中外档案馆出版物比较研究

    郑慧 周铁梅

    

    摘? 要:档案馆出版物是档案馆开发馆藏档案或围绕档案工作开展编辑出版活动的重要成果。为探寻国内外档案馆出版物的各自特征与差异,从档案馆出版物相关法律法规、档案馆出版物指导机构以及档案馆出版物特征三个方面进行比较分析,得出拓宽我国出版委员会专业领域、拓展资金获取渠道、以用户需求为导向、突显地区民族文化特色、改善利用方式与范围等五个方面的启示。

    关键词:档案馆;出版物;编辑出版;比较研究;出版资金

    Abstract: The publication of archives is important achievement of developing archives or editing and publishing around archival work. In order to explore the respective characteristics and differences of archives publications at home and abroad, we compare with related laws and regulations of archives publications, leading organ of archives publication and characteristics of archives publication, and got the following enlightenment: broadening the professional field of China's Publishing Committee, expanding access to capital, user oriented, highlighting the regional cultural characteristics of the region, and improving the use of methods and scope.

    Keywords: Archives; Publications; Editing publishing; Comparative research; Publication funding

    本文根據2016年最新修订的《出版物管理条例》、《中华人民共和国档案法》(2020)关于出版物和档案馆的概念界定,[1][2]在明晰我国档案馆编辑出版工作优势的前提下,对国外档案馆编辑出版工作和出版物利用的出色之处予以借鉴,希望对我国档案馆未来出版工作的研究与发展有一定积极作用。

    1 中外档案馆出版物有关情况比较

    1.1 中外档案馆有关编辑出版的法律法规条文比较。世界各国的档案法律法规对档案的公布和利用都做了规定,其中具体对档案编辑出版作出规定的国家并不多,代表性国家及法律如表1所示。

    1.1.1 相同之处。这些国家的档案法律法规都以最高档案法律的形式明确了档案编辑出版的重要地位,将档案出版作为是国家档案馆或档案馆长的重要职责和档案公布的重要形式之一。

    1.1.2 相异之处。第一,档案编辑出版责任主体不同。我国《档案法》规定,国家级档案部门应配备专门的研究人员进行档案编研出版工作,把档案编研出版划定为专职编研人员的重要任务。国外的档案法律中则有两种表述:以美国、加拿大、新西兰、爱尔兰为主的国家将档案出版的主要权利与任务直接下放国家档案局局长或档案馆馆长,而英国、澳大利亚、新加坡等国的档案法律则把档案出版权利与任务赋予档案馆,没有明确具体负责人员。因此相较而言,国内档案编辑出版责任主体更加明确。

    第二,出版物“编”与“研”要求不同。我国《档案法》要求档案馆配备专门的研究类工作人员,其出版物在档案汇编的基础上强调研究性,突出档案编研的重要价值,而不是只“编”不“研”。其他国家的档案法律中,仅概括性地提及档案的汇编出版,没有专门对档案出版物研究工作提出要求。

    最后,档案出版物形式有差异。各国利用档案进行档案汇编是档案开发的基本形式。中国以档案法律的形式突出利用档案编史修志这一典型特色;美国、爱尔兰的国家法律则强调对档案指南和检索工具的编制出版;加拿大、英国、新西兰的国家法律没有强调档案出版物具体形式,但英国的国家法律要求出版计划须明确出版的信息种类和出版方式,对档案编辑出版工作提出进一步要求。

    1.2 中外档案馆出版物指导机构特征比较

    1.2.1 两国出版委员会的指导地位与宏观目标的相似之处。中国档案编研出版工作指导委员会(以下简称“中国出版委员会”)是经国家档案局和中央档案馆批准并于2006年成立的,在国家档案局和中央档案馆领导下开展工作。[3]

    美国联邦文件档案管理的最高权力机构是国家档案和文件管理署,下设十个内部职能机构,其中包含国家档案馆和国家历史出版物与文件委员会(以下简称“美国出版委员会”)。

    美国出版委员会的主要目标是对致力于保存、出版或使用美国文献资源的州和地方政府机构、非联邦非营利组织和机构以及联邦承认或州承认的美洲土著部落或团体提供建议和援助。[4]

    1.2.2 机构特征与具体任务不同。第一,两国出版委员会的机构特征不同。

    首先,机构性质不同。美国出版委员会是与国家档案馆并列的法定联邦机构,中国出版委员会则不同。

    其次,委员会成员组成不同。中国出版委员会人员专业结构较为单一。美国出版委员会是美国国会于1934年建立的15人团体,人员专业结构复杂。

    最后,指导与支持编辑出版工作方式不同。中国出版委员会可对全国所有国家档案馆的档案编辑出版工作进行统筹指导和规划,四川、陕西等省也先后成立了省级档案编研出版指导委员会,形成了一个自上而下的指导体系。美国出版委员会则属于联邦机构,没有权限对其他非联邦政府机构档案编辑出版工作进行直接领导与管辖,但可为符合要求的合法机构和个体直接提供相关项目的资金支持。

    第二,两国出版委员会的具体任务不同。中国出版委员会的主要任务是围绕开发馆藏档案形成档案编纂成果的编辑出版工作展开,包括协调指导、编辑出版、评奖交流、业务培训和国际合作等。[5]

    美国出版物委员会的基本任务是支持各种各样的活动,以收集、描述、保存、汇编和出版对美国历史具有重要意义的文件。该委员会于2016年发布了《NHPRC Strategic Plan》(NHPRC战略计划)。主要内容包括支持或资助、推广经验、创新合作、公众参与等。[6]

    可见,美国出版委员会将资助档案编辑出版视为其众多目标任务之一,注重对历史档案文献的保存、管理与利用方面的活动的支持,而且主要以资助的方式进行支持。中国出版委员会则对档案编研出版工作负有总体上的宏观组织指导责任。

    1.3 中外档案馆出版物特征比较

    1.3.1 档案馆出版物的形式比较。在载体方面,我国档案馆出版物载体多样性不足;在种类方面,美国、法国与澳大利亚出版物的种类更加丰富多样,以档案检索工具、研究指南和管理活动出版物为主;在内容方面,我国档案馆出版物内容覆盖面广,[7]但面向公众的档案出版物占比很小,[8]国外档案馆出版物内容多侧重学者和公众的研究与利用。

    美国国家档案馆的《出版物目录》明确指出:“这份精选清单保留了最突出的、请求最多的、最有用的、具有继续研究价值的出版物。” [9]其中还有专门的General Interest版块,列出了很多公众普遍感兴趣的出版物。

    美国国家档案馆出版的《国家档案馆中的国民娱乐》是一部关于国民棒球活动的档案汇编,书中除了引导公众应如何对“棒球”这一国民运动进行研究之外,还提供了相关的其他有用的出版物提示,这种形式在美国国家档案馆出版物中较为常见。

    国外档案馆展览是所有档案利用方式中最受重视且最受公众欢迎的,也较能体现本国文化特色。为使更多的公众能获得档案展览中的关键信息,法国、澳大利亚等国家将多数档案展览汇编成出版物,还配备展览讲解资料册,为更多公众获得档案信息提供了途径,也形成了各自的展览出版物特色。

    最后,提供利用的方式与范围特点比较。我国档案馆出版物数量丰富,提供利用的主要方式有公开发行、到馆借阅、业内赠送、馆际互换、杂志推介、网站宣传等。虽然多种利用方式均有涉及,但实际效果往往不尽如人意。系列产品定价高,购买量不多;到馆借阅人数少;赠送或交换范围受限,用于推介的杂志过于专业化,网站宣传信息不够完整全面,这些都成为阻碍公众利用档案编研出版物的因素。在当今的网络环境下,编纂成果的传播还處在以纸质出版物发行为主的阶段,销售数字化产品和利用档案网站进行宣传的成功案例并不多。档案机构没有很好地抓住网络带来的商机与便利,使大量编研成果出版后流通渠道不畅,社会效益和经济效益的实现与增长受到较大限制。[10]

    在高度重视公民信息利用的美国、法国等国家,档案出版物的获取非常方便,公开销售的出版物可以在官方商店购买,不能购买的出版物可以通过档案馆编制的档案出版物目录获取所需信息,包括内容简介、作者、出版时间、载体、页数、是否免费、版本以及其他不同形式的获取途径等。很多档案编研出版物可以直接在档案馆网站进行全文阅览和下载,为利用者提供了极大的便利,实现了高效利用。档案出版物信息是利用者了解世界各国档案信息资源、档案理论与实践工作、档案研究动态与研究水平的一个窗口。[11]因此,充分便捷地利用对档案工作发展具有重要意义。

    2 中外档案馆出版物异同的原因剖析

    2.1 各国法律对档案编辑出版工作要求不同。我国《档案法》明确了档案编辑出版工作的重要地位,专门说明了档案编研工作人员应具备的要求,配套的《档案法实施办法》还将出版发行档案编研成果规定为档案公布的法定形式。国外法律对档案编辑出版工作做出了宏观要求与简略说明。相比之下,我国档案馆编辑出版工作法律更易于操作和执行。

    2.2 各国档案管理体制不同。我国档案工作是集中式管理体制,美国、澳大利亚等联邦制国家是分散管理体制,相比之下,我国能够对档案编辑出版工作进行更为集中有效的管理,不仅在重视档案编辑出版工作的基础上形成了全国范围内完整系统的档案编研工作部门和指导机构体系,而且配备了专门专业的档案编研工作人员,使得我国档案编辑出版工作能得到更专业化和系统化的发展。

    2.3 面向公众的开放思想程度不同。虽然我国在档案编辑出版工作的法律制定和人员机构上更有利于档案编辑出版工作的发展,但由于面向公众利用的开放度不够,使得我国档案馆出版物的公众利用率和有效使用率不高。而国外档案馆出版物利用体现出的便民利民现象,显示其将公众利用摆放在首要和核心位置。

    3 启示

    3.1 拓宽我国出版委员会专业领域。基于我国出版委员会形成的由“国”到“省”的编辑出版指导模式优势,可对档案编辑出版工作开展具体指导的同时,适当拓宽委员会的专业领域。除了原有的档案领域相关专家和领导,还应吸纳图书馆博物馆等文博部门、历史研究所、出版机构等相关单位专家的加入,能更全面地对档案馆出版物的选题、内容、形式等进行质量把关,推动多领域项目合作,加强出版物宣传推广工作。

    3.2 拓展我国档案馆出版物的资金获取渠道。我国许多地市级档案馆出版物的出版资金主要以有限的当地政府拨款为主。美国国会每年向美国出版委员会拨款一千万美元用于支持各类申请项目的资助,对档案编辑出版工作进行有效的保障与帮助,因此出版物数量、形式和载体都很多。我国出版委员会一方面可以与国家档案局增设档案保护与利用项目,鼓励各级档案馆积极申报,为特别优秀的且急需要资金支持的编辑出版项目提供资金扶持。另一方面可借用自身平台交流优势,帮助各级档案馆与图书馆、博物馆、文化企业等搭建起平台进行项目合作,增加资金获取渠道或降低档案馆出版成本。