档案整理合格证的“尴尬”

    梁艳丽

    部分基层档案行政管理部门业务科（室）有这样的做法：为了了解各单位归档文件整理情况、督促各单位按时完成归档文件整理、统计归档文件整理数量，要求有关单位在归档文件整理结束后，携带本单位归档文件整理目录及部分整理好的档案，到有关科（室）进行审核并领取档案整理合格证。

    从领取档案整理合格证的初衷来看，无论是了解情况、督促工作、进行统计，出发点都是好的，但是从依法行政、依法治档的角度看，这种做法并不妥当。

    首先，《档案法》第六条第二款规定：县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。也就是说，档案行政管理部门有指导职能，但这种指导尤其是业务部门的指导属于档案行政指导。业务指导虽然依据业务规范开展，但这种指导并非指令性的、强制性的，而是在自愿、平等、协商的原则下进行的。也就是说，档案行政指导得好不好、到位不到位是一回事，但立档单位档案整理得好不好、规范不规范是另一回事。换句话说，即使业务指导做得很好，各单位档案工作人员的责任心也很强，但由于档案整理人员对业务规范的理解不是那么深入，整理技能有所欠缺，整理出来的档案未必非常规范。在这样的情况下，开具与领取档案整理合格证就不够妥当。

    其次，从名称来讲，档案整理合格证并不恰当。合格证，一般指该产品符合行业标准或国家标准，由国家承认质量认证或鉴定机构确认。如食品、药品、产品等，有专门的质量监督部门、检验检疫部门经过严格的程序后盖章确认。档案整理如何算合格呢？是否严格按照归档范围和保管期限表的规定收集齐全了、保管期限划分得准确了？是否严格按照档案整理规范进行了，档案的分类、排列、编号、装订等是否规范？如此等等。在多年的档案室規范化管理认证中，档案规范整理这一项几乎没有单位得满分。既然如此，有没有哪个规范性文件对档案整理规范率进行规定呢？或者，档案整理规范率达到百分之多少算是合格呢？如果对于这两个问题的答案都是否，那么，我们如何判定一个单位的档案整理合格呢？如果无法判定，又怎么能用档案整理合格证来证明档案整理的规范性呢？

    最后，对于属于进馆范围的立档单位而言，本单位所保存的一部分档案，在达到规定期限后，要移交当地国家综合档案馆。一般情况下，档案移交发生在移交单位和档案馆之间，即档案馆制定进馆档案整理标准，移交单位按照档案馆的要求规范整理档案后进行移交。特殊情况下，《河南省档案管理条例》第十六条规定“对向国家档案馆移交档案的范围和技术要求有异议的，由同级档案行政管理部门协调处理和决定”。也就是说，档案行政管理部门对移交档案的技术要求可以协调处理和决定。如果移交单位拿着历年的档案整理合格证，档案馆又不认可其档案整理的规范性，此时档案行政管理部门的协调处理和决定是不是很尴尬？一方面，档案行政管理部门没有认定档案整理合格的职能，另一方面，进馆档案整理标准是档案馆制定的。当双方发生争议，作为出具档案整理合格证的档案行政管理部门再去协调，有没有自证清白的嫌疑？况且，在局、馆分开的情况下，档案行政管理部门作为档案馆的上级主管部门和领导部门，去协调双方的争议，而且争议的焦点是档案整理是否规范，这种关系该是何等的错乱！

    （作者单位：河南省新乡市档案局 来稿日期：2017-10-12）