基层医疗卫生机构档案管理现状调研

    阮美丽

    摘 要：笔者从推动基层医疗卫生机构档案建设目的出发，对本市15家医疗卫生机构档案管理工作进行专题调研，分析了基层医疗卫生机构档案管理现状和存在问题，并有针对性地提出了基本对策。

    关键词：医疗卫生机构；档案管理；现状

    笔者在对本市15家基层医疗卫生机构进行调研中注意到，进入21世纪后基层医疗卫生机构档案管理仍然存在一些不容忽视的问题，必须采取积极对策，才能使档案功能得以发挥。

    1 基层医疗卫生机构档案管理现状

    市直15家医疗卫生机构中，有三级医院3家、二级医院8家，还有站（所）4家，仅3家设有独立的档案管理机构和独立的档案鉴定领导小组，其中只有1家设立了独立行使档案管理职能的科室，其余各家均把档案管理工作挂靠在行政办公室、人事部门或信息科。15家医疗卫生机构共有档案管理人员20名，其中专职档案管理人员9名，接受过不同程度的短期档案知识培训，11名兼职人员的工作不以档案管理为主。4家医院有基本的档案管理设施，6家医院设施设备不齐全，5家醫院基本没有档案设施设备，档案管理仍处在零散堆放、基本不用的状态。15家医疗卫生机构在事业单位经费中均未列入档案工作专项经费，也未纳入单位发展规划和年度计划。

    市直15家医疗卫生机构的档案管理分类各不相同，有的按照文书、基建、设备、科研、会计、人事、声像等分类；有的分类则相对比较简单，主要分为文书、会计、人事等三大类。只有一家医院的病历档案与综合档案进行统一编码管理，而其余各家均未实行统一管理。从保管方式上看，4家医院档案采取集中统一管理方式，其余均实行分散保管。

    目前，有3家医院的档案管理使用了本市档案局开发的“通用档案管理”系统软件，可以对档案实物、文件进行扫描数字化归档处理，但其他医疗卫生机构还只是在档案目录管理方面输入微机，仅限于查询使用，还没有一家医院的档案全部实现数字化，也没有实现电子文件相关数据和信息归档管理。大部分医疗卫生机构档案管理仍停滞在手工登记、编目、归档及检索的层次。

    2 基层医疗卫生机构档案管理存在问题

    调查发现，基层医疗卫生机构档案管理仍处于各自为政的状态，缺乏统一管理标准和管理组织，给档案的收集、整理、归档与安全保障等带来一定难度。部分医院档案分类不够准确和精细，很难体现医院档案的特殊性。

    医疗卫生机构“重病历档案、轻文书和其他门类档案”的现象比较普遍。一些医院在病历档案的库房建设、设备配置、电子化管理等方面加大了投入，但对文书或其他门类档案的管理重视程度不够，库房、阅档室和办公室不能做到“三室分开”，档案装具不完善或者不符合档案管理标准，甚至档案乱堆乱放，丢失缺损现象比较严重。

    目前，有4家医院的文书档案目录已实现了微机管理，但没有一家档案管理全部实现数字化管理，绝大部分医疗卫生机构对历史档案的扫描及数字化管理进程缓慢。

    市直15家医疗卫生机构专职档案管理人员偏少，更没有档案学专业人才，而且往往身兼多职，对档案管理工作只能是你送我收、你查我找、装进袋子、锁进柜子，往往查找一份文件需要翻箱倒柜，花费很长时间。

    3 加强基层医疗卫生机构档案管理主要对策

    首先，把档案管理作为医疗卫生机构经营管理体系的组成部分，纳入整体工作计划，将档案工作与医院管理放在同等重要位置，同计划、同布置、同检查、同落实。进一步建立健全档案管理规章制度，从积极推进档案标准化入手，逐步实现由人治到法治、由杂乱到统一规范的转变。

    其次，提高档案信息资源开发利用效能。要在开发利用档案的深度和广度上下功夫，加强档案编研工作，挖掘档案信息资源潜在功能。要强化档案服务意识，提高档案信息服务工作质量，优化档案结构、丰富资料门类，提高档案管理效能。加快档案数字化建设步伐，加快做好库藏纸质档案的数字化扫描处理工作，逐步建立案卷级、文件级目录数据库及全文管理数据库。

    最后，应加强档案管理队伍建设，强化卫生行政主管部门监督指导，逐步改变档案管理人员身兼数职、调换频繁的现状。要经常组织学习交流、专业培训，开展档案工作检查评比等活动，以增强档案干部队伍的凝聚力，提高档案管理人员的综合业务素质，促进各医疗卫生机构档案工作的健康发展和管理水平的同步提高。

    （作者单位：河南省安阳市人民医院综合档案室 来稿日期：2017-07-11）