浅议工程招投标档案的规范化管理
许佳
【摘 要】以预防腐败和管理规范化为出发点，结合自身实践，总结建设工程招投标档案工作中易出现的问题，提出建立健全招投标档案工作的相应建议，确保档案工作的公正、严肃、科学。
【关键词】建设工程；招投标；档案；管理
Discussion on the standardization of project bidding file management
Xu Jia
(Xi'an Chang'an District Construction Bureau Xi'an Shaanxi 710000)
【Abstract】Corruption Prevention and management of standardization as a starting point, with my own practice, summed up the work of construction project bidding archives easily problems, proposed the establishment of a sound corresponding bidding archives recommendations to ensure that the archives work just, serious, scientific.
【Key words】Construction project;Bidding;Archives;Management
建设工程招投标档案类属科技档案中的工程档案，伴随建设工程招投标活动产生，其最明显的特点就是有成套性，在招投标档案的整理时，要确保一项建设工程所涵盖全部档案之间的联系，保证卷宗内各类档案内容的齐全性。
1. 建立健全工程招投标档案的必要性
为了规范建筑市场秩序，创造公开、公平、公正的环境，推动反腐败的深入开展，必须将建设工程招投标活动规范化，它是建立健全招投标档案的源头，也是一项十分必要的基础性工作。
1.1 健全招投标档案，有利于强化工程质量管理，也是预防和遏制腐败的重要手段。近几年频发的重大工程质量事故和建设领域重大腐败案件大多与招投标过程中不规范操作有关。要从源头上遏制此类犯罪和违规行为的发生，必须忠实地执行工程项目招投标的规定、建立健全招投标档案，使建设工程招投标的每一个环节、每一个步骤都有原始记录，可以准确的查到是谁招的标、谁投的标、用的什么钢材、用的什么水泥等等，这样才能使建设工程项目达到百年大计标准、经得起审计，经得起责任倒查。
1.2 建立健全招投标档案，有利于提高招投标活动透明度，强化监督机制，招投标档案是招投标活动严谨的真实记录。建立健全招投标档案，有利于严格法定程序的审批。要强化公开措施，最大程度地减少不透明、暗箱操作而引起的腐败； 要对资格预审、中标结果采取公示的方式，增加工作的透明度； 强化资格预审文件、招投标文件的管理，防止资格预审过程和招标文件存在违规操作和非法排斥潜在投标人的内容。
1.3 建立和健全招投标档案，有利于规范合同管理，有利于企业建设信用机制、合理规避风险。合同是建设工程的核心要约，是双方当事人的合法承诺，是双方的信用基础。合同履约是动态的，贯穿项目管理过的始终，过程中会产生大量的文件材料，如各种函件、通知、报价单、签证等，是企业的信用管理、规避风险、创造效益的根本依据。
2. 工程招投标档案管理工作易出现的问题
《中华人民共和国招标投标法》于2000年1月实施，自颁布以来招投标领域不断扩大，各类政策和细则逐渐完善，相关档案也初具规模。但是仍然存在着不规范现象，影响建设工程项目档案管理工作的正常发展。
2.1 程序合法，文件资料残缺不全。 实际表现为：业主虚假招标、部分投标人串通投标，以陪标和其他不法手段骗取中标； 中标人在中标后擅自转包、违法分包；招投标活动中的行贿受贿，贪污腐败屡禁不止。在招投标文件中使用法律、法规、等依据文件不当，使交易条件有失公平； 有的文件的缺乏各环节、程序间的有机联系； 有的招投标文件残缺不全、有头无尾、首尾说法不一致，项目档案资料真实性令人担忧。
2.2 重合同、轻招投标文件。工程招投标是合同管理的重要部分，它是约束参建各方强有力的法律依据和纽带。但普遍存在的是重合同、轻招投标文件现象，认为最终结果就是施工合同，只要管好合同就好，这会将档案归档的范围模糊化。如部分单位不把未中标单位的投标书列入归档范围，就无法用文件材料来证明中标单位合理、合法的中标过程、就会给某些发包人操作招标的机会。
2.3 行政监管工作不力。主要表现是监督的内容、监督方法、监督信息的及时反馈缺少标准化的管理，致使招投标档案资料原件遗失，编制的文件不规范、签字签章手续不严谨，不能体现档案资料的原始性。
3. 建立健全招投标档案的措施
3.1 严格按照标准程序运作，打好档案的基础。建设工程招投标是一项专业性较强、资料繁多的系统工作，因此，在招投标活动中必须坚持公平、公正、公开的指导方针，以达到合法择优的目的，只有严格按照法定的办事流程，才能做到公正、合理。一般的招标分为以下三个阶段：
（1）准备阶段，包括招标申请、确定招标组织机构、做好招标文件。
（2）招标阶段，包括发布招标公告或邀请投标函，投标单位的资格预审，确定合格承包人，组织发标会和现场勘察会，答疑。
（3）评标签约阶段，包括开标、评标、发中标通知书、公示并签订合同。以上程序是是一个动态的过程，必须将每个阶段、每个环节的文件资料从源头抓，把每一个工作环节真实有效性扩展到招投标过程的全程控制，与各个阶段要点同步，才能使相关的文件材料首尾相连，互为因果。这是做好招投标档案管理工作最重要的基础。
3.2 确定归档范围，做好档案管理系统。能否科学规范地确定定招投标活动中各个环节、程序形成的文件资料料的归档范围，会影响着招投标的公开公平的竞争原则的实现，关系到整个建设工程的系统性和完整性。建设工程招投标归档文件，主要内容包括: 招标文件、投标文件、企业资格资质的文件、评标、中标文件。归档文件均应采用合同文本的做法，这样既能规范合理的平衡各方利益和要求，又可以公平分配风险和责任。同时可将建设工程招投标的程序、招标文件、合同文件等作为一个整体，纳入一个全方位、科学的招标系统。
3.3 强化监督管理手段，促使招投标档案工作健康有序发展。为了全面贯彻《国家招投标法》和《关于进一步规范招标活动的若干意见》(国办发［2004］56号) 相关精神，建设行政管理
部门和建设单位档案部门，要抓好重点工程项目的档案工作，建立健全招投标档案的工作机制，主动联系、沟通信息、明确责任、落实措施、并形成制度，确保项目招投标建档工作的发展。
（1）推动档案工作创新。对招投标活动中出现的新情况，新问题，必须不断创新，与时俱进，要针对薄弱环节，加大力度，将规范档案工作贯穿整个招投标活动始终。强化行政执法职能，建立完善鼓励守法的激励机制，公正的监督机制，严禁违法的约束机制，特别是应该建立起严格的预警机制以防止档案材料缺失事件发生，有效补充档案管理机制的不足，使档案工作适应反腐倡廉的新要求。
（2）加大档案工作的监管力度。要在招投标的全过程实施动态跟踪； 严格检查招投标文件的归档流程，确定档案信息的记录、采集、管理手段的有效性和可操作性，以保证档案数据的规范性和权威性。
【摘 要】以预防腐败和管理规范化为出发点，结合自身实践，总结建设工程招投标档案工作中易出现的问题，提出建立健全招投标档案工作的相应建议，确保档案工作的公正、严肃、科学。
【关键词】建设工程；招投标；档案；管理
Discussion on the standardization of project bidding file management
Xu Jia
(Xi'an Chang'an District Construction Bureau Xi'an Shaanxi 710000)
【Abstract】Corruption Prevention and management of standardization as a starting point, with my own practice, summed up the work of construction project bidding archives easily problems, proposed the establishment of a sound corresponding bidding archives recommendations to ensure that the archives work just, serious, scientific.
【Key words】Construction project;Bidding;Archives;Management
建设工程招投标档案类属科技档案中的工程档案，伴随建设工程招投标活动产生，其最明显的特点就是有成套性，在招投标档案的整理时，要确保一项建设工程所涵盖全部档案之间的联系，保证卷宗内各类档案内容的齐全性。
1. 建立健全工程招投标档案的必要性
为了规范建筑市场秩序，创造公开、公平、公正的环境，推动反腐败的深入开展，必须将建设工程招投标活动规范化，它是建立健全招投标档案的源头，也是一项十分必要的基础性工作。
1.1 健全招投标档案，有利于强化工程质量管理，也是预防和遏制腐败的重要手段。近几年频发的重大工程质量事故和建设领域重大腐败案件大多与招投标过程中不规范操作有关。要从源头上遏制此类犯罪和违规行为的发生，必须忠实地执行工程项目招投标的规定、建立健全招投标档案，使建设工程招投标的每一个环节、每一个步骤都有原始记录，可以准确的查到是谁招的标、谁投的标、用的什么钢材、用的什么水泥等等，这样才能使建设工程项目达到百年大计标准、经得起审计，经得起责任倒查。
1.2 建立健全招投标档案，有利于提高招投标活动透明度，强化监督机制，招投标档案是招投标活动严谨的真实记录。建立健全招投标档案，有利于严格法定程序的审批。要强化公开措施，最大程度地减少不透明、暗箱操作而引起的腐败； 要对资格预审、中标结果采取公示的方式，增加工作的透明度； 强化资格预审文件、招投标文件的管理，防止资格预审过程和招标文件存在违规操作和非法排斥潜在投标人的内容。
1.3 建立和健全招投标档案，有利于规范合同管理，有利于企业建设信用机制、合理规避风险。合同是建设工程的核心要约，是双方当事人的合法承诺，是双方的信用基础。合同履约是动态的，贯穿项目管理过的始终，过程中会产生大量的文件材料，如各种函件、通知、报价单、签证等，是企业的信用管理、规避风险、创造效益的根本依据。
2. 工程招投标档案管理工作易出现的问题
《中华人民共和国招标投标法》于2000年1月实施，自颁布以来招投标领域不断扩大，各类政策和细则逐渐完善，相关档案也初具规模。但是仍然存在着不规范现象，影响建设工程项目档案管理工作的正常发展。
2.1 程序合法，文件资料残缺不全。 实际表现为：业主虚假招标、部分投标人串通投标，以陪标和其他不法手段骗取中标； 中标人在中标后擅自转包、违法分包；招投标活动中的行贿受贿，贪污腐败屡禁不止。在招投标文件中使用法律、法规、等依据文件不当，使交易条件有失公平； 有的文件的缺乏各环节、程序间的有机联系； 有的招投标文件残缺不全、有头无尾、首尾说法不一致，项目档案资料真实性令人担忧。
2.2 重合同、轻招投标文件。工程招投标是合同管理的重要部分，它是约束参建各方强有力的法律依据和纽带。但普遍存在的是重合同、轻招投标文件现象，认为最终结果就是施工合同，只要管好合同就好，这会将档案归档的范围模糊化。如部分单位不把未中标单位的投标书列入归档范围，就无法用文件材料来证明中标单位合理、合法的中标过程、就会给某些发包人操作招标的机会。
2.3 行政监管工作不力。主要表现是监督的内容、监督方法、监督信息的及时反馈缺少标准化的管理，致使招投标档案资料原件遗失，编制的文件不规范、签字签章手续不严谨，不能体现档案资料的原始性。
3. 建立健全招投标档案的措施
3.1 严格按照标准程序运作，打好档案的基础。建设工程招投标是一项专业性较强、资料繁多的系统工作，因此，在招投标活动中必须坚持公平、公正、公开的指导方针，以达到合法择优的目的，只有严格按照法定的办事流程，才能做到公正、合理。一般的招标分为以下三个阶段：
（1）准备阶段，包括招标申请、确定招标组织机构、做好招标文件。
（2）招标阶段，包括发布招标公告或邀请投标函，投标单位的资格预审，确定合格承包人，组织发标会和现场勘察会，答疑。
（3）评标签约阶段，包括开标、评标、发中标通知书、公示并签订合同。以上程序是是一个动态的过程，必须将每个阶段、每个环节的文件资料从源头抓，把每一个工作环节真实有效性扩展到招投标过程的全程控制，与各个阶段要点同步，才能使相关的文件材料首尾相连，互为因果。这是做好招投标档案管理工作最重要的基础。
3.2 确定归档范围，做好档案管理系统。能否科学规范地确定定招投标活动中各个环节、程序形成的文件资料料的归档范围，会影响着招投标的公开公平的竞争原则的实现，关系到整个建设工程的系统性和完整性。建设工程招投标归档文件，主要内容包括: 招标文件、投标文件、企业资格资质的文件、评标、中标文件。归档文件均应采用合同文本的做法，这样既能规范合理的平衡各方利益和要求，又可以公平分配风险和责任。同时可将建设工程招投标的程序、招标文件、合同文件等作为一个整体，纳入一个全方位、科学的招标系统。
3.3 强化监督管理手段，促使招投标档案工作健康有序发展。为了全面贯彻《国家招投标法》和《关于进一步规范招标活动的若干意见》(国办发［2004］56号) 相关精神，建设行政管理
部门和建设单位档案部门，要抓好重点工程项目的档案工作，建立健全招投标档案的工作机制，主动联系、沟通信息、明确责任、落实措施、并形成制度，确保项目招投标建档工作的发展。
（1）推动档案工作创新。对招投标活动中出现的新情况，新问题，必须不断创新，与时俱进，要针对薄弱环节，加大力度，将规范档案工作贯穿整个招投标活动始终。强化行政执法职能，建立完善鼓励守法的激励机制，公正的监督机制，严禁违法的约束机制，特别是应该建立起严格的预警机制以防止档案材料缺失事件发生，有效补充档案管理机制的不足，使档案工作适应反腐倡廉的新要求。
（2）加大档案工作的监管力度。要在招投标的全过程实施动态跟踪； 严格检查招投标文件的归档流程，确定档案信息的记录、采集、管理手段的有效性和可操作性，以保证档案数据的规范性和权威性。
