| 标题 | 浅谈如何做好学校档案管理工作 |
| 范文 | 杨海蓉 摘 要：学校档案是学校广大教职员工在教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的，具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶，是历史的凭证，是学校的财富。学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分。因此，加强学校档案管理和利用工作是学校教育教学的需要，学校应该在抓好教学管理的同时抓好档案管理和利用工作。中国 关键词：学校档案管理；规章制度；员工培训 1 学校档案管理的重要意义 随着课改的深入进行，学校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，学校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反应教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。学校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。 2.学校档案管理构建的现状 目前，学校在管理、运营、科研各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了我们学校的诞生、发展的历史过程，记录了学校在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。目前学校领导越来越重视档案工作，档案材料的收集、整理、归档及保管相对规范。但也有少部分学校不重视档案工作，档案管理基本处于原始、松散和家庭式管理状态，对自己的档案材料随处乱放，不及时整理归档，致使一些有价值的档案材料丢失，导致学校在经济交往、产权变更和扩大再生产时出现无档可查的被动局面，给学校造成了无法弥补的损失，严重影响了学校的发展壮大。主要原因和导致的问题主要表现在以下方面： 2.1档案管理制度不健全 一些学校由于档案管理方式简单，没有严格的档案管理制度，致使档案管理处于混乱状态，造成了学校档案资料收集困难，极易遗失等问题。 2.2档案管理机制落后 许多学校是各科室负责保管自己科室的档案，一些重要的文件材料保存在部门负责人手中，虽有专人管理，借阅时没有例行借阅手续。 2.3档案资源信息传递速度慢 由于一些学校档案资料没有实行集中统一管理，加之管理不规范，信息资料无法及时汇总，致使提供综合信息服务速度缓慢，影响了学校的工作效率。 2.4档案资料保护措施不到位 没有设置防火、防潮设施设备，档案柜内没有放置防虫药物，“十防”（防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防高温、防光、防鼠、防有害气体）措施落实不到位，严重影响到档案资料的安全存放和保管期限。 3规范学校档案管理的措施 3.1加强领导的重视 档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。 3.2 完善管理的规章制度 任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。 3.3 提高档案管理人员的业务素质 由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工的不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。 3.4 更新档案管理的设备 学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的物质基础。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室。管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。对于音像、实物等特殊而有长期保存价值的档案，确保它们的保存质量。 3.5 加强档案资源的开发利用 学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此，在档案管理过程中，切不可流于形式，整理一些毫无价值的劣质档案，也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用，学校领导应该高度重视教职工用档意识的培养，让大家认识到，正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益，就是在为学校的进步发展做贡献。 4 结束语 综上所述，想要做好学校档案管理工作，首先应该加强意识，规范管理，做好档案的收集、整理、归档工作，学校应重视对档案进行信息化管理，并且要大力推进现代化建设，提高档案管理人员素质，使管理手段高效化，档案工作标准化，只有这样才可以使档案价值得以充分体现，达到学校档案管理的目的。 參考文献 [1]朱忠燕.做好学校档案工作的几点体会[J].山东档案，2010（01）：54-48. [2]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（01）：157-159. |
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