大数据时代档案管理模式变化研究
莫庸
[摘 要] 大数据时代的到来，对整个世界的生活和工作方式有非常深刻的影响，给人们的生活和工作提供了便利，人们越来越离不开大数据技术，大数据也给档案管理工作带来了比较大的冲击，档案管理模式已经发生了较大的变化。为此，文章对大数据时代档案管理模式的变化进行研究，希望对促进我国档案管理事业的发展有所助益。
[关键词] 大数据时代 档案管理模式 研究
中图分类号：G271 文献标志码：A
随着大数据时代的到来，档案管理理论和大数据体系已经发生了比较大的变化，大数据、大方向、大曝光和大平台等理念得到了快速的更新，数据的来源变得更加广泛，内容不断得到丰富，档案内容和收集方式越来越多样化。在进入新时代之后，应该针对档案管理模式的变化，积极寻求各种新的途径来不断完善档案资源的收集和拓宽，认真做好档案资源的收集工作，提升档案大数据资源的覆盖率，建成多位一体的档案安全防护网络，真正做好档案安全保密工作，强化档案管理的职能，建成务实、高效的档案行政管理体系。
一、大数据对档案管理工作的影响
大数据时代的一个主要特征是信息的规模非常庞大，导致许多有效的信息不能完全被我们获取。为了有效解决这个问题，现在发展出了大数据技术，其可以通过使用一些主流的分析软件，在有限的时间内对所获取的信息进行有效的整合，并通过应用数据挖掘技术，对数据背后有价值的信息进行深入提取，这在企业决策当中，可以发挥非常大的作用。过去，企业经常只是看到大数据表面的信息，但对其实质的了解并不是非常多，经常会导致一些误判情况的出现，随着大数据时代的发展，人们的认识得到深化。此外，在进入大数据时代之后，档案存储的空间不断增加，数据量呈几何倍数增加，数据的类型也非常繁多，数据的利用率不断提升，数据背后的价值逐渐得以展现，各个单位的工作情况均可以得到具体的记录和归档[1]。
在我国发展的过程中，并没有特别重视档案管理工作中的不足。然而随着大数据时代的到来，人们已经开始重新审视档案管理工作的重要性，这也为档案管理工作的开展，带来了难得的契机，只有不断提升档案的管理水平，才能促进档案管理的科学化。在进入大数据时代之后，各种数据显得越来越重要，档案管理工作的重要性变得越来越突出。在开展档案管理的过程中，需要认真做好数据的整理和记录工作，如果简单采取传统的工作方式，难以满足现代工作的需要。企事业单位应该加强对档案管理工作的思考，对档案管理方式进行合理选择，最大程度利用其中有价值的数据和信息。电子档案管理方式的应用，给档案管理工作的开展提供了一条新的途径，之前落后的管理模式面临被淘汰的局面，通过将电子计算机技术应用到档案管理过程中，可以进一步提升档案管理工作开展的效率，进一步丰富档案管理工作内容，为时代发展提供更好的服务。
二、大数据时代档案管理工作所面临的挑战
大数据时代的到来既给档案管理带来了挑战，也带来了机遇，传统的档案管理难以满足时代发展的需要。由于我国科学管理档案开展的时间还相对较短，档案管理中产生的数据量增加非常迅速。在传统档案管理中，通常是采用纸质材料进行记录，面对大量的电子数据，往往显得捉襟见肘，传统管理模式也出现了各种弊端，这给现代档案管理带来了很大的挑战。在进入大数据时代之后，各种档案资料采用数字化形式进行记录的，这给信息的安全性和隐私性带来了非常大的挑战。在过去很长一段时间，对档案采取的安全措施往往没有做到位，黑客盗取电子数据的现象经常出现，很容易导致重要信息的丢失，给单位和个人造成了非常大的损失，不利于档案管理的健康发展[2]。
三、大数据时代对于档案管理工作的管理策略
采用更加先进的技术手段。在进入大数据时代之后，面对大量的档案数据，如果采用手工管理模式、单一的计算机输入，已经难以跟上档案数据增长的步伐，可以将云计算应用到档案管理中。云计算具有规模大、可靠性高、通用性强的特点，通过对大数据计算的应用，可以进一步降低档案管理中投入的人力和物力。但由于档案部门人员的技术能力较差，各种IT人才相对比较匮乏，无法靠自身来开发云计算技术，需要寻求与云计算服务商进行合作，开发出适用于档案管理的云计算系统，这种方式下的安全保障和安全管理只能由服务商提供，虽然双方的职责分得比较清，但在数据采集、储存、访问和传输环节，依然存在着各种漏洞，黑客很容易通过这些漏洞发动攻击，各种档案的安全性难以得到保证。在未来档案管理技术的发展过程中，云计算技术必然是重要的发展方向，和网络服务商进行合作也是必经之路，在这个过程中，需要认真考虑技术的自我主导和研发工作，及时排除各种影响档案安全的因素。
提升档案管理队伍的素质。档案管理人员的自身素质对档案信息化建设效果，有着非常直接的影响。在档案原始数据到数字化的转化过程中，需要将生产、财务、销售等方面的人员有效关联起来。为了提升档案管理人员的工作素质，需要认真做好档案管理人员的培训工作，积极利用业余时间对档案管理人员开展相关的业务培训，让其掌握各种先进的档案管理技术方法，能够熟练操作各种档案管理软件，及时更新自己的档案管理理念，具有处理复杂档案管理环境的能力。
随着大数据时代的到来，各种电子文件越来越多，各种数字档案建設变得越来越多，现代信息技术在档案管理当中的应用越来越多，档案管理技术也越来越现代化。通过采用集团化的档案管理平台，可以实现对档案数据的统一存储和管理，为开发其中有价值的信息提供有效的帮助。此外，通过档案管理平台的应用，还可以为档案数据的应用提供便利，相关工作人员可以及时登录该平台来获得相关的数据，并及时应用这些数据，将档案数据的作用充分发挥出来。这些平台甚至可以直接放到网络当中，并给不同档案管理人员以不同的管理权限，给开展档案管理提供更大的便利，可以在线开展各种办公，拓宽档案管理人员开展工作的空间[3]。
为开展档案科学化管理建立一个完善的保障体系。为了提升档案管理系统的保障水平，应该从三个方面入手：首先应该不断强化管理者的科学发展观，其应该具有符合科学发展观的思想，能够及时面对档案管理问题，积极深入开展各种档案调查工作，以服务的态度来面对档案管理工作，不断在开展档案管理中进行创新。此外，还应该建立完善的制度体系。从宏观立法和微观运行两个角度，推进档案管理走上科学化的轨道，将档案发展事业纳入社会发展规划当中。各部门应该对档案管理予以足够的重视，制定相应的责任制度，不断提升各种档案管理工作的规范化，不断在开展工作中将自身的主动性和创造性发挥出来。最后应该将各种先进的档案管理技术应用到档案管理当中。例如，可以将大数据技术应用到档案管理当中。通过该技术的应用，及时提取出档案中各种价值的信息，对各种档案信息的进行有效的分类，方便对这些档案信息的使用。
四、结语
大数据时代的到来，给档案的管理提出了更高的要求。传统档案管理中出现的问题，应该引起档案管理人员的足够重视，认真分析问题发生的原因，及时采取有针对性的措施，建立更加科学的档案管理体系，将包括大数据在内的各种先进的档案管理技术应用到档案管理过程中，认真做好档案管理人员的培训工作。
参考文献：
[1]左平.大数据时代的电子档案管理与服务[J].通讯世界.2017（03）：22-23.
[2]朱红艳.医院电子档案的优势分析以及管理策略探讨[J].办公室业务.2019（15）：37-38.
[3]迟永生.新时期关于加强电子档案管理的建议[J].牡丹江教育学院学报.2019（07）：55-56.
