大数据背景下事业单位人事档案管理面临的困境及措施
张建梅
摘 要：随着信息化时代的来临，为事业单位人事档案管理增添了新的发展动力与活力。当大数据技术深度融入，创新了管理模式的人事档案管理突破了传统管理的约束，体现出了显著的优势与高效性。由此，事业单位人事档案要充分利用大数据技术，针对当前档案管理工作中的不足及阻碍进行优化，实现人事档案管理的创新与现代化。
关键词：大数据技术;事业单位人事档案;意义;困境;途径
事业单位中人事档案管理是一项系统化的复杂工程，这项工作作为事业单位档案管理体系中的重要组成部分，对人力资源管理以及事业单位运作效率的提升具有重大意义。在当前新形势下，事业单位人事档案管理人员需要清晰的认识到当前科技、社会以及经济环境发生的重大变革，迎接人事档案管理在大数据技术下带来的挑战与机遇，从而顺应时代发展趋势，主动出击、提前谋划，进一步完善事业单位人事档案管理质效。
一、大数据含义及对人事档案创新管理的意义
大数据是一个由各类数据组成的规模庞大的集合体，在当前数据大爆炸式增长的环境下，事业单位人事档案管理愈发复杂，传统的管理模式及手段难以进行全面的收集、整理、统计与分析，必须依托现代化的科技手段来进行存储、运算、管理，这种改革与创新也更具先进性与科学性。大数据技术的不断完善发展，至今被广泛应用于各个行业领域中，对于原有的管理手段是巨大的冲击与挑战，更是一个促进自身优化与完善的良机。事业单位人事档案管理水平及效率对于单位的可持续发展具有重大积极影响，充分利用大数据科技做好信息管理工作，则将为事业单位增添新的发展动力与机遇。
（一）有效增强档案管理工作效率
人事档案管理内容随着事业单位不断发展而逐渐规模化、复杂化，但受到传统管理思维与手段的束缚，使得档案管理工作人员的压力也随之加大，工作积极性受到影响的同时，工作的效率与质量也无法及时得到提升。而将大数据技术应用与人事档案管理中，因其具备的便捷、高效特性，加之强大的数据处理、存储功能，可以很好的与人事档案工作进行匹配、整合，相关工作人员只需要对系统进行日常维护与操作，就能够良好的完成工作，不但节约了大量人力成本与时间成本，还促进人事档案管理效率进一步提高。
（二）有效促进管理模式变革与升级
互联网计算机技术的成熟发展与广泛应用为事业单位日常管理工作提供了便利条件，大数据时代的来临为人力资源管理奠定了良好的技术基础，利用计算机替代传统人工模式，优化了时间管理上的缺陷、提升了人事档案管理效率，这种新型的管理模式为事业单位带来了管理体系上的创新、变革与突破，也带来了全新的管理体验。从单一化到整体化、从效率低下到提升、从不足到优化，事业单位人事档案管理在创新模式下深入实践，切实提高了人力资源管理整体水平，大数据时代下集效能、质量、规范与科学化为一体的管理模式正在发挥出应有的职能。
（三）为事业单位的可持续发展提供坚实保障
人事档案在事业单位中占据了重要地位，其中收集了单位内部职工的人事档案具有较高的保密性。在传统的人事档案管理过程中，由于信息化管理机制的缺失，导致管理过程中产生一系列问题，造成信息不全，严重的将导致信息泄露、档案丢失等。难以为个人基本信息提供有效保障，还严重阻碍了事业单位的后续发展。融入了大数据技术的人事档案管理，相关工作人员可以利用简便的操作，将原有纸质的文件信息以数字化形式进行存储、调用与管理，不但保障了人事檔案的准确性、完整性，还提供了完善的保密措施，起到稳定与支持事业单位发展的促进作用。
二、现阶段大数据技术应用于人事档案管理中的困境
（一）对人事档案管理数字化缺乏充足认识
事业单位是向大众提供社会服务的公益性组织，不以盈利为最终目的，也是我国国民经济体系中重要的组成部分。因其特有的职能属性与服务范畴，内部人事档案对于促进事业单位可持续发展、充分发挥出社会效益具有正面、积极的作用。但由于对人事档案管理重要性认识不足，片面地认为是简单的个人信息管理，更是一种静态的资料信息，与事业单位日常营运发展没有直接关联，更难以创造显而易见的价值。无论是在人员配备还是信息化建设方面都显得尤为不足，使得事业单位人事档案管理一直处于固化与被动的不良状态之中，难以及时融合发展成熟且效率更高的大数据实现自我创新。
（二）人事档案信息管理机制有待完善
由于国内不同区域下经济发展状况的差异，导致部分地区下的事业单位信息管理机制还较为落后，尤其是在经济欠发达地区，由于专项资金或预算不足，导致支撑大数据技术的硬件环境难以普及、达标，专业化的人事档案系统无论是在开发应用，还是应软件环境搭建上都较为困难。这些单位由于种种阻碍极易导致对人事档案系统建设上的忽视。无论是在专业人才团队建设，还是信息化推广上都显著滞后，长此以往将在高速发展的科技更迭下拉大发展差距，难以适应与实现现代化、数字化相匹配的人事档案管理模式。
（三）信息化人事档案管理价值发挥不充分
若对事业单位人事档案信息进行充分利用，则档案中所蕴含的数据价值就无法发挥出来。人事档案的价值不但在于为职工的培养、晋升提供充足的数据，同时也服务于事业单位实现全面、动态的人员管理、人才队伍建设以及整体运营状况及素质评价等方面，为各类管理策略的制定提供了有效、全面的参考。然而现实情况是对于大数据人事档案系统认识不足，仅作为日常信息维护，而缺乏对内部数据关联性整合、分析，深度挖掘数据背后的关联与规律，导致信息价值发挥受到极大阻碍，难以充分发挥出应有的作用与价值。这也降低了事业单位档案管理效率，无法切实实现人事档案的动态化管理。
三、数据时代下提高人事档案管理水平的策略
（一）提高数字化建设意识，促进数据完善
事业单位要想实现高效运营、不断优化自身发展实现长远发展目标，就要深刻认识到人事档案对单位及其职工的重要作用及价值。首先，在制度上要构建有效管理方案，从基础的人事档案信息收集整理，到信息分级借阅规范，再到信息档案的日常维护、更新到档案管理的动态化，都要进行严谨、规范化的制度体系构建，确保人事档案的完整性、准确性以及安全性。其次，在单位内部积极宣导人事档案的重要性，引导职工积极主动的提供相关信息丰富人事档案数据库，并在日常工作中进行及时完善与维护，保障人事数据的有效性。
（二）优化人事档案管理模式
大数据时代下人事档案管理机制与模式的设定对于后续管理质量与效率有着重大影响，事业单位应该从自身实际需求与发展情况出发，对传统的人事档案管理模式进行改革、创新。首先，依据人事档案管理需求设置及配备相应的人员编制，明确规范相关工作人员的权限与职责范畴，保障各项人事档案管理机制能顺畅有效地运行与落实。需要注意的是，在管理机制运作过程中要不定时对数据进行检验与分析测评，以便能够第一时间发现大数据系统中存在的不足并加以优化。其次，针对人事档案数据的利用，赋予各数据使用部门对所属环节模块编辑与添加的权限，实现信息化数据的及时共享，也便于人事档案的健全与丰富，还切实提高了档案的审核效率。
（三）强化人事档案信息化建设
切实实现人事档案管理的创新，通过提高管理工作效能来充分挖掘出大数据在其中的价值与作用，不但有赖于相关管理人员的综合素质来完善与优化管理机制，还需要强化基础设施建设来推动档案管理的信息化。由此，事业单位在人事档案管理过程中要给予资金、技术以及人力上的支持，通过引进数字化管理人才，构建一直高效的人事档案管理团队。还要引进适宜的软件系统，积极与事业单位人力资源管理与整体发展规划结合起来，必要时还能进行定制化开发。其次，为了保障人事档案数据的安全性，还需要建立独立的档案室，定期做好系统维护、防范病毒及其他不良程序入侵造成的重要数据丢失与失窃。依照数据可公开类型及查阅权限设置分级制，并保存数据借阅及浏览信息，为人事档案的安全性提供坚实保障。最后，及时更新与升级大数据系统，及时解決档案管理中出现的问题，并进行有效维护，推动事业单位人事档案信息化建设进程。
四、结语
随着数据化时代的来临，怎样充分利用大数据科技来创造更高的价值与效率，是社会各界都在积极探索与讨论的焦点内容。人才作为推动事业单位发展的第一动力，对于促进事业单位行政效能具有强大的推动作用，构建科学合理的人事档案管理机制，采用智能化大数据系统作为管理创新手段，才能持续优化档案管理工作质效、提高人事档案利用效率，切实实现将合适的人才安置到合适的岗位中，并激发出更加丰富的发展动力，达成事业单位人才战略规划。
参考文献：
[1]贾冬琰.简述大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].办公室业务，2018（23）：109.
[2]李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019，3（28）：297.
[3]阳静.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].办公室业务，2019（20）：160-161.
[4]孙述刚.探讨事业单位人事档案规范化管理的意义[J].办公室业务，2020（14）：159+162.
[5]郭文亭.大数据环境下地方政府干部人事档案管理研究[D].燕山大学，2016.
