| 标题 | 大数据时代背景下高校档案管理模式研究 |
| 范文 | 马安娜 摘 要：在互联网时代到来的背景下，大数据对人类的生活方式产生了较大的影响，有利于提高人们的生活效率。档案管理在高校工作中扮演着重要的角色，其任务相对繁重，数据信息量大且种类多，因此传统的档案管理模式并不能够适应新时代发展的需要。本文主要探讨大数据时代背景下高校档案管理模式的变革与优化，从而提高高校档案管理水平，更加高效的为内部人员提供服务。 关键词：大数据，时代，高校，档案管理，模式 在互联网快速发展的背景下，高校必须要重视大数据的有效运用，实现档案管理的最优化，从而顺应时代发展的潮流，创新档案管理模式，提高高校档案管理效率，更好的为高校内部人员提供高质量的服务。 1 大数据时代背景下高校档案管理模式变革 1）转变档案管理观念。高校在以往的档案管理过程中主要是通过纸质档案进行保存和管理，纸质档案在保存管理的过程中耗费的时间和精力相对较多且成本较大[1]，但是在互联网快速发展的背景下，充分的利用计算机可以对档案数据不仅仅方便查询和储存，同时也能够提高对数据的利用效率，而且有利于降低工作人员的工作压力，提高档案的使用效率。 2）有利于部门之间的统筹协调。在高校对于档案管理的过程中，各个职能部门都有档案数据，因此高校必须要针对不同的部门，从而建立相关的数据管理制度，在需要档案信息时加强各部门之间的同步协调，实现资源信息的快速提取，保证档案使用的时效性。 3）制定档案大数据战略。结合实际调查发现，高校的档案管理工作是体现其核心竞争力的关键所在，通过对档案数据资料的整理，有利于推动学校工作的顺利开展，因此高校管理人员必须要意识到档案数据战略所发挥的重要作用[2]，从而利用庞大的资源对档案数据内容进行研究，保证能够实现丰富资源，并加快查询速度，最终实现互动性较强的数据管理战略。 4）对档案大数据进行采集和处理分析。高校在对档案进行整理的过程中，可以先在原有的数据上进行基本的整合工作，根据各个学院的实际情况对数据来源进行分类，从而纳入数据库[3]，其次要对档案数据实施相关的校对，对一些超过年限的数据及时的进行删除，保证数据管理的模式化，从而实现数据的准确性和可靠性，最后利用数据软件来实现档案的管理工作。 5）注重对数据的归档和保存，加强数据分类。通过对计算机技术的有效运用，能够对档案的数据进行设置，从而保证其时效性，因此为了使档案数据查询的过程中更加方便快捷，我们可以按照相关的标准进行分类，保证数据管理更加科学化，从而提供更加优质的服务。 2 大数据时代背景下高校档案管理模式的优化 1）渗透现代化的档案管理理念。随着互联网时代的到来，人们对于大数据的应用越来越广泛，各种智能设备已经覆盖到各个行业当中，因此档案管理模式必须要紧随时代发展的步伐不断的进行改革和创新，高校也要及时的渗透现代化的档案管理理念，优化档案管理流程，提高档案管理效率[4]。高校必须要对现代化的档案管理理念不断的宣传和推广，对其带来的重要意义进行宣讲，同时也要使档案管理部门不仅仅是完成档案的储存工作，更是能够将档案资料能够被人们再次利用，提高档案的使用价值。在对档案归档和查询的过程中，也要加强各部门和学生之间的联系，从而提供相关的数据参考。 2）加强档案管理信息化建设。在信息化快速发展的背景下，高校必须要意识到档案管理水平的提高至关重要，因此高校首先要不断的完善对于档案管理的基础设施建设，从而对部分落后的基础设施要及时的进行淘汰。同时高校要加强对档案管理的设施系统，及时的进行系统更新变投入更多的资金，从而使档案管理软件进行升级[5]。除此之外，高校也要注重档案数据管理的有效利用，档案数据来源于学校的各个职能部门，因此在档案管理工作的开展过程中必须要对数据进行分门别类，并通過对档案管理软件和硬件的不断使用，加大档案信息资源的开发与利用，由于档案管理对软硬件设备的依赖性相对较大，因此我们也要重视在档案信息扫描的过程中信息的准确性。 3）加强档案管理的标准化。在大数据时代背景下，高校在档案管理的过程中必须要重视档案管理的标准化。高校在档案管理的过程中首先应该注重有计划地对档案进行管理，按照预期的目的对档案针对性的制定相关的工作标准与规范。只有在这样的前提下才能够预防档案管理工作出现混乱状态，及时的避免在档案管理过程中出现信息错误的状况，提高档案管理的工作效率[6]。同时，高校要加强对计算机系统的熟练使用，保证对档案信息准确的录入，并提供在线阅读等各种档案服务形式，对相关的工作人员要加强专业知识的普及，定期对他们进行培训，为大家使用档案过程中提供最优化的服务，实现档案管理的现代化目标。 4）重视档案安全保障系统的建立。高校在对档案管理的过程中必须意识到信息安全是开展档案管理工作的前提条件，由于高校在传统的纸质档案管理过程中常常出现档案被盗或者是发生火灾等各种问题，因此，高校会对档案的管理工作采取防虫、防潮、防盗、防火等各种安全措施，避免档案出现安全问题。在大数据时代背景下，我们对档案的管理主要通过科学技术软件来实现，对于信息数据的档案文件我们必须要加强计算机系统的安全保障[7]。基于对传统档案管理的保护措施，现阶段高校也必须要注重档案网络安全的有效建设，可以对相关的专业人员进行聘用，及时的排查网络当中存在的安全隐患，出现问题时要及时的采用相关的补救措施。除此之外，高校必须要加强对档案管理系统的不断更新与维护，并且运用相关的网络防火墙等方式，对网络进行安全监控，避免出现档案信息泄露等状况，并使档案管理工作人员具备一定的法律意识，及时的对档案信息进行保护。 5）重视档案管理人才队伍的建设。在高校对档案管理工作开展的过程中，必须意识到相关的档案人才队伍建设是保证档案管理工作的基本条件，由于现在的管理模式主要是依据于计算机技术，因此在高校对档案管理过程中，相关的工作人员不具备专业的操作能力必然无法保障工作的有序开展。所以高校在开展档案管理工作时，必须要选取具备于信息技术的相关人员来参与档案管理工作，并定期地对大管理工作人员进行培训，能够使其掌握档案管理信息化的操作技能与方法，同时也要开展继续教育，提高档案管理工作人员的理论水平，只有高校在重视培养多元化人才的前提下，才能够满足大数据时代背景下档案管理工作的需求，保证在出现突发事件时具备一定的处理能力，提高高校档案管理的安全性和保密性。 3 小结 综上所述，在大数据时代背景下，社会各个领域越来越重视数据的有效应用，因此高校在档案管理的过程中必须要注重现代化水平的提高，不仅仅为人们提供网上资料查阅、档案接收等功能，同时也要保障信息采集和资源共享等服务，为学校决策提供一定的参考，但是，由于数据信息量相对较为庞大且包含的种类较多，所以高校必须要突破传统的档案管理模式存在的弊端，加强对档案管理模式的改革，从而提供更加优质的服务。 参考文献 [1]霍晓峰.分析大数据时代背景下高校人事管理模式变革[J].科学大众（科学教育），2020（01）：126. [2]刘福华.大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式探讨[J].才智，2019（06）：206. [3]李新媛.浅析大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式[J].兰台内外，2019（13）：22-23. [4]李玉玲.论大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].科技经济导刊，2019，27（19）：144+143. [5]曾小辉.大数据时代背景下高校档案管理模式的创新[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（07）：19-20. [6]罗晓华.大数据时代背景下的档案管理模式探讨[J].内江科技，2019，40（10）：5+53. [7]张颀，马晓芳.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代营销（信息版），2019（12）：163. |
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