关于对《河南省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法》的解读

    刘道英

    按照农业部等六部门《关于认真做好农村土地承包经营权确权登记颁证工作的意见》的有关精神，为进一步规范河南省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理，依据农业部、国家档案局《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》，河南省农业厅、河南省档案局制定了《河南省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法》 （以下简称《实施办法》） 。现对该《实施办法》作以下介绍：

    1 《实施办法》的框架结构和主要内容

    1.1 框架结构。《实施办法》一共有十九条。一是涉及总则类的规范有4条，如，第一条、第三條、第四条、第十七条等；这类条文对分则条文的实施具有指导作用，是普遍适用的。二是涉及各类行为主体的职责规范的有9条，如，第五条、第六条、第十一条至第十七条等。三是涉及档案规范的有5条，如，第二条、第七条至第十条等，主要对河南省农村土地承包经营权确权登记颁证档案的定义、归档范围与保管期限、归档要求、整理细则作了具体的要求。

    1.2 主要内容。

    1.2.1 关于承包地确权档案的定义。《实施办法》第二条规定：农村土地承包经营权确权登记颁证（以下简称承包地确权）工作中形成的，对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的文件材料的总称，是承包地确权的重要凭证和历史记录。

    1.2.2 关于对归档范围与保管期限的规定。《实施办法》第七条规定：承包地确权档案主要包括综合管理、确权登记、纠纷调处和特殊载体类，其保管期限分为永久和定期。具有重要凭证、依据和查考利用价值的，应当永久保存；具有一般利用保存价值的，应当定期保存，期限为30年或者10年。

    1.2.3 关于对归档要求的规定。《实施办法》第八条规定：凡需归档的文件材料要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备，使用的书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管的要求。第十二条规定：县（市、区）级国家档案馆负责存放一套当地完整的承包地确权档案（包括纸质档案、电子档案），纸质档案必须是原件。

    1.2.4 关于对整理细则的规定。《实施办法》第八条、第九条和第十条规定：承包地确权纸质档案应按照《文书档案案卷格式》和《归档文件整理规则》的标准进行整理。形成的工作底图、地块分布图等，按照《技术制图复制图的折叠方法》中图纸的折叠要求整理归档。

    确权登记类中具体涉及农户的有关确权申请、身份信息、确认权属、实地勘界、界限图表、登记和权证审核发放等文件材料，应当以农户为单位“一户一卷”进行整理组卷。

    特殊载体类文件应按照国家相关档案业务规范标准进行分类整理。电子文件和使用信息系统采集、贮存的数据以及航空航天遥感影像需用不可擦写光盘等可靠方式保存。

    2 确权登记颁证档案整理细则

    本整理细则主要针对承包地确权工作中“确权确地”档案的整理，对于“确权确股”和“确权确利”档案的整理，各地可根据实际情况参照此细则执行。

    2.1 综合管理类。综合管理类文件材料整理标准按照《〈归档文件整理规则〉实施细则（试行）》执行。

    2.2 确权登记类。

    2.2.1 综合文件材料。按照《〈归档文件整理规则〉实施细则（试行）》标准，以“村”为单位，按“件”整理。

    2.2.2 “一户一卷” 文件材料。确权登记类中涉及农户的文件材料，参照《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）标准，按“一户一卷”整理归档，采用软卷皮装订，以案卷号排列次序装入盒内保存。

    （1）涉及农户需要归档的文件材料有13种：农村土地承包经营权登记簿（承包地块示意图）、承包方调查表、承包地块调查表、农村土地承包经营权公示结果归户表、承包合同、包方代表声明书、身份证复印件、户口本复印件、委托书、委托人身份证复印件、公示无异议声明书、农村土地承包经营权登记申请书、其他对权属确定有凭证作用的文件材料。

    （2）卷内文件排列。“一户一卷”： 案卷封面（软卷皮）—卷内文件目录—农村土地承包经营权登记簿 —承包方调查表—承包地块调查表—农村土地承包经营权公示结果归户表—承包合同—其他—备考表—案卷封底（备考表可以代替案卷封底）。

    （3）编写页码。在有效文字页面正面的右上角、反面的左上角编写，用铅笔编写（也可以用打码机）。

    （4）案卷封面（软卷皮）。

    A.软卷皮外形尺寸。软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底采用长宽为297mm×210mm（可以定制）。

    B.软卷皮封面项目。封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、全宗号、目录号、案卷号。

    C.封面项目的填写方法。

    a.全宗名称：填写县级农村土地承包管理部门（应使用全称或规范化简称）。

    b.类目名称：填写“农村土地承包经营权确权登记颁证档案”。

    c.案卷题名：填写“××（乡）镇××村××组×××（承包方代表）土地承包经营权确权登记颁证（合同编号）”。

    d.时间：卷内文件所属的起止年月。

    e.保管期限：永久。

    f.件、页数：填写卷内总页数。

    g.归档号：不填。

    h.全宗号；各县级档案馆给立档单位编制的代号。

    i.目录号：不填。

    j.案卷号：封面案卷号按照《农村土地承包经营权要素编码规则》（NY/T2538-2014）相关要求编号。用农户合同号中的乡代码、村代码、组代码、户代码作为案卷号，共12位数字。

    （5）卷内文件目录。

    A.卷内文件目录格式。采用国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。

    B.卷内文件目录项目。包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

    C.卷内文件目录填写方法。

    a.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

    b.文号：不填。

    c.责任者：填写形成档案并负有责任的单位或个人。

    d.題名：按照卷内每张表的名称照实填写。如，农村土地承包经营权登记簿，承包方调查表；承包地块调查表；农村土地承包经营权公示结果归户表。

    e.日期：文件的形成时间。即分别填写每张表形成的时间。填写时可省略“年”“月”“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。

    f.页号：填写每份文件首页所对应的页号；最后一份文件，填写起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。

    g.备注：用于填写卷内文件特殊情况的文字。

    （6）卷内备考表格式。

    A.卷内备考表外形尺寸。卷内备考表规格为：297mm×210mm。

    B.卷内备考表项目。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

    C.卷内备考表填写方法。

    a.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立案后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。情况说明可以手工填写，也可用计算机打印。

    b.立卷人：由责任立卷者签名。

    c.检查人：由案卷质量审核者签名。

    d.立卷时间：立卷完成的日期。

    （7）装订。装订方式可采用“三孔一线”在案卷左侧装订。

    （8）案卷目录。

    A.全部案卷装订完后，应填写案卷目录。

    B.案卷目录表格规格为：297mm×210mm。

    （9）卷盒格式。

    A.卷盒外形尺寸。采用310mm×220mm（长×宽），其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

    B.卷盒封面应填写全宗名称（同软卷皮一致）及“农村土地承包经营权确权登记颁证档案”（可以

    直接印制上去）。

    C.盒脊项目包括：承包地确权档案、全宗名称、保管期限、年度、起止卷号、盒号。

    D.盒脊项目填写方法。其中年度是指文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。起止卷号填写××——××卷。盒号可按不同保管期限每年从“1”开始流水编制盒号，用铅笔编制填写，其余项目的填写方法同软卷皮格式。

    （10）填写要求

    A.填写案卷封面时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整（或先行印制）。

    B.签字部分须用钢笔或签字笔填写或盖个人印章，严禁用打印机直接打印。

    （11）印制的卷盒、软卷皮应为无酸制品。

    2.3 纠纷调处类。按照《〈归档文件整理规则〉实施细则（试行）》（豫档发[2001]9号）标准，按“一案一件”整理。

    2.4 特殊载体类。录音、录像、照片等声像类档案以及电子类档案整理按照《磁性载体档案管理与保护规范》《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》执行，归入单位相应类别档案中。