电网工程档案首卷制管理的应用与探索

2022年7月10日07:32:17电网工程档案首卷制管理的应用与探索已关闭评论
摘要

刘茜 陈晖 陈慧 王晓晓摘 要:首卷制管理是解决电网工程项目档案质量问题的一项创新措施。本文以超高压输电公司承建的具体电力行业重大科技示范工程为例,介绍了其首卷制管理的具体思路和应用方案,并针对

    刘茜 陈晖 陈慧 王晓晓

    摘 要:首卷制管理是解决电网工程项目档案质量问题的一项创新措施。本文以超高压输电公司承建的具体电力行业重大科技示范工程为例,介绍了其首卷制管理的具体思路和应用方案,并针对首卷制在具体应用中存在的问题提出了相应措施,为首卷制管理的推广应用提供借鉴。

    关键词:电网建设项目;工程档案;首卷制;档案利用;档案创新意识

    乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程(以下简称“昆柳龙直流工程”)西起云南昆北换流站,东至广西柳北换流站、广东龙门换流站,线路全长1489千米,是“十三五”时期南方区域重要的西电东送输电工程,也是电力行业重大科技示范工程。

    1 工程档案首卷制管理的思路

    长期以来,电网建设项目由于参建单位众多、档案人员流动性大、档案工作投入精力较少等原因存在归档案卷质量参差不齐的问题,从而导致档案反复整改,耗费巨大的人力物力。中国南方电网有限责任公司超高压输电公司(以下简称“超高压公司”)在分析电网建设项目档案质量主要影响因素的基础上提出解决思路,即通过首卷制预先控制归档案卷质量,提升工程档案编制标准化、规范化水平。

    首卷制的提出源自建设项目工程“首件制”,“首件制”也称“首件工程”,是指每一个单项工程在正式开工前,按照工艺要求完成样品工程,并对样品工程的各项质量指标进行检测,在此基础上对施工组织设计进行修改完善,待施工工艺和质量满足要求后再进入正式生产阶段[1]。目前,首件制在飞机制造、军工生产、汽车及精密仪器等标准化程度较高的行业中,已得到广泛应用并取得了良好的质量控制效果。工程档案首卷制管理由參与工程建设的施工、监理和设计单位按照有关要求对各类竣工文件进行首卷编制,在业主单位审核通过后作为项目全线同类案卷整理编制的参照标准。

    超高压公司根据《超高压输电公司电网建设项目档案管理业务指导书》和昆柳龙直流工程项目背景,归纳出文件归档范围及分类目录,并定期对参建单位档案工作进行专项检查,及时通报有关问题,要求参建单位整改完善。各参建单位根据自身案卷收集、整理的情况,向超高压公司提出首卷评审申请,由超高压公司组建评审小组从中评选出收集、整理情况较好的案卷作为各类目档案的参照标准。

    2 工程档案首卷制管理的应用方案

    根据实施流程,首卷制管理可划分为首卷准备、首卷实施及首卷评审三个阶段。在首卷准备阶段,明确首卷制适用范围、首卷编制的依据、首卷评审的组织和程序、评审的内容及标准等内容;在首卷实施阶段,由参建单位按照相关要求,对各类竣工文件进行首卷编制;在首卷评审阶段,由业主单位组织评审小组对申请首卷的案卷进行评审,对通过评审的案卷进行推广应用,对存在问题的案卷形成整改意见并限期整改。

    超高压公司在昆柳龙直流工程应用了首卷制进行归档案卷质量管理,制定了《首卷制评审方案》(以下简称《评审方案》)、《首卷验收实施指南》(以下简称《实施指南》)以及《竣工图首卷制评审打分表》《施工档案首卷制评审打分表》《监理档案首卷制评审打分表》等一系列文件。

    《评审方案》明确了工程首卷制评审采用两会(首次会、末次会)、一查(档案及项目文件检查)的方式。首次会由设计、监理、施工等单位汇报各自档案管理工作的情况,由评审组组长讲解工程档案首卷制评审要求,介绍评审组成员及分工,宣布检查顺序、内容、时间安排、配合迎检的要求及人员配备等事项。一查(档案检查)由评审组成员根据评审依据进行评审,形成评审意见和问题整改清单。末次会是在审查组组员发表各自检查结果和整改意见后,由项目部和各参建单位沟通,明确具体整改期限和要求。

    3 工程档案首卷制管理的经验借鉴

    3.1 评审人员结构的完整性。首卷评审主要是对工程档案的真实性、完整性和可用性进行审查。真实性和完整性审查,评审人员由业主单位档案管理部门、负责工程档案验收和评优的上级档案管理部门以及管控工程进度的项目部、监督施工单位工程及所产生案卷质量的监理单位以及系统外档案专家组成;可用性审查不能忽视,应将运行单位纳入评审序列。

    3.2 首卷评选工作的协调性。工程档案首卷制管理的实质是通过首卷引导后续同类案卷的标准化编制,首卷的确定是其中最重要的工作。[2]昆柳龙直流工程由于地理跨度大,建设周期长等原因被划分为38个标段,不同类型的标段产生的档案不同,完工时间也不同。而超高压公司根据昆柳龙直流工程的项目背景归纳出应归档案卷的分类目录,每一类目均由对应的标段生成,需从各标段参建单位提请评审的案卷中选择收集、整理情况较好的作为首卷。

    3.3 首卷推广方式的先进性。由于昆柳龙直流工程尚未完工,各参建单位的案卷收集、编制工作仍在进行之中,并且就目前检查情况来看,参建单位的案卷整编存在许多问题需要整改。超高压公司正在考虑采用会议纪要的形式将评审意见和评审示例分发给各单位,但这一方式对档案工作人员的文字理解能力要求较高。现代科技的进步也为解决该问题提供了新的思路,超高压公司在同期考察利用信息化和可视化手段为档案工作人员提供实际观摩学习的可行性。

    3.4 档案管理意识的创新性。首卷制管理应用过程中,还需解决如何提升档案人员创新意识的问题。档案人员在实际收集和整理工作中可能会受到“中庸”思想的制约,争取不出错不出彩,以至于完全按照首卷归档同等类型、同样数量的案卷和照片,不能体现出各参建单位实际工作存在的差别。因此,应加强对档案创新意识的培养,构建创新奖励机制。例如采用设立创新奖项的方式,从实施首卷制的参建单位中选取案卷质量高、且能够体现创新性或特色性的单位,给予适当的奖励,以调动其全力提升案卷质量的积极性。

    首卷制的实施不仅有利于提高各参建单位竣工文件整编的进度和质量,而且能够促进案卷编制经验的推广应用,最大程度地降低案卷反复整改的工作量,提升项目整体效益。虽然首卷制管理尚处于应用示范阶段,不可避免地会存在一些细节问题,但相信通过不断改进工作细节,定能更加有效地落实相关目标。

    *本文系2019年国家社会科学基金青年项目“面向创新型国家建设的工程档案知识赋能及其实现路径研究”(项目编号:19CTQ037)的阶段性研究成果。