些行政管理工作的流程较长,涉及的部位较多,各部位在完成流程内容时均按本部门的要求开展相关工作,而缺少对整个行政管理流程的统一规范管理。由于信息处理流程仅体现了各个部位的部分流程,而没有考虑到行政管理流程整体的运行状态,导致流程的处理不能达到整体最优的效果。

    三、精细化管理在高校行政管理工作中的实施方法

    通过实现精细化管理,能够提高高校行政工作效能、提升高校行政管理质量、促进高校自我实力的提升。

    (一)管理规范化

    结合高校的自身特点,建立合理的规章制度,使岗位职责更加明晰,用精细化管理控制行政管理的具体工作环节;对各项工作进行细致的划分,使程序性、规范性和科学性植入各项工作的完成当中,做到任何行政管理实务全责划分清晰,有据可依,有章可循;调动岗位人员积极性,发挥在岗人员的主观能动性;让行政管理人员,明确知道工作内容、时间期限、最终效果的评价原则;遵循管理的刚性原则,在行政管理事务的处理过程中,需要依据所制定的规则完成所有事物的处理,而不是根据自己的意愿随意更改工作内容、工作步骤以及工作条件等;对每项工作效果,通过定量的方式进行评估,每项工作内容必须做到百分之百执行,并给出工作效果的评价指标,确保工作质量的完成效果。

    在制定规章时,应依据精细化管理的要求,对行政管理涉及的流程、步骤等具体化,并加强行政管理执行过程的监管力度,通过建设并维护数据库,实现高校行政管理的规范性及透明性。

    (二)制定细致的工作目标

    对行政管理工作设置科学的工作目标,促进高校行政精细化管理工作的有效开展。通过制定目标,使各行政管理人员按照各自的目标开展工作,通过目标导向,让每位管理人员都能发挥自身的价值,完成既定的工作,使得行政管理人员的工作目的性更强、工作价值得到体现,并得到正向的激励。人员的工作积极性得到调动,则能够全身心投入到工作当中,不仅能保障高校行政管理的有效执行,还能为高校行政管理人才的培养提供土壤。

    依据所确定的工作目标,按照制度、流程完成相应工作,行政管理人员可以在不违背做事原则的基础上,采用合理的高效方法实现目标,可以优化行政管理事务的处理;可以制定相应的考核、评比措施,利用精细化管理目标,对行政管理工作进行考评,做到考评结果的公平、公正。

    (三)加强信息化管理

    精细化管理的优势在于将复杂的过程明晰化,便于进行细节管理。以流程化为基础,对行政化管理进行定性和定量的处理。以表格、数据、统计图表的形式,展示行政管理具体的工作过程、工作方法和既定目标,便于对行政管理工作的整个流程进行全程监管。

    信息化手段是一种高效、可靠的信息化管理手段,通过信息化可以实现无纸化办公,实现精简工作流程的目的。行政管理信息化采用办公自动化系统,利用互联网、计算机,实现工作人员并行开展工作,同时还可实现信息的共享,并方便信息的异地产生、传递、解析、融合及综合处理,使工作人员可以在流程得到精简的情况下,更加高效地共享信息。每个工作节点上,各工作人員的工作内容、工作期限均是可以量化的信息,能够为工作的执行提供依据,且便于事后的工作评价和追责。通过推行信息化,对高校行政管理工作进行管理流程更新,能够显著提升行政管理的效率。

    高校的办公室作为信息化技术推行的主要部位,可以通过建立办公室信息化管理网络,提高各个办公室之间的行政管理效率,还可以通过办公室信息自动化管理的有效实施,推动高校信息化建设和行政管理的精细化管理进程,达到以点代面的效果。以办公室信息化行政精细化管理系统为样板,在其他行政管理职能部门推广应用,逐渐实现整个高校范围内的精细化行政管理是最终目标。

    四、结语

    面对当前高校的规模扩大化,高校的行政管理暴露出了内部消耗较大,行政管理制度有待改善,流程规范性、信息化还有待加强等问题,制约了高校的行政管理效率,影响了高校的发展。针对高校发展与行政管理不协调的问题,在高校行政管理中采用精细化管理,通过推行服务质量的精细化和工作分工精细化,通过建立合理的制度,加强高校管理工作的规范化,并通过目标导向,促进行政管理的工作精细化实施,采用信息化手段建立办公自动化联网系统,实现精细化管理,推动高校的行政管理工作,有效改善高校的行政管理模式及管理效率,使高校的行政管理能够适应高校规模扩大化的发展需要。

    参考文献:

    [1]苏冠贤,苏雄武.高校行政精细化管理研究[J].河北农业大学学报(农林教育版),2017,19(3):1-4.

    [2]曹肖颖.浅谈高校行政管理工作的精细化[J].魅力中国,2018(14):252,255.

    [3]于瑶.高校办公室行政管理精细化思路及对策分析[J].文存阅刊,2019(16): 9.