档案形成在前 档案管理在前
高爱民+张长林+刘芳
摘 要：“档案形成在前”理论促使档案管理回归本位。“档案形成在前、档案管理在前”理念和档案管理与业务流程一体化管理信息系统，是“档案形成在前”理论在建设项目档案管理实践中的有益探索，对数字时代的基建档案管理具有重要意义。
关键词：档案形成在前；档案管理在前；建设项目；电子档案
1 引言
随着信息技术的迅速发展，产生了大量的电子档案，同时它也对如何管理电子档案和档案学理论带来了挑战。传统的档案学理论认为：档案是由文件转化而来的，并把立卷归档作为文件与档案的分水岭，固化了文件“归档”后才是档案的意识，造成对电子档案的管理越来越显得难以适应。而由文件生命周期理论中引出的前端控制思想，试图适应信息技术发展的需要，但由于其囿于文件阶段性划分，实际上已经蜕变为不伦不类的电子文件管理，而很难在电子档案管理的实践中发挥应有的作用。文件生命周期理论和以“归档”制度为核心的传统档案学理论这对孪生兄弟，在数字时代已显现老态，时代在呼唤新理论的出现。
刘东斌先生2007年开始陆续发表的《论档案形成在前》[1]《信息时代：档案形成在前说的理论意义》[2]等系列文章，提出“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”“立卷归档是档案组织管理的要求，而不是档案形成的必要条件”等观点，这是基于对我国档案历史现象和现实工作的周密考察、深度分析而得出的结论，揭示了档案的本质属性和档案管理问题的原因所在，对数字时代的档案管理及其相关工作都具有启迪和指导作用。
本文就是笔者将“档案形成在前”理论应用于建设项目档案管理实践中的探索与思考。
2 建设项目档案形成在前
2.1 建设项目纸质档案形成在前。冯惠玲教授认为：“各种各样的档案的具体形成过程尽管不同且很复杂，但从其制作动机角度可大致分為两种类型：一是在其被制作时就是档案，其制作者具有明确的档案意识，其制作目的就是为了让其在时间上传递，为了日后的查证、使用，为了给日后的自己或后人留下明确的原始记录……。二是在其被制作时并不是‘档案。‘有意制作的档案的‘优势是制作材料较好，追求耐久性，格式严格、规范，便于长久保存且留存状况较齐全、完整；其‘劣势是内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实甚至有意作伪、抑恶扬善、报喜不报忧等内容上的偏差、错误。”[3]建设项目的纸质载体档案属于冯教授论述中的第一种“在其被制作时就是档案”类型。这里以公路建设项目为例给以剖析：公路建设项目档案的内容、格式、签字流程等，是根据《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》《公路工程质量检验评定标准》等法规和标准提前设定的。从承包商的自检，到监理工程师的验收签字直至归档，档案流程是预定的；从承包商的质检员，到专业监理工程师、驻地监理工程师和总监理工程师直至建设单位工作人员等，在介入相关工作时，都知道这些资料是原始的具有唯一性的档案，具有明确的档案意识。水利、房建等建设项目和公路建设项目一样，也都具有内容、格式、签字流程被预设，相关人员具有明确的档案意识等共同特点。所以，建设项目的纸质载体档案属于“在其被制作时就是档案”的类型。
结合冯惠玲教授的观点和建设项目档案的特点，可以得出以下结论：1.建设项目的纸质档案“在其被制作时就是档案”，自然也就形成在前，印证了“档案形成在前”理论在建设项目领域的正确性；2.因为建设项目档案的真实性存在先天“劣势”，只有提前介入、管理在前，才能克服“有意作伪、抑恶扬善、报喜不报忧等内容上的偏差、错误”。
2.2 建设项目电子档案形成在前。建设项目场面分散、工序繁多，单一的文字记录方式很难全面反映项目活动的内容和背景信息。包含图片、声频、视频、文字等信息的多媒体电子记录，能更直观真实地记录和再现活动过程。随着建设项目管理信息化的发展，电子信息的类型和数量也越来越多，电子档案的管理也越来越重要。
关于电子档案，刘东斌先生认为：“在计算机上形成的原始记录，首先要保存到计算机的硬盘上，而在计算机硬盘上保存的这份原始记录正是电子档案，正是电子档案的原件。而需要办理或执行的则必须将这份原始记录（电子档案）复制成电子文件发往有关部门办理执行。”[4]“电子档案形成在前，是电子文件的前身，电子文件是电子档案的复制件。”[5]
建设项目管理信息系统IT部分（见下图）一般包括：1.终端设备，包括智能手机和个人计算机等；2.数据库；3.服务器；4.网络，包括移动网络和InterNet网络等。
建设项目管理信息系统的信息流程可以概括为：终端设备采集的信息通过移动网络（或InterNet网络）、服务器实时传送到数据库后，作为第一手的原始记录直接形成电子档案；数据库和服务器复制档案中需要的信息，根据定义流程和用户请求推送或分发；终端设备通过移动网络（或InterNet网络）接收服务器推送或分发的信息。
档案是信息的记存，管理是信息的利用。管理信息系统在集成化方面的发展和深入应用，使建设项目的档案管理流程与业务流程相互融合，业务活动形成档案，档案流程贯穿服务于业务活动；电子信息在被传输到数据库的一刹那即被保存为原始记录成为档案，经复制后再进行信息的推送和分发。以上现象直观地证明刘东斌先生“档案形成在前”理论的正确性和适用性。
2.3 “档案形成在前”理论在建设项目管理实践中的应用。笔者参与编制河南省地方标准《公路工程工序质量节点实时监控规程》（DB41/T1164-2015）和建设项目管理信息化过程中，把管理科学与信息技术相结合，通过对监理、施工等单位的实时控制，取得了显著的效果。在反复总结提高之后，逐步领悟到档案管理是实时控制和管理信息化的基础。没有科学规范的档案管理，项目管理信息化就会徒有其名、夭折短寿。
建设项目档案内容繁多、来源复杂、变化多端，规范电子档案的管理需要正确的理论作指导。在对许多档案学理论学习研究的过程中，深感“档案形成在前”理论扎根实践、逻辑严谨。以“档案形成在前”理论为指导，我们在实践中逐步形成了“档案形成在前、档案管理在前”的理念，开发完善的档案管理子系统在档案管理标准化的基础上实现了档案管理与业务流程一体化，使档案与业务管理相互融合、相得益彰。
“公路建设项目业务流程与档案管理一体化管理信息系统”的主要内容如下：行业管理部门建立数据库和服务器供各个建设项目集约共用；建设单位牵头，监理和施工单位等依照相关技术标准制定工作节点及其内容；通过移动端、pc端，工作人员采集信息并以电子数据或电子记录的方式实时上传到数据库，直接形成档案；数据库服务器按业务流程规定的信息即时推送分发给相关人员；相关人员按权限检索查询实时业务信息；档案保管与利用做到存查分离等。
“公路建设项目业务流程与档案管理一体化管理信息系统”已在许多公路建设项目推广应用，取得了档案管理和项目管理双丰收，从实践方面也证明了“档案形成在前”理论的正确性和“档案管理在前”的实际意义。
3 “档案形成在前、档案管理在前”对建设项目管理的意义
3.1 有利于建设单位的档案管理工作。《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）规定，建设单位应履行的职责包括：负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案等。
《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》第五条规定，“公路建设项目档案工作实行项目法人负责制”；第六条规定，“项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照‘谁形成谁负责的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人”。
按照以上规定，建设单位（项目法人）是档案管理直接的监督者，其监督工作直接影响着档案的真实性和完整性等。在实际工作中，按照档案归档移交制度，移交前档案由监理、施工等参建单位负责形成和保护，归档移交的验收工作由档案行政管理部门负责，归档后也由档案行政管理部门或其他专门机构保管。以上现象造成建设单位（项目法人）的工作人员一般仅仅重视“归档移交”工作，项目管理层内日常的档案管理消极被动。专业档案工作者也囿于移交后实体保管的观念和受人力资源限制等，难以越过“归档移交”的分水岭。
刘东斌先生认为：“其实，档案并不是因为立卷归档才成为档案的，立卷归档只是档案管理工作的一项内容，而档案与档案管理工作是两回事。把文件与档案看成是‘前身和‘转化的关系，恰恰是档案管理工作造成的。作为档案来说，立卷归档与未立卷的没有任何区别，但作为档案管理工作来说，不立卷归档就不便于查找利用。立卷归档是档案组织管理的要求，而不是档案形成的必要条件。”[6]按照刘东斌先生的观点，需要通过理论和制度两个方面同时来着手解决档案管理存在的问题。为此，我们确立了“档案形成在前、档案管理在前”的理念，这样，就可以使建设单位（项目法人）从思想认识上摒弃“归档”这一思想障碍，责无旁贷、积极主动地按照相关法规监督监理、承包商等参建单位的档案工作，把档案材料与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目档案材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
3.2 有利于档案相关人形成法规遵从性。按相关规定，建设项目档案应在交（竣）工验收前验收移交。建设项目工期长达数月、一年、数年，大量档案从形成到移交经过的时间较长，监理、施工等单位作为移交前的档案形成和保管主体受利益驱动，往往仅在交（竣）工验收之前的短时段内突击整理档案，后补现象严重损害了档案的原始性和真实性。
“记忆的缺失不仅是过去的缺失，而且是未来的坍塌。”[7]如果今天不能共同建构真实的昨天，今天的建设者就可能失去认同、迷失方向；如果预知明天不能追溯真实的今天，今天的建设者就可能失去敬畏、肆无忌惮。真实的档案资料可以再现建设项目施工管理的细节过程，是举证查因的凭证材料。重视档案的日常管理工作，保证建设项目原始记录的真实性，对构建真实完整的集体记忆乃至社会记忆至关重要。刘东斌先生指出：“档案的原始记录表现在，不管是记下当时对某个问题的瞬间想法，还是严谨的论述，哪怕是只有一个字、一句话，也同样都是原始记录，同样都是档案。”[8]
树立“档案形成在前”理念、制定“档案管理在前”的管理制度，确保档案及时归档、严格保管，形成真实完整的原始记录，可以弱化现行归档移交制度造成的弊端，强化相关人员对档案法律效力的敬畏，自觉形成法规遵从性。
树立“档案形成在前、档案管理在前”理念，促使建设项目参建人员在法规遵从性基础上强化档案意识和法律意识，具有积极的现实、历史和社会意义。
3.3 推动业务流程与档案管理一体化。特里·库克先生曾强调档案工作者“开始作掌舵员，而不是作船手”；还指出：“我们必须认真研究立档单位的职能、业务过程和工作程序，帮助它们决定何时何项工作是关键的，使它们明白只有文件才是其重要职能、举措、事务活动的重要的凭证，促进其进行系统设计，把信息系统变为文件存贮系统，区别信息与文件，使文件的内容、结构和来源作为集体记忆乃至整个档案遗产的组成部分保存下来。”[9]特里·库克先生这里论述的“文件”应等同于档案。
特里·库克先生发表该论述至今已经20多年，档案学理论的发展和长期的管理信息化实践，在证明其论述正确深邃的同时，也可以把蕴含“开始作掌舵员”的意旨清晰地表达出来：档案管理不能从“归档”开始，而应从档案形成开始，需要提前介入。“单位的职能、业务过程和工作程序”与档案管理相互依赖，信息系统与档案系统相互依赖。
与特里·库克先生的论述一致，建设项目的业务流程与档案管理相互依赖，业务活动形成档案，档案管理服务于业务活动。独立或后置的档案管理难以生存，缺少了档案管理的管理信息系统也像没有灵魂的“盐柱”。
“档案形成在前、档案管理在前”的理念体现了档案工作者“工作中心由档案转向档案活动和档案行为”[10]“开始作掌舵员”的发展方向。在信息技术高度发达的今天，管理科学、工程技术与信息技术等相结合，开发业务流程与档案管理一体化的信息系统，既是可行的，又是必要的。
4 结语
笔者参与编制的河南省地方标准《公路工程工序质量节点实时监控规程》（DB41/T1164-2015），以及开发的建设项目业务流程与档案管理一体化管理信息系统，已在许多建设项目实施应用，取得了很好的管理效果。实时监控的实现及其管理作用的充分发挥，离不开档案背景信息即时管理的基础作用。
工序质量节点理论研究中所依据的事前控制和过程控制等理论，与“档案形成在前”理论原理不谋而合，在实践中形成的“档案形成在前、档案管理在前”理念，不仅能够提高档案管理水平，而且对建设项目的管理也具有积极意义。
参考文献：
[1][6]刘东斌.论档案形成在前[J].档案管理，2007（2）：17～21.
[2][8]刘东斌.信息时代：档案形成在前说的理论意义[J].档案管理，2007（4）24～28.
[3]冯惠玲，张辑哲.档案学概论（第二版）[M].北京：中国人民大学出版社，2006：9.
[4][5]刘东斌.“档案形成在前”说对电子档案管理的启示[J].档案管理，2007（3）：14～18.
[7]徐友漁.记忆即生命·城市牛哞[M].西安：太白文艺出版社，2001.
[9][10]特里·库克，电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].刘越男编译.山西档案.1997（2）：7～13.
（作者单位：高爱民，郑州市公路管理局；张长林、刘芳，河南省交通运输厅公路管理局 来稿日期：2017-06-19）
