公文档案中的缩略语研究
王素改
摘 要：档案对人类社会历史文化的传承和延续都起到重要的基础作用，是一种能打破时间和空间、维系人类社会整体延续性的社会现象。公文特别是党政机关、军队等国家权力机关制定的公文，是档案建设和管理的主要对象，公文中的缩略语则是关系公文准确理解和档案利用的重要因素之一，在对公文整理归档的同时有意识地收集缩略语，并进行标注对之后的档案利用十分有益。
关键词：公文；档案；缩略语
公文和公文形成过程中留存的文字资料是档案建设的主要材料来源之一。狭义的公文专指由“国家权力机关统一制定的具有法定效力和规范体式的公务文书”[1]，主要有通知、布告、批复等。广义的公文则包含更广泛的内容，领导讲话、工作计划、规则制度、论证报告、合同等都属于广义公文的范畴。公文要用简约的语言准确表达，经常将复杂事项或有共同特征的事物用简单形式概括，形成语言中经过压缩和省略的缩略语[2]。例如：
1. 在县处级以上领导干部中开展“三严三实”专题教育。
2.党中央决定，2016年在全体党员中开展“学党章党规、学系列讲话，做合格党员”学习教育（以下简称“两学一做”学习教育）。
3.持续深入贯彻落实习近平总书记调研指导河南工作时的重要讲话精神，进一步发挥优势打好“四张牌”五年行动计划。
4.河南省档案专业“十百千”人才工程人选的推荐工作，采取组织推荐的方式进行。
以上各例分别选自中央文件、河南省文件和部门公文，其中的“三严三实”表示“既严以修身、严以用权、严以律己，又谋事要实、创业要实、做人要实”的重要论述；“两学一做”表示“学党章党规、学系列讲话，做合格党员”学习教育活动；四张牌、十百千人才等都是公文中常见的缩略语。公文中大量使用缩略语是由公文自身特点决定的，准确理解缩略语关系到档案的有效利用。
1 公文缩略语的特点
公文作为一种实用性非常强的文体，在语言上的明晰性、简洁性、规约性，影响了公文中缩略语的使用。公文语言首先要明晰准确，公文通常对行为有指导作用，这就要求公文表达要准确，表达意思要明晰，不能模棱两可，不能出现歧义，避免出现误解，叶圣陶先生就指出“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么”。其次，公文语言要简洁，公文的表达必须扼要、简洁、通顺，数语之间要指出问题和症结所在，最忌离题千里，废话连篇。公文作为正式文体，不同于日常口语和文学创作，公文对阅读者有明确的规约性，要求接受者按照公文要求做或者不做某种行为。
公文的特点决定了公文缩略语主要有以下三个特点：
1.1 公文缩略语类型多，使用频率高。公文语言要求简洁，需要用最少的语言准确表达意义，缩略语的使用类型多，使用频率高。为了表达精简，一些机关单位经常使用简称和固定组合而不使用原称，比如“中共中央——中国共产党中央委员会”“税务总局——中华人民共和国税务总局”。这些单位简称和原称表示内容相同，两者几乎没有区别。日常表达中反复使用且没有歧义，为公众所准确理解的缩略语也经常出现在公文中，这些缩略语一般由原称删减而来，不但由字面意义能够推导出本义，而且使用时间长，已经进入现代汉语的词汇系统，例如，“打拐——打击拐卖人口犯罪活动”“城建——城市建设”。对于文中经常使用且名称较长的词或短语公文中经常采用临时缩减的手段形成临时缩略语，在文件中用简短的词汇代表较长的词或短语，例如：
（1）为促进香港与内地债券市场共同发展，中国人民银行、香港金融管理局决定批准中国外汇交易中心暨全国银行间同业拆借中心、中央国债登记结算有限责任公司、银行间市场清算所股份有限公司和香港交易及结算有限公司、香港債务工具中央结算系统（以下统称两地基础设施机构）香港与内地债券市场互联互通合作上线（以下简称“债券通”）。（《中国人民银行、香港金融管理局发布联合公告》）
上例共出现两个缩略语“两地基础设施机构、债券通”，它们均为采用缩减的手段形成的临时缩略语。“两地基础设施机构”的所指在日常交际中不能被完全理解，作为公文中的临时缩略语，在这一公文中它的所指是明确的，不会出现解读缺失。这些临时缩略语通常只在一篇公文中使用，有很强的灵活性。
公文中数字缩略语的使用频率也非常高，部分数字缩略语全国使用，有特定所指，例如“八项规定”“八荣八耻”“两个一百年”等。这些数字缩略语在公文中所指明确，使用频率和认知度极高，整体相当于专有词汇。部分缩略语只在某一地区和某个特定时段使用，认可度较低，需要相关文件的学习或专门的说明才能准确理解具体内容。比如：
（2）在河南省的7个督查组将针对郑州（含巩义）、开封（含兰考县）、安阳（含滑县）、鹤壁、新乡（含长垣县）、焦作、濮阳等7个城市落实《河南省2017年大气污染防治攻坚战7个实施方案》（以下简称“三治本三治标”方案）开展专项督查。（《环境保护部京津冀及周边地区大气污染防治强化督查情况》）
上例中将《河南省2017年大气污染防治攻坚战7个实施方案》简称为“三治本三治标”方案，三治本三治标概括了“加快推进城市供热供暖等多项措施”近五百字的表述，缩略语表达的内容必须通过之前资料的整理才能完全理解。
缩略语的使用大大减少了因重复使用较长原称而造成的冗余篇幅，使公文更加简洁，便于理解，因此公文中使用缩略语的数量和频率都远远高于日常交际，而且各种类型的缩略语都常在公文中出现。
1.2 公文缩略语有很强的时代性和地域性。语言作为交际工具会随着社会的变化而变化，其中词汇的变化最快。公文缩略语作为词汇的组成部分也必定随着社会的变化而发生变化，带有显著的时代烙印，有很强的时代性。公文缩略语的出现、消失都有其社会背景，一般说来，临时缩略语不会进入日常交际系统，甚至不会进入其他公文，随着公文效力的消失，临时缩略语只有档案意义。部分使用范围广、持续时间长、认可度高的缩略语逐渐进入词汇系统，但这部分缩略语也会因社会的变革、时代的变迁而发生地位的改变。例如：“三反”“知青”“多快好省”等缩略语都反映中华人民共和国成立初期政治经济生活，随着时间的流逝，这些缩略语逐渐退出了历史舞台，仅在历史文献中出现。
公文在特定的空间范围内有效力，公文中的缩略语也因此表现出特有的地域性。日常交际中使用认可度和辨识度高，符合汉语词汇规律的缩略语可以进入汉语词汇系统。公文缩略语特别是数字缩略语一般只在公文的效力范围内使用和流行，超出公文的效力范围则使用频率和辨识度急剧下降。全国通行公文中的缩略语使用空间范围最大，地方性公文中缩略语的使用空间范围小，跨地区的缩略语容易产生交际障碍。例如“两学一做”作为全国通用的缩略语，其所指在全国都是明晰的；“双下沉，两提升”作为浙江省公文中的缩略语，使用地域仅在浙江，其他地区不容易理解它的具体所指。
1.3 公文缩略语有极强的规约性。公文缩略语是公文词汇的组成，与公文简洁、凝练、庄重、严肃的特点相一致，公文缩略语有极强的规约性，表现为公文缩略语的形成要符合约定，使用要标准规范。
公文缩略语必须遵循公文词汇的基本要求和使用规则。日常交际中的缩略语可以是“一词多义”或“一义多形”，比如“白骨精——白领、骨干、精明”等。公文缩略语所表示的意义和缩略语形式之间是“一一对应”关系。例如，“人社部”是中华人民共和国人力资源和社会保障部的简称，就不能将其理解为原国家人事部。
公文缩略语的使用必须符合规范。首先，公文中机构的简称除了所指内容明确外，还必须得到认可，否则要进行标注，比如，中央全面深化改革领导小组简称“中央深改组”，由于成立较晚，使用简称时经常添加注释。其次，公文中缩略语的使用必须符合下級服从上级，地方公文服从中央公文的规范。例如，“两学一做”最早由中央提出，之后在全国范围内开展，其运用和理解都不是随意的，都必须符合规范。“五单一网”是郑州市政府公文中提出的缩略语，在郑州市使用可以准确理解，在上行文和平行文中使用就必须说明其所指，不然就不合规范。
2 档案建设要分级整理公文缩略语
公文缩略语使用频率高，且具有时代性和地域性，准确理解档案中的缩略语是利用档案的关键因素之一，因此在档案整理时应当有意识地收集整理公文中的缩略语，采用注释的手段进行标注。档案作为一个系统工程，实行分级分类管理，公文中缩略语也应当分级整理，作为档案工作的补充材料，采用注释的办法，将公文缩略语的具体所指进行标注。同时，应当对公文中的缩略语定期进行整理，收集一段时间内出现的缩略语，建议省级档案部门将每年出现的缩略语进行采集整理，采用辅助资料、著作、工具书等形式印发或出版，不但能对准确理解公文档案有益，也能反映特定时间内我国社会政治经济的发展变化，为经济、政治等其他学科提供研究材料。
3 结论
档案是打破时间和空间、维系人类社会整体延续性的重要体系。公文和公文形成过程中产生的文字材料是档案整理的主要内容，在这些材料中包含有大量的缩略语。缩略语的使用与公文语言的特点密切相关，公文缩略语类型多样，使用频率高；具有很强的时代性、地域性和规约性。公文档案中缩略语的准确理解关系到档案的解读和利用，因此在档案建设的过程中应当有意识地对缩略语进行收集整理。
参考文献：
[1]袁辉、郭其智.公文语言学纲要[M].西安：陕西人民教育出版社，1998：1.
[2]黄伯荣、廖序东.现代汉语（第五版）[M].北京：高等教育出版社，2012：220
（作者单位：郑州大学文学院 来稿日期：2017-08-20）
