数字化背景下干部人事档案管理思考与探析

2022年7月25日14:29:53数字化背景下干部人事档案管理思考与探析已关闭评论
摘要

王晞[摘 要] 随着互联网的不断发展,越来越多的数据资料实现了数字化,使得档案管理的模式多样化,因此数字化的干部人事档案管理就成为未来的发展趋势。数字化的干部人事档案超越了传统纸质的档案管理的形式,具

    王晞

    [摘 要] 随着互联网的不断发展,越来越多的数据资料实现了数字化,使得档案管理的模式多样化,因此数字化的干部人事档案管理就成为未来的发展趋势。数字化的干部人事档案超越了传统纸质的档案管理的形式,具有了更大的可能性。因此,文章从数字化的重要性和必要性出发,讨论了现今在数字化干部人事档案的优势以及会遇到的问题,并提出了一些建议,希望能够更好地发挥干部人事档案数字化管理的作用。

    [关键词] 数字化;干部;人事档案;管理

    中圖分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-1722(2021)06-0077-03

    电子化档案是在互联网不断发展之下形成的,表明我国的档案管理工作开始越来越新,与传统的干部人事档案相比,电子化的干部人事档案有着许多的优势,肯定会成为未来的主流档案管理方式,但是在生产工作的过程中,任何的事情都要辩证看待,它既有好处,又有坏处,所以我们要正确的分析数字化背景下干部档案管理工作,探寻出更好的档案管理工作方式,使我国的干部人事档案管理工作规范化。

    一、干部人事档案数字化建设的重要性和必要性

    干部人事档案数字化,可以通过互联网手段来保障干部人事档案工作,能够正常的转型,提高办事的效率,同时使得组织部的工作更加高效,因此,档案管理工作必须要进行改制。干部人事档案数字化主要通过建立相应的数据库来对档案材料进行收集工作,这样可以更好地进行规范填写、保管和查阅,并且如果干部人事档案从纸质档案变化为硬盘上的数字档案还可以改进干部人事管理工作的管理方式,更加高效,保证我国的干部人事档案数字化工作能够与时俱进[1]。

    干部人事档案实现数字化,有利于干部人事档案工作人员通过计算机来对干部人事档案进行归档工作以及查询工作,这就从根本上提高了档案管理工作的效率,保证档案信息可以在一定程度上共享,也就可以更好地对干部的人事档案进行相应的保护。因此干部人事档案数字化工作有着很高的必要性。

    二、数字化背景下的档案管理优势

    (一)表现形式更加丰富

    随着互联网的不断改进,干部的档案大部分都是通过数据库的形式存在,因此现在的干部档案管理工作,数字化使得干部的档案表现形式更加丰富,它不仅仅可以存储文字信息、表格信息,还可以存储图像、视频、指纹等其他信息都可以进行储存。并且对于传统的纸质信息来说,数字化的信息能够使得干部的档案资料更加的形象化,数字化的干部档案管理通过针对性和开放性的网络的表现形式,使得人们对干部的档案资料进行更深刻的理解,为档案管理工作添加了新的活力[2]。

    (二)提高了干部档案管理的质量

    干部档案存在的意义就是为了查阅,因此必须要在可查阅性和质量上提高要求,而随着数字化时代的到来,电子干部档案工作时的档案查阅工作更加的快捷,并且方便管理人员有更多的时间对档案信息进行研究,并且由于传统的纸质,档案全凭立卷人的主观印象来进行操作,有着很强的主观性,影响了其他人的阅读,并且内容过于散漫,没有统一的标准。电子化的干部档案通过电脑程序来进行管理,使得管理档案的人员有了更多的时间来对档案进行分析,档案中的内容得到更好的提炼,保证了干部档案管理的质量[3]。

    (三)对档案信息进行查漏补缺

    纸质的档案资料管理,工作过于繁琐,并且在对档案资料收集的过程中,由于纸质原因很有可能会由于个人的疏忽,从而导致许多档案无法及时记录在册,从而导致归档工作无法顺利完成,而且纸质档案可能会由于自然灾害等原因导致纸质档案被破坏,并且查阅的时候要从整理好的档案中进行查阅,工作量巨大,而电子化干部档案则十分方便,不仅是统计简单,还能够随时对档案进行查阅和修改,更好地对档案信息进行了查漏补缺。

    (四)减少工作量

    电子档案主要通过工作人员在计算机上输入来完成,相比工作人员立卷归档工作,工作量降低了很多,而且并不需要太大的精力,可以随时对归档工作进行检查,使得工作人员在最容易出错的检查工作中提高了效率,也提高了干部档案的质量,简化了工作的具体内容,同时,工作人员在计算机上的电子档案进行输入,将档案人员从繁重的档案管理工作中解救了出来,可以更好地提高档案管理人员的工作积极性,从而为档案归档工作提供更多的可能性[4]。

    三、当前机关干部人事档案管理中存在的问题

    (一)归档不齐全

    社会经济在不断发展,改革工作势头十分强劲,因此,机关内的干部,调动十分的频繁,人事档案的作用变得越来越大,因此,档案归档工作就变得十分的重要。但是在这种情况下,干部的档案由于归档的要求不一致,就会出现机关干部的内部档案资料出现不齐全的问题。比如在一个部门中要求对干部的学历资料归档,但是有的单位内部并没有这种要求,因此他从没有学历要求的部门调到这个部门时,就会出现干部的档案资料不齐全的问题,所以干部的档案资料归档问题就变得十分重要。许多的机关部门的档案缺少对相关干部的具体工作的考察的资料,这就使得干部管理人员无法对相对的干部的政治思想等信息进行了解,增加了干部档案管理的难度[5]。

    (二)录入不准确信息

    干部人事档案的录入工作必须要准确,但是在输入干部人事档案时,由于档案管理人员或者干部本人没有认识到档案的重要作用,从而忽视了档案填写的过程,导致个人基本信息填写过程中没有细心的填写,从而导致档案管理人员在录入时信息也无法保证严谨。在实际的过程中,由于档案管理人员没有将填写工作规范化,导致机关干部的出生年月、民族、学历、入党时间等信息填写不完善,从而导致机关干部的信息管理工作难以展开。录入不准确信息的影响非常严重,如果干部的基本信息履历信息表达不准确,就难以根据他的政绩来对干部进行考察,严重影响机关干部的前途,因此这是一个必须要解决的问题。

    (三)日常维护不规范

    机关干部对人事档案管理日常维护很不规范,导致这种现象出现的原因有很多。首先,许多的机关部门虽然及时展开了数字化干部人事档案建设工作,但是并没有在建设工作中投入相应的精力,从而导致数字化干部人事档案管理工作不完善,没有发挥出数字化管理平台的作用。因此,互联网平台的日常维护十分的重要,日常的维护会影响数字化管理平台的安全性和可操作性。其次,机关档案部门工作人员流动比较频繁,很多时候会发生本已经熟悉档案规程的人员被调走,而新的工作人员需要重新开始学习掌握档案管理工作操作的规程,因此无法做到日常维护,甚至还有可能导致档案遭到损毁、遗失部分原始的资料的现象。这是现在许多的机关部门普遍存在的现象,因此需要引起档案管理部门相当的重视,才能够解决这个问题[6]。

    (四)信息网络风险管控不足

    时代在飞速的发展,信息技术也在不断更新,将干部人事档案放置在互联网上,就有可能遇到网络安全问题,导致干部的个人信息被篡改、泄密甚至删除,增加一部分干部信息的风险,导致干部的个人信息无法得到保障,因此必须要加强对于信息网络风险的管控,提高干部人事档案信息平台的秘密等级。

    (五)人才队伍专业化不足

    无论在何时何地,专业化的队伍都是人们所需要的,在数字化的背景之下,干部人事档案管理工作就越来越需要专业化的人才来对档案管理工作进行支持。根据《干部人事档案数字化技术规范》的要求,规定了干部人事档案数字化人员建库、目录建库、档案扫描、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等各个方面的基础环节的技术操作规范,任何的一个基础环节都需要专业的人才和有专业技能的人才才能够胜任,但是在现在的档案管理人才队伍中,许多的单位内部的档案管理人员仍然在用手工操作为主的传统方式,并没有参与过档案管理的信息化技术培训,并且由于干部的人员流动频繁,档案专业化能力的人员太少,能够将专业化的知识与实际工作将结合的人才也很少,导致无法提高档案管理的效率[7]。

    四、数字化背景下的机关干部人事档案管理优化策略

    (一)强化人事档案的日常管理

    机关干部的人事档案管理工作可以通过大数据技术来增强。第一,机关干部通过将档案管理制度与大数据分析融合为一体,让每一条制度条例与实际的操作来进行对应,只有这样才能提高档案管理人员的规范意识,从而使得档案管理人员能够主动适应干部人事档案管理的需求,只有通过制度的规范,才能将干部档案管理中出现的问题和缺点改正过来,让机关干部人事档案管理体系得到完善。第二,机关干部通过数字化的档案管理制度,可以准确查出干部人事档案的个人信息,这样既可以保证档案信息的准确性和真实性,还可以提高工作的效率,保证资料更加完善。第三点,数字化档案管理工作可以使得机关干部人员对档案资料进行更好地收集和整理,让资料的归档工作更加规范,保障档案管理工作日常管理能够更加完善[8]。

    (二)做好人事档案的安全管理

    干部人事档案的安全性要求十分高,在数字化机关干部人事档案建设过程中,要将安全放在第一位,从各个方面如软件的安全、硬件的安全、网络信息传输安全、档案数据库安全等方面出发,全面保障干部人事档案信息的安全。在档案管理的过程中,许多人事档案数字化建设,采用外包的形式,因此就必须要对系统开发单位的资质进行严格考察,将档案管理的安全放在首位[9]。机关的档案馆可以安裝相应的监控设备,并且要严格管理档案的出入库,避免档案库内的原始档案被破坏或者更改,并且严禁无关的人员进入档案库内。档案管理人员要随时对软件和硬件设备进行检查和维护,保证干部人事档案信息不被泄露。此外,机关干部人事档案的管理工作,首先要强化管理人员的安全意识,对相应的人员进行定期的安全和保密培训活动,从思想上严格要求管理人员,并且要将反面案例通报所有人严格处理,避免出现档案泄密的问题,从而在根本上保证人事档案的安全管理。

    (三)开展人事档案的标准化建设

    标准化建设是机关干部人事档案数字化与实际是相贴合的,也是十分有必要的,可以很大程度上避免档案资料过于繁杂或者过于简单。在数字化的干部人事档案建设的过程中,必须要加强标准化建设,制定出相应的技术规范,通过规定人事档案的图像的质量、储存格式、数据库的转换格式等方面进行保存,确立标准化的格式,保证记录的档案资料能够在大范围内使用,符合文档的处理格式。同时对于干部人事档案管理人员要进行专业素质培养,这样就可以提高管理人员对数字化平台的熟悉度,可以更好地对档案的内容进行管理和归档,并且还能够提高档案管理人员的处理效率[10]。在整体上来说,数字化的机关干部人事档案标准化需要建立完整的体系,建立相应的软件平台,开发相应的软件应用,组成一个完整的有机整体,这样就可以对档案数字化平台上的数据进行处理,同样可以使机关干部人事档案资源能够被更好地共享。

    (四)加强人才队伍建设,提升档案服务意识

    档案管理工作者是数字化机关干部人事档案管理工作的主要执行者,要具备相应的安全意识和保密意识,因此,要不断地对相关的档案管理工作人员确定相应的管理培训方案,提升档案管理工作人员的服务理念,提高档案管理人员对于数字化管理的资源开发利用水平。机关人事档案管理,单位要力推专业素质高、政治素养合格的专业性人才,要不断地将先进的信息化技术应用到档案管理工作中。无论在什么样的工作范围之中,都需要业务能力强的管理人员来进行操作,尤其是在专业性强的数字化档案管理工作之中,因此,档案管理单位要不断引进相应的人才,通过培训来提高综合素质,保证其能够适应档案数字化管理的需要。

    五、结语

    随着信息化社会的到来,干部人事档案管理已经成为了必然要发展的趋势,因此干部人事档案数字化管理工作要运用现代先进的管理技术,不断推动干部人事档案管理工作的改革创新。通过强化人事档案的日常管理,做好人事档案的安全管理,开展人事档案的标准化建设等行动,来建设完善的干部人事档案管理体系。档案管理者要充分认识到干部人事档案数字化的意义,不断推进干部人事档案体系的建设,培养相应的专业型人才以适应时代的发展,更好地保证档案的安全性和保密性,从而提高干部人事档案的管理水平。

    参考文献:

    [1]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[S],2018-11-28.

    [2]国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会[S].干部人事档案数字化技术规范,2007-07-01.

    [3]沙蓉.数字化人事干部档案管理应用探讨[J].城建档案,2019(12):43-44.

    [4]马静媛.人事档案数字化管理分析[J].信息与电脑(理论版),2019,31(23):221-222.

    [5]郭怀珍.新时代人事档案数字化及其规则、管理、关键问题与对策[J].办公室业务,2019(23):146-148.

    [6]段玉玲,侯德山.数字化人事档案的信息安全保障研究[J].无线互联科技,2019,16(22):13-14.

    [7]张品晶.数字化背景下干部档案管理的思考[J].兰台内外,2014(04):78.

    [8]数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[OL].头条新闻网,2020-3-6.

    [9]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案,2017(2):71-73.

    [10]米永宁,耿志杰.应用大数据技术开发数字档案信息资源的现实困境与策略研究[J].北京档案,2016(11):16-19.