| 标题 | 高校档案信息资源共享策略探究 |
| 范文 | 罗毓慧 摘 要：信息化技术的快速发展、不断成熟，对高校档案管理提出了新的要求。信息化技术为高校档案管理提供了有力的技术支持，对于提升档案管理质量和效率具有积极作用。同时，信息化技术进一步促进了档案信息资源共享，使得档案信息资源利用率大幅度提升。基于此，本文对高校档案信息资源共享进行了综合性阐述，并提出了部分策略，以供参考。 关键词：高校档案；信息资源；共享 1 高校档案信息资源内容概述 高校档案是高校文化及历史的沉淀，是高校教学、科研及管理活动的真实记录，它对于高校科研教育工作完善具有指导意义。加强高校档案信息资源开发、共享既是高校和谐发展的需要，也是国家教育事业发展的需要。实现高校档案信息资源共享，意味着能够将档案信息资源的价值充分发挥出来，从而为高校自身发展及教育事业发展提供可靠的服务。高校档案信息资源主要涵盖了11类，包括行政类、党群类、科研类、教学类、团委政教类、工会类、实物类、设备仪器类、基建类、磁介类以及财务类[1]。除此之外，还有部分具备档案属性的信息并未纳入至高校档案管理体系当中，这些信息一般被视作“准档案信息”。 2 高校档案信息资源共享的重要性 高校档案信息资源共享主要是指在高校档案管理过程中，利用信息技术，并融入现代化管理念，对相关信息资源进行高度整合，以为公众提供档案信息服务为主要目标的一种档案管理模式。通过实现高校档案信息资源共享，能够进一步强化相关资源的可获知性，能够让社会公众与社会组织具备平等的高校档案信息资源获取权，有利于高校档案深度利用、开发，将其价值充分发挥出来[2]。近年来，数字化技术、数据库技术、网络通信技术、超文本技术、多媒体技术等的不断成熟，为高校档案信息资源共享提供了良好的技术支持，也让高校档案信息资源共享愈来愈受到重视。同时，公众的信息意识也在不断提升，信息需求量成倍增长。这种大环境趋势也在一定程度上刺激了高校档案信息资源共享。高校档案信息资源共享也为高校联盟建设提供了巨大支持，推动了高等教育朝着新的方向发展。在信息资源共享的前提下，高校之间能够形成优势互补，实现合作发展。另外，高校档案信息资源共享是维护公众知情权的基本保障，对于提升高校档案整体公共服务能力具有积极的意义。 3 高校档案信息资源共享过程中存在的部分问题 尽管高校档案信息资源共享愈來愈受到重视，并取得了一定成果，但在具体实施过程中，还是存在一定问题：（1）高校档案信息资源共享机制不够健全。很多地区缺少具备独立行使职权、统筹行业的一体化常设管理机构，这使得区域内高校档案信息资源共享建设较为滞后，高校之间无法充分合作。同时，缺乏区域性的高校档案信息资源共享机制。各高校还是“各自为政”，尚未形成一条良好的高校档案信息资源交互通道[3]，使得档案信息资源共享效率低下。另外，各高校之间缺乏良好的沟通、协作机制，相关资源配置不合理，存在资源浪费的情况，全局性统筹规划有所不足。（2）高校档案信息化建设滞后。部分高校在档案信息化建设方面投入不足，缺乏专业设施。档案信息加工、开发依然以人工操作为主，网络化程度不够。同时，档案信息载体较为单调，档案利用主要以原始资料信息为主，尚未对档案信息进行深度开发，无法形成特色档案信息资源。即便一些高校在档案数字化方面已经取得了一定成果，但尚未形成一个标准化、规范化的管理体系，信息接口、设备等参差不齐，无法统一，对信息资源共享产生了一定阻力。（3）档案信息服务范围有待扩展。很多高校在档案信息服务方面类型较为单一，仅仅提供较为简单的档案宣传服务。档案信息检索只是停留在公开档案目录查询阶段，使得档案信息资源的功能价值受到了极大束缚。同时，高校档案部门在宣传工作方面力度还不足，导致校园内尚未形成一种良好的信息共享氛围，高校师生在档案信息利用方面意识还较为淡薄。 4 优化高校档案信息资源共享的有效途径 4.1 完善档案信息资源共享机制 首先，要在区域内构建统筹行业的领导机构。客观上来看，高校档案信息资源共享是一项极其复杂的过程，从纸质化档案到数字化档案，从平台建设到资源共享都需要全局性的统筹规划。因此，需要在区域内设立一个专门的领导管理机构，从而对各高校档案信息资源共享建设进行宏观引导、管理，促进高校之间的交流、合作，实现资源配置优化[4]。其次，要建立健全的高校档案信息资源共享机制，包括运行保障机制、合作激励机制以及共享管理机制。运行保障机制能够对高校档案信息资源共享起到督促作用，有利于协调相关工作，形成一个标准化的共享体系；合作激励机制能够鼓励各高校共同参与到区域性的档案信息资源共享平台建设当中，促进彼此之间的交流，让高校之间能够总结共享经验及效益，从而提升档案信息资源共享质量，进一步扩大共享范围；共享管理机制主要是针对于共享平台实施，以经济学角度进行资源优化配置，简化平台管理流程，尽量降低人工干预，逐步实现档案信息资源共享自动化，以创造更大的共享效益。 4.2 加强档案信息资源整合 通过加强信息资源整合，对高校档案信息进行分类、分层次处理，实现分散信息资源集中化。当然，高校档案信息资源整合是一项长期性的工作，其涉及内容较多，包括档案信息资源统计、馆藏优化、特色信息资源开发、馆藏资源数字化转录等[5]。要将这些工作充分落实到位，高校应该加大软、硬件设施投入，并加强相关人才队伍建设，创造一个可靠的基础环境。与此同时，要特别关注特色数据库建设。构建具有特色，且资源配置合理的数据库对于促进高校档案信息资源共享具有积极的作用。在特色数据库构建过程中，高校能够对档案信息资源进行深度加工，并按规律组合，形成具有层次性、专题性的档案类别。结合档案信息检索层次的差异，可构建相应的目录数据库、全文数据库以及索引数据库等，从而为用户查询、利用档案信息资源提供便捷。 4.3 变革档案信息服务方式 一方面，要加强用户信息需求分析。在信息化时代下，用户对于档案信息的需求逐渐趋于多元化，呈现了新的特点。很多用户对档案信息的层次化要求愈来愈高，也愈来愈注重个性化信息定制。在这种情况下，高校联盟应该对用户行为习惯、需求进行综合分析，把握不同类型用户需求的差异性，打破传统同质化档案信息服务屏障，逐渐实现个性化服务，进一步提升服务质量。另一方面，要根据新形势、新环境对档案信息服务方式进行变革，为用户提供在线档案信息检索、档案信息咨询等针对性的服务，将以往“对面”服务转变为“对点”服务。 5 结语 高校档案信息资源共享建设任重而道远。高校应通过档案信息资源共享、加强档案信息资源整合、变革信息服务方式等举措，不断优化高校档案信息资源共享体系及服务体系，从而将这些资源的功能价值充分发挥出来。 参考文献 [1]杨培决.网络环境下高校档案信息资源共享模式探究[J].中国新通信，2015，17（06）：75-76. [2]王林娜.信息资源共享的高校档案管理模式探究[J].教育教学论坛，2015（19）：16-17. [3]黄小忠.建设区域性高校档案信息资源共享平台的机制和途径研究[J].山西档案，2015（04）：77-80. [4]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报，2013，29（06）：147-152. [5]秦书凰，王琨，练聪颖，等.网络环境下高校档案信息资源共享探析[J].机电兵船档案，2010（03）：61-64. |
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