| 标题 | 基于新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革初探 |
| 范文 | 摘 要：档案管理工作是事业单位运行管理的重要基础，其具体的管理与服务模式应更好的适应当前新形势的发展要求。本文分析了新形势下事业单位档案管理现存问题，从信息化改革、重要性认识、健全管理制度、优化业务流程以及完善人才培养等方面，针对事业单位档案管理创新与服务模式改革提出相应优化措施，以供借鉴。 关键词：事业单位；档案管理；信息化 在事业单位的日常运行中，档案管理不仅承担着记录单位活动与服务过程的基础任务，更为事业单位的决策与经营提供着重要依据。实现事业单位档案管理的有效创新、通过改革优化服务模式，不仅有助于缓解人力资源部门的工作负担，也能够提高其服务职能的履行 效果。 1 基于新形势下事业单位档案管理现存问题 如今仍有许多事业单位在档案管理上处于被动状态，在日常档案的收集、整理与存档等过程中存在严重的滞后性，并未意识到对档案资料搜集的及时性要求，忽视了档案管理工作的重要性。同时，还缺乏完备的档案监管机制，在档案收集过程中时常缺乏及时到位的跟踪监督，进一步造成档案资料的零散、混乱与迟滞性等问题出现。虽然如今很多事业单位已经引进了信息化的电子档案管理模式，但其实际的利用率与查询效率仍保持在较低水平。由于电子档案属于新型档案管理模式，原有的檔案管理人员缺乏专业培训，无法对其进行及时的了解与掌握，导致在实际运用的过程中存在不熟练等问题，进而导致事业单位档案管理的技术水平处于落后状态。 如今许多事业单位缺乏负责档案管理的专业人才，通常由其他部门人员兼职进行管理。而兼职人员既要忙于其本职工作，又缺乏专业技能的掌握，从而忽视了档案管理的相应工作，影响工作质量，导致档案工作效果难以立竿见影，常被其他工作挤掉[1]。 2 事业单位档案管理创新与服务模式改革的优化措施 2.1 推动档案管理信息化改革 要想切实顺应新形势对于档案管理所提出的要求，要应用灵活化手段进行规范建设，推动档案管理朝向信息化方向发展。首先，应利用数字化技术建设档案管理模式，如数字加密技术、身份认证技术以及扫描技术等，将原有的纸质档案转化为数字化档案，提高档案信息资料的整合力度与更新速度，有利于事业单位重要资料的及时补充，也可作为无形财产为事业单位创造更高的社会效益。其次，应利用自动化技术进行档案管理，借助数码扫描识别、OCR文字识别以及电子标签等技术为档案管理提供便捷，不仅可实现数据信息的自动收集、整理、筛选，还能够利用关键词进行自动检索与提取，实现档案信息的批量处理，提高档案处理效率。再次是体系化建设，突破传统档案单一的管理模式，将档案文档、部门衔接以及内部流程等内容进行一体化设计，借助数据集成、数据融合等技术，进一步提升数据信息的通用性。最后是增添档案管理的互动性，传统档案管理呈现单向性模式，档案信息之间只建立唯一的对应关系，而应用信息化档案管理系统可以有效提升档案管理的互动性，不仅有助于提升档案服务质量，还能够使得档案管理系统得以优化。 2.2 深化档案管理重要性认识 在事业单位日常经营各项业务的过程中，档案管理工作承担着必不可少的基础作用，有助于保证事业单位的长效运转、提升工作效率。因此要提高单位管理人员对于档案管理重要性的认识，明确档案管理所承担的对单位各项工作与职工日常活动进行记录的功能，便于随时将单位领导、内部职工以及各项工作流程实际状况进行记录，起到对工作行为的监督作用，也有助于对于后续的决策实施、工作评价以及改进措施的发布等贡献重要的评估依据。因此，事业单位应对档案管理人员进行监督与教育，定期举办专业的业务学习与知识培训，立足于单位内部档案管理现状，深入分析如今档案管理所面临的新形势，吸收先进事业单位的优秀档案管理经验，从而不断提升单位内部的档案管理工作水平，增强档案管理人员的责任意识与使命感，推动档案管理朝向规范化方向发展。 2.3 健全档案管理机制与制度 要想切实推进档案管理的有效创新、优化服务质量，必须要将各项制度予以完善，维护单位内部员工的合法利益，以科学发展观为依托转变旧有管理理念，针对制度所作出的每一项要求都予以系统严格的落实，建立符合新形势需要的档案管理制度。在制定的过程中还要注意应具备灵活机动的特征，依据实际工作的发展轨迹进行实时的调整与革新，更好的适应现实工作需求[2]。同时，在健全档案管理制度的过程中，要确保档案管理人员切实履行工作职能，提高管理人员的工作积极性，实现各环节的精准覆盖。尤其要注意的是要确保档案管理的安全性，既要确保物理设备安全、系统平台安全，更要注重档案信息的安全性。因此应建立完善的安全管理机制与措施，将相关措施纳入整体安全体系中，提高电子档案与重要信息资料的安全性。以相关安全措施为前提保障，还应提高档案信息的利用率，在符合相关程序要求的前提下，积极举办展览、书刊出版等活动，提高档案资源面向社会的服务职能。 2.4 优化档案管理业务流程 旧有的档案管理业务流程已无法满足当前新形势的发展需要，因此业务流程的重组优化已成为必不可少的工序。要以信息化技术作为切入点，将各个档案管理业务流程进行针对性的客观分析，切实寻求到工作中存在的典型问题，从而利用信息技术予以重新的整合与系统规划，实现业务流程的升级。一方面，要优化业务流程。要求事业单位的管理层发挥其自身职能，以既定的管理流程为依据，联合档案管理部门、人力资源等其他部门进行协作，针对日常工作内容进行实时的跟进、整理，将其及时录入到档案管理信息系统中，并且进行编制与更新，定期维护数据库，确保其正常运转与服务。同时，还应切实分析档案查阅者的实际需求，明确其所要查阅资料的具体内容，建立针对性、目标明确的流程，提供精准化服务，从而最大限度满足各个部门对于档案的需求。另一方面，还应执行标准化的业务流程，依照规定程序完成档案管理工作，同时也依据实际工作效果判断该流程的可行性与实用价值，明确权责划分、重组流程结构，从而实现可持续的长足发展理念。 2.5 完善专业素质人才培养 归根结底，专业人才是保障事业单位档案管理实现改革与创新的主体力量，因此更需强化对档案管理人员专业素质的要求。首先要扩大人才引进的途径，可与各大高校相关专业建立人才对接合作，按照“学以致用、重视实效”的基本原则培养更加适应岗位要求的专业人才[3]。确保档案管理人才接受过专业的教育、具备与工作匹配的学历与能力，从而在实际执行工作的过程中能够优化档案管理队伍结构，提升档案管理人员的整体素质与服务水平，提高档案管理的效率。其次要加大对在岗人员的培训力度，定期组织培训与学习活动，考察档案管理人员的实际工作能力，确保在岗管理人员能够接受到最先进的理念与技术知识，提高综合能力，促进档案管理工作的科学高效运转。最后还要推动档案管理人员的沟通交流，定期举办经验交流会与座谈会，要求档案管理人员总结工作中遇到的实际问题，分享优秀经验，促进在岗人员之间的充分沟通，加深彼此的工作联系与情感关系，从而在各部门的沟通交流中提高档案管理工作的水平。 3 结论 总而言之，面对新形势，事业单位应紧紧围绕当前时代的发展要求，创新档案管理模式，推动管理服务改革，提升事业单位的工作效率。 参考文献 [1]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015，（12）：74-75. [2]王建春.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人力资源管理，2017，（09）：316-317. [3]夏枫.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].企业改革与管理，2015，（18）：20. 作者简介 丁慧（1984-），女，上海人，本科，研究方向：档案。 |
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