提升企业档案管理工作的思路与措施研究

2022年7月10日07:31:44提升企业档案管理工作的思路与措施研究已关闭评论
摘要

董心红摘 要:企业档案管理是企业发展的重要组成部分,对企业的现状和未来发展都具有一定的意义。但是目前的企业档案管理中还是存在着一些问题,导致档案的失效或消失等,给企业的发展带来了干扰因素,与此同时,也

    董心红

    摘 要:企业档案管理是企业发展的重要组成部分,对企业的现状和未来发展都具有一定的意义。但是目前的企业档案管理中还是存在着一些问题,导致档案的失效或消失等,给企业的发展带来了干扰因素,与此同时,也给许多工作人员的工作带来一定的麻烦。因此,在新形势下,企业应该努力提升企业档案管理的水平,这篇文章就关于该内容进行分析并提出几点建议。

    关键词:企业;档案管理;思路和措施

    引言:新形势下企业之间的竞争愈来愈激烈,企业高层人员要真正提高企业竞争力,必须从各个方面来考虑企业的显著优势。而企业的档案管理水平与企业的未来发展密不可分,企业的一切历史活动与工作内容都可以保存于档案中,可以为以后的企业发展提供参考,同时企业档案也是企业价值的参考工具。因此,企业的重要任务是充分提高企业档案的管理水平和提高资料及数据的完整性。

    1 当前企业档案管理中存在的问题

    1.1 企业对档案管理缺乏重视

    很多企业高层认为企业档案管理只是一个简单的整理工作,并没有在档案管理上投入适当的资金和精力,致使企业常常聘用非专业的兼职档案管理人员从事相关的工作。但这些兼职人员对企业内容了解不够,又缺乏专业的管理知识。在档案管理中,他们只是把相似的文件放在一起,并没有达到理想的档案管理工作,同时兼职人员也缺乏一定的责任意识,将一些难以处理的内容置之不理,严重影响了档案资料的再利用,延缓了企业的发展。另外,由于档案管理人员缺乏定期的培训工作,导致档案管理人员不能及时更新专业技能和提高档案管理能力。

    1.2 缺少科学统一的档案管理方法

    科学的档案管理方法对档案的收集和管理有一定的影响。如今许多企业的档案管理方法相对落后,在很大程度上需要更大的技术创新和发展。在缺乏有效的档案管理方法情况下,档案管理工作者通常会采用最简单方便的方法进行档案管理,以便于自身的工作,提高自己的工作效率。但是,因为每个档案管理人员的想法不同,就会有不同的档案管理方法,造成档案管理工作出现各种差异,这对以后的档案查询带来许多消极影响。另外,缺少科学统一的档案管理方法会导致档案管理人员在以后的工作交接中出现问题,对企业的未来发展存在不利影响。

    1.3 企业档案管理信息化程度低

    随着互联网的迅速发展,许多先进的企业都采用新型的信息化档案管理方法和引进先进科学技术并将这些先进的科学技术引入到档案管理工作中,大大促进了档案管理水平和效率的提高。然而经过调查,许多企业档案管理信息化程度低,企业内部的信息化管理技术还不够成熟和完善,导致新的档案管理方法没有达到预期的水平和效果,还耗费了企业的一部分管理资金。许多传统的档案管理方法,由于自身能力水平较低,采用先进的档案管理技术只会延误原本的工作,造成工作人员在工作中的态度很消极,档案管理水平没有得到进一步提升。然而企业对这一问题并没有提高重视,也没有采取实际的行动提高管理人员的操作水平,导致企业档案的管理水平一直处于缓慢下降的状态。

    1.4 企业档案资料信息没有根据实际情况进行及时更新

    企业的发展情况随时都在发生变化,員工人数的变化和管理层的人员变动等都需要及时反映在企业的档案中。但是目前国内很多企业缺乏对企业的管理效果员工尤其是基层员工的增加、离职或者调动,导致这些人的档案缺失或遗留,从而使整个企业的档案资料不能及时更新。

    2 提高企业档案管理水平的有效措施

    2.1 提高企业对档案管理的重视程度

    只有当我们更加重视对某项任务时,人们才会更加积极地去参与和完成。同样地,企业的档案管理工作也是如此。只有企业提高对该工作的重视,有关工作人员才会提高警惕,进一步加强档案管理水平,促进企业的良好发展。因此,企业相关人员需要采取一些合理的措施,提高档案工作人员的工作意识,使他们认识到意识到档案管理工作对企业的重要意义。企业可以定期举办档案知识工作,聘请档案管理专家讲解档案管理工作,并教授工作人员恰当的档案管理方法。同时企业也应举办档案管理知识测试,提高档案管理人员的管理知识,并提醒工作人员要加强他们自己的管理能力。

    2.2 聘用专业的档案管理人才

    由于管理资金的不足,很多企业经常聘用非专业的档案管理兼职人员,但这些兼职人员不了解企业的内容,缺乏一定的责任意识,这使档案管理工作处于一种松懈的状态,导致企业档案管理水平不高,对企业的发展产生负面的影响。因此,企业应提高档案管理工作人员的素质,从原来的兼职人员改为专业档案管理人才。专业的档案管理人员必须经过正规的档案管理知识教育,对档案管理的方法和效率有自己的看法和做法,才能大大提高企业档案管理的水平。同时专业的档案管理人员具有较强的责任意识、耐心和细心,必须对档案管理工作负责,做好每一项任务。另外,在档案管理人员正式工作之前,企业需要进行专业的培训,让他们运用企业特有的档案管理方法,配合企业其他人员的工作。同时,企业还需着力提高档案管理人员的素质和道德水平,使他们意识到档案管理对企业发展的重要性,有助于进一步提高档案管理水平。

    2.3 设立专门的档案管理部门,完成档案管理一体化

    在传统的档案管理中,都是由各个部门管理自身的档案内容,不利于各部门之间的档案信息参考,导致档案查询工作复杂化。因此,企业更应该重视这一问题,设立专门的档案管理部门,完成档案管理工作的一体化,有效提高档案管理水平。企业可以为管理人员设立专门的工作室,要求对企业的档案管理内容进行管理,档案管理人员要对各部门的档案内容进行分类,并与部门建立档案关机文件针对性。同时档案管理人员需要了解档案一体化的工作流程,提高自身的工作效率。

    3 结束语

    新形势下,企业的档案管理工作越来越受到关注和重视。但目前的企业档案管理工作存在着诸多不足,不利于企业未来的发展。因此,企业应该利用多种方法加强档案管理水平,引进先进的管理技术,切实解决档案管理工作中存在的问题。总之,档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分,在一定程度上反映了企业的整体管理水平。尤其是在信息技术高度发达的今天,加快企业档案管理的网络信息化已成为必然趋势。企业应深刻认识到当前档案管理工作中的不足,改变传统落后的档案管理模式,使档案管理工作发挥最大的作用,从而更好地服务于企业和社会的发展。

    参考文献

    [1]王青.新形势下做好企业档案管理工作的思考[J].天津技术,2015(3):13-15.

    [2]陈茂银.对新形势下企业档案管理工作创新的思考[J].科技视界,2013(12):97-97.

    [3]曹春宁.企业档案管理的措施与效果分析[J].赤子.2015(11):193.

    [4]梁惠媚.分析国有企业档案管理工作存在的问题与措施[J].经营管理者,2016(3):150.

    [5]王科荣.企业人事档案管理存在的问题分析与创新措施[J].经营管理者,2012(8):163.