浅谈物业企业加强成本控制的可行性措施

    高菲

    摘要：作为房地产开发的延续与完善，具有集劳动密集型和管理密集型于一体的物业行业目前进入了迅速扩张时期。物业行业不同于其他行业，物业费等费用大额收入固定，与之对应的是随着时间推移，后期各种大型设施老化及保养成本不断增加，物业企业如果不加以合理的控制成本，很难创造更多的利润，甚至有亏损的风险。面对机遇与挑战，物业企业的后期需要通过更加注重管理来控制成本，加强成本控制已经势在必行。

    关键词：物业企业;成本控制;可行性措施

    一、物业企业成本的特点

    物业企业的工作主要是根据与业主签订的物业服务合同的约定，对房屋及其配套的设施设备和公共场地进行维修养护与管理，对相关的公共区域进行环境卫生和秩序的维护。由此可见，其成本具有空间范围广、持续时间长的特点。

    （一）空间范围广

    物业管理企业的成本主要由行政管理费用和项目服务成本组成。行政管理费用是指物业企业针对公司运营所要发生的成本费用，例如燃油费、福利费、话费、办公费等费用。项目服务成本是指针对于一个物业服务小区所发生的费用，比如维护小区治安、进行消防检查、保障小区安宁等过程中发生的成本，以及对小区房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理所发生的成本，如小区设施设备的维修等。

    （二）持续时间长

    物业企业由于其工作从空间上要延伸到所管物业小区的各个角落，从时间上要延伸到所管物业的每个时点，所以导致物业管理企业的管理层次多，从而使大部分的成本发生点和相应成本监控点之间相隔较长，形成较长的成本监控线。如电梯和消防需要长期不断地进行维护及保养，这是一个长期不断地成本控制;小区监控系统随着时间推移会有老化风险，需要物业企业加强管理，保证小区的安全。

    二、物业企业成本控制现状及存在的问题

    由于物业管理从引入中国内地到不断发展只有几十年的时间，物业行业由于其特殊性，并没有统一的管理方式方法，大部分企业都是采用传统的企业管理方式，管理粗放、思想老旧。物业企业在成本控制方面主要存在以下几点问题：

    （一）缺乏财务分析

    财务工作只是从事简单的“记账、核算、报表”等基础工作，财务报表缺乏有力的财务分析。如没有进行有效的数字分析，具体到每个部门，并不清楚一个月或者一年具体发生哪些费用，记账过于流水化。

    （二）在项目管理中存在人力、物力、能源消耗严重等问题

    1. 人工成本过高，占整个项目成本比重过大

    受市场经济的客观因素影响，劳动力成本逐年增加。物业从业人员流动性大，员工综合素质千差万别，为了提供更好的物业服务质量，需要不断提高员工工作能力，培训成本增加;行政部门过多复杂，人员冗余，管理内耗严重;带有高年龄、低素质特点的保洁、保安、绿化人员几乎占整个物业人员的一半以上，他们虽然人工成本低，但数量庞大，导致整个项目的人工成本过高，占据整个物业成本的一半以上;缺乏严谨的监督和考核机制，存在员工懒散拖沓浑水摸鱼等现象。

    2. 水电费成本过高

    如地下车库几乎每一个主道都有灯，都是采用的白炽灯，而且距离过近;春夏季景观水池内几乎每周末都会全天喷水，夜晚小区内路灯几乎整晚亮灯且距离很近;保洁部门用水量过大，使用完成不及时关闭阀门，浪费严重。甚至出现个别不良业主采用非法手段对公共区域水电进行偷电偷水的现象。

    3. 后期大型设施设备维修保养及房屋维修成本过高

    由于日常维护维修保养缺乏，没有做到事前预防，导致很多地方都出现细小问题。随着售房接近尾声，开发商开始撤离，大型设施设备保养费用无处着落。房屋建设期间采用多个外包单位，房屋质量参差不齐，短时间内无法查出质量问题，但后期出现房屋质量问题时业主就会将其问题转嫁给物业，物业再找开发商，出現相互推诿扯皮现象，物业管理成本增加，同时施工建设单位不受物业单位制约，造成物业两头受气的现象。

    4. 物料等成本费用过高

    采购成本性价比不高导致物料损耗严重，只能重新购买新的物料，既增加人工成本，又增加物料成本。管理者遇见问题拍脑门决策，费用成本发生随意。仓库资产管理混乱，物料台账建立不完整，物料入库出库登记不严谨，大部分只有数量，没有价格和规格。各部门协调性差，所属部门资产并没有互通有无，且存在监守自盗的现象，现有资源没有合理利用整合。

    三、物业企业加强成本控制的可行性措施

    物业企业对传统管理模式应取其精华去其糟粕，借鉴先进的管理经验，同时对各个方面加强成本控制，使其贯穿企业管理的全过程。秉持“事前做好准备、事中加强监督控制、事后进行复盘总结”的方针，结合国家出台民法典的新规定新政策，树立节约意识，合理有效降低成本。

    （一）建立并完善财务分析及各项管理制度

    1. 加强财务统计与分析

    财务工作不仅是简单的财务会计核算，还要向管理会计方向发展。采用先进的财务记账软件及方式，统筹分析各个部门及各个服务项目的费用占比，定期针对各部门或具体某一部分，如电梯维保、消防维保发生的费用，进行统计及异常分析。

    2. 建立健全预算制度与奖惩制度

    管理者要充分重视成本控制，根据整个物业小区当下实际发生情况，参照往年成本费用数据，充分结合各部门具体情况，加上全年各个时点变化，编制一套完整的预算，并将预算成本合理拆解到每个季度、月度，同时分解、量化和细化到各个部门，让每个部门及各个员工都能深刻意识到成本控制的重要性。建立完善的奖惩制度，各部门签订考核目标情况责任书，将公司利益与员工个人利益结合到一起，充分调动员工的积极性。另外，为了落实贯彻预算执行情况，财务部需定时进行阶段性审批考核，通过对比完成情况来发现问题、解决问题，弥补在管理中存在的不足。

    （二）在项目管理中，通过各种途径进行成本把控

    1. 加强人工成本控制

    一方面，引进先进的软件技术，更新现有系统，节约人工成本，打造智能化小区。如针对道闸系统老旧、部分门岗位置需要保安人员进行人工操作进行进出口的放行部分，可以采用自动识别车牌系统智能抬杆;针对小区业主只能通过现场缴费及电梯卡人工客服升级现象，开发线上综合性物业管理系统软件，将收费与电梯内门禁卡系统与客服门禁系统兼容升级，做到业主足不出门就可以完成缴费，并且及时进行物业费自动续期和电梯门禁时间自动顺延的更新工作，同时方便客服在后台进行监督收费。这样既减少人工成本，又减少时间成本，同时方便业主出行;更新升级小区的监控系统，采用巡更机，减少保安岗位及工作量从而降低人工成本。

    另一方面，精简人员编制，一人可以身兼多职。对于数量庞大的基层服务人员，保安、保洁、绿化业务可以进行外包，交由更专业的团队打理，减少管理成本，解决基层人员流动性大的问题。对于其他岗位，聘用年纪轻、素质能力高的人才，因地制宜，合理安排公司各部门工作内容，精简部门，干练高效，采用“三个人干五个人的活，拿四个人工资”的策略。完善监督和考核机制，充分调动员工工作热情和积极性，留住高素质人才，提升核心竞争力。如由于有电梯维保单位，可以减掉电梯维保专员，改工程部员工兼职;仓库保管专员让办公室文員进行兼职;秩序部主管兼任消防维保队长等。

    2. 缩减水电费成本，节能降耗

    针对电费损耗严重区域，实时监测电费使用情况。如改进路线，合计安排地下车库及小区内的路灯及顶灯的位置和距离，采用LED声控灯;景观水池重大节日喷水;合理安排夜晚亮灯时间以及亮灯位置，避免因距离低层业主位置造成光污染，晚上秩序人员加强巡逻检查。利用夏季雨季进行水量存储，用于公共绿化浇水。加强基层员工培训，树立员工节约意识，降低水资源消耗。

    3. 合理规划设施设备的维修保养

    加强设备日常管理力度，秉持降低设备发生故障概率、延长设备使用年限、控制维护成本的方针，针对大型设施设备，制定全年预算，并将其划分到每个季度、每个月，做到有计划、有规律地进行保养，严格把控费用支出，建立完善维修费用审批制度，做到事前控制，在开发商撤离前进行协商相关费用后期如何解决。物业在接手消防或电梯时一定要做好验收工作，必要时聘请专业机构协助验收。前期物业在接手时一定要与开发商沟通协调好，物业可以与开发商建立一个共管账户，专门针对房屋质量维修账户。加强员工相关培训，学习先进技术，提高电梯消防维修技术，熟悉基本流程，不完全依附维保单位。电梯、消防设施设备定期检查，平时出现的小问题及时让工程部修理，避免机器年久失修超负荷工作导致重大事故发生，消除安全隐患。在签订合同中，做好维修行业的市场调查及信息收集，关注中修及大修，降低成本，与信誉良好服务品质高的企业签订定期合同。

    4. 合理进行成本控制

    建立健全物料采购流程，完善费用报销手续，加强成本考核，杜绝浪费和贪污。采用至少三方询价或招标进行采购，尽量采用性价比高的产品。加强仓库资产管控，定期进行盘点。采购与仓管人员在进行物料交接时要做好物料登记，数量、价格、规格、购买时间缺一不可。加强部门沟通，定期不定期进行盘点，避免徇私舞弊，统一调配物料资源，提高现有物料利用率，降低相同物料复购率。合理降低行政报销费用，如加强对燃油费控制，标注路程起止码及出发地及目的地及办事事由，填写证明人;采用移动或联通局域网，员工内部电话沟通免费，降低话费费用;办公室用品进行统一采购等。

    四、结语

    近年来，物业行业一直处于微利状态，全国百强的物业企业的平均利润率也不足百分之十。随着后期维护成本不断增加，经营成本连年攀升，物业企业后期如果不妥善做好经营管理，稍有不慎就会出现入不敷出、资不抵债的风险。可见，成本控制关乎物业企业的持续稳定发展。所以，物业企业要加强成本管理，从方方面面挖掘节约资源的点面，确实真抓实干，才能使各个部门意识到成本控制的责任及重要性，调动人员的积极性，完成成本控制目标。

    参考文献：

    [1]曹战臣.物业企业成本控制的常见问题与改进对策[J].财会学习，2019（12）：133-134.

    [2]王军.如何加强物业企业成本管理[J].财富时代，2020（03）：57.

    [3]刘建林.试论物业企业成本管理控制[J].现代物业（中旬刊），2020（02）：136-137.

    （作者单位：泰安超群物业管理有限公司）