关于高校二级学院教学档案管理工作的几点思考
马卓
摘要：随着高校办学规模的不断扩大和教育教学的全面深化改革，二级学院的发展显得尤为重要，而教学档案作为二级学院发展和改革的真实记录，是极为重要的信息资源，所以加强二级学院的教学档案管理已然成为高校档案管理工作需要严肃思考的问题。本文结合笔者从事高校二级学院教学档案的日常管理工作实际情况，做一点探讨和交流。
关键词：高校二级学院;教学档案;管理
高校的二级学院是高等院校按学科或职能设置的教学、科研机构，是高校教学工作的基本运行单位，是人才培养的具体实施者。教学档案能反映出教育教学的真实面貌和全过程，是考查教师评优和教学质量的主要依据，更是衡量教学质量和管理水平的主要标志。加强高校二级学院的教学档案管理工作，对高校的健康发展和促进教学工作的提高具有特别重要的意义。
一、明确划分教学档案的归档范围
教学档案指的是二级学院在教学科研和教学管理过程中直接形成的具有保存价值的原始凭证，包括声像、文字和图表等，其作为学校档案的重要来源，除其中一部分重要资料需要移交到学校档案馆归档外，由于高校的二级学院普遍都承担一定的职能并具有一定的规模，所以绝大部分教学档案是需要二级学院自行保存的。做好教学档案管理工作的基础环节，首先必须明确二级学院教学档案的归档范围。但是在日常工作中，我们几乎把所有教学过程中的原始数据统统归档，但是其中一部分资料对我们今以后的工作提供不了任何有价值的信息，无形中会给档案管理工作增加负担。高校二级学院应作为教学档案归档加以保存的主要包括以下几大类：
（一）教学材料。主要指教学计划质量监控和执行等各环节产生的材料，主要有：教学大纲、教学计划、课程设计、课程表、教学情况检查记录、听课记录以及学生的实习实验报告、毕业论文等。
（二）学生材料。主要指辅导员在学生日常管理中形成的材料，主要有：学生名册、学生基本信息、学生成绩单、学生奖惩情况以及学生毕业和学位的授予材料等。
（三）行政材料。主要指学校或学校上级部门下达的公文资料，以及本部门的工作计划、工作总结、会议记录等。
（四）业务材料。主要指教师的教学工作量、教学科研、外出进修和培训情况、教学工作考核以及个人年度工作总结材料等。
（五）考试材料。主要指各种考试从报名到课程考查和考试以及考试分析等相关材料。
二、加强二级学院教学档案管理工作的必要性
（一）教学档案是高校档案的基础
教学科研和管理过程中形成的数量众多且内容丰富的档案材料，既是二级学院教学档案的所有内容，又是见证基层单位发展过程的全面纪实，同样是本学校档案的重要组成部分，二级学院具有向学校档案馆提供基础档案的职责，因此，二级学院的教学档案对学校档案馆的馆藏起着十分重要的基础性作用。
（二）二级学院教学档案是高校实现规范化管理的凭证
二级学院教学档案不仅可以反映出高校的教师的工作水平、校风以及学风， 而且还能为学校领导层的相关决策提供强有力的原始凭证。它能够值得信服， 可靠性极强， 对促进学术的交流、提高教育教学质量、开展科研以及总结教学规律等方面都起着很重要的借鉴和参考作用。
（三）教学档案是高校教学管理的主要参考
二级学院教学档案以不同载体形式记录了在教学过程中教学管理人员积极探索最终形成的教学科研成果， 可以明显的反映出教学过程中的成功经验以及缺陷不足。为了有效地进行教学科研管理， 处理教学问题， 制定教学计划以及总结教学经验时，教师不可能仅凭借记忆， 需要不断的来借鉴现存的教学成果， 并在现有基础上改进教学方法甚至优化教学模式。因此， 教学信息的反馈、教学管理和实践都不可能离开二级学院的教学档案，它能为高校的教学管理工作提供比较翔实可靠的参考依据。
（四）教学档案是教学评估的重要依据
教学工作水平评估是国家对高等院校在教学状态、效果、条件分等方面的全面考核， 无论教学评价指标体系的定位如何，专家评估组最终都要依靠教学档案作为佐证材料对高校做出客观且全面的评价。因此，做好高校的评估工作，为给专家提供出比较完整、系统和真实的信息及数据作为参考依据，必须要重视二级学院教学档案的建设。
三、教学档案管理存在的问题
（一）教学档案管理意识淡薄，制度不健全
按照《普通高等学校档案管理办法》第九条之规定：“高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须由一名负责人分工主管该部门的档案管理工作，并视情况配备一至两名专（兼） 职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。”而在日常实践工作中，大部分高校二级学院的领导对教学档案管理工作缺乏足够的重视，意识不强，所以在档案管理工作中仅配备一名兼职档案员，或由办公室秘书兼职或由掌握档案知识的相关人员兼职，且人言变动频繁。兼职的档案管理人员或是时间紧缺，或是对这项工作重要性的认识不足，甚至是缺乏档案管理的相关知识，以致各类教学档案不能被及时的整理和立卷。另外，因为大多数高校的二级学院都缺少一套完整的规章制度来保障教学档案的管理，所以二级学院的教学档案管理就没有一套有序的管理体制和统一的标准，所以，归档的材料常常是零散和不完整的，以致教学档案管理工作的规范化、系统化以及标准化更是无从谈起，教学档案管理的质量便受到严重的影响。
（二）管理人员的职业素质和专业能力有待提高
兼职的教学档案管理人员往往有繁重的日常事务性工作需要打理，所以往往缺少了对教学档案工作的专注度，对教学档案的规范化管理常常也是心有余而力不足，有个别档案管理人员甚至没能真正履行其职责。再者，二级学院的教学档案管理人员决大多数是没有档案管理技能和经验的兼职人员，并且很少有受过档案专业的正规培训，工作中动手能力差、业务能力不强，这些都是制约二级学院教学档案管理工作健康有序发展极为不利的因素。
（三）档案管理条件落后，手段陈旧
档案的管理条件是决定高校二级学院教学档案管理工作质量的一个主要因素。从前面的归档范围可看出，高校二级学院的教学档案数量之大，因此，存放这些教学档案的档案盒、文件柜以及专用库房都是必不可少的先决条件。但在实际中，由于多数高校的办学投入要远远滞后办学规模，因而，二级学院的办公场就显得尤为珍贵，随之，有一个可以存放教学档案的专门场所就变得很渺茫。多数二级学院的教学档案是存放在办公室或会议室的一个角落，各方面条件都不符合档案存放的标准。档案管理环境的混乱，很容易使资料遗失，更违背了档案保密性的原则，严重影响了档案管理的质量。另一方面，由于档案管理硬件的缺失以及档案管理人员的不专业，现行的教学档案管理手段比较单一，多数仍以纸质为主，忽视对声像资料的归档;以笨拙的手工管理为主，没有与时俱进的利用现代化的信息化管理手段，且很少编目，有规划的检索目录就更无从谈起。使得档案不能被充分利用或利用不便捷。
四、加强教学档案管理工作的对策
高校二级学院在教学档案管理工作中存在的问题如果不能引起高度重视，将对教学档案的管理和利用带来很多损失和缺憾，针对如上问题，笔者认为应该采取相应的对策：
（一）强化意识，健全制度
学院的领导要从发展和人才培养的高度强化教学档案管理的意识，高度重视教学档案的管理工作，尽量配备专人负责此项工作，不能安排专人的也要保持住人员的相对稳定并做好衔接工作，确保教学档案的完整性和统一性。同时，要强化教学档案管理人员的服务意识和管理意识，从根本上改变工作观念。另一方面，要依据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》，根据二级学院实际情况，制定具有前瞻性的规章制度或管理办法，明确相关内容，避免管理混乱，提高管理水平。
（二）提高素质，增强能力
档案工作人员的综合素质和业务能力对教学档案管理工作的质量具有十分重要的作用。首先，应提高二级学院教学档案管理工作者的职业道德和爱岗敬业精神，全心全意对待档案管理工作、责任心强，奉献意识强，提高教学档案工作的效率和质量。另外，教学档案管理人员还应不断增强档案管理的相关能力，熟悉档案工作专业基础知识和工作流程，通过组织岗位培训、参观学习或参加继续教育等方式及时更新档案管理人员的现代化专业技能，不断提高业务能力，使之成为符合新时代要求的合格档案管理员人。
（三）改善条件，丰富手段
从长远看，二级学院教学档案管理工作若要健康有序发展，必须要得到主要领导的高度重视，并从资金上给予最大限度的支持，满足发展对硬件的需求，即按照档案管理的“八防”标准首先要建立专用档案室以及相关配套设施设备，为规范档案管理工作打好基础。与此同时，要在经费允许的前提下，逐年投入适当经费用于更换现代化的设施设备，如，专用计算机和移动存储设备等，使此项工作与教育教学的快速发展相适应。另外，要关心档案管理人员的职称和待遇问题，改善其办公设备和环境，尽可能的保证管理人员的稳定。另一方面，采用丰富多彩的现代化管理手段也可以提高档案保管和利用的工作效率和工作质量。这就对档案管理人员提出了新的工作要求，以传统手工纸质管理为依托，利用网络和计算机，应用成熟的档案管理软件，逐步提高二级学院的教学档案管理水平。同时，既可以极大的提高档案的利用率，也为师生员工的查询需求提供更为方便、快捷的服务。
总之，随着高校在新常态下健康的发展，教学档案的作用与价值已经十分明显，提高重视程度，正确分析突出问题并及时妥善的解决就可以使教学档案在高校的教育教学改革中发挥更大的作用。
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