广州地铁项目档案团队建设情况的调查分析与若干思考
王彩虹 管先海
广州地铁工程建设投资大，项目周期长，参建单位广，涉及工程专业和产生档案数量多。以一条线路为例，统计如下：建设投资4亿～5亿元/公里，建设周期5年，工程专业40多个，主参建单位100多个，产生档案数量12000多卷。
地铁项目档案是地铁工程建设的项目成果，是项目专项验收和审计的依据，也是地铁日后运营管理的重要支撑。要做好地铁项目档案，确保项目档案质量，除了要对项目档案进行全过程管理、加强对形成文件的管控、建立标准、规范业务外，还要加强项目档案人才队伍的建设。
广州地铁集团公司建立了“一体化、集中式”的档案管理架构。一是设立专门决策机构，成立公司档案管理委员会，协调解决档案业务的重大问题。二是设立档案管理专职机构，由集团公司办公室统一领导档案业务。三是设立专业验收机构，由验交管理、工程建设、档案管理等多个专业共同组成档案验收专业组，专门负责工程项目档案验收。同时建立了广州地铁集团公司、各部门、参建单位三级档案人员组成的地铁项目档案工作网络，实现档案管理的全覆盖。本文以广州地铁一条在建线路为例，对广州地铁项目档案团队建设情况进行了调查分析，并引发了几点个人思考。
1 广州地铁项目档案团队的基本情况
目前广州地铁集团公司有专职档案人员38人（其中集团办公室档案资料部 18人，建设总部档案资料部 10人，运营总部档案资料部 7人，房产總部档案室 3人），在建线路参建单位有专职档案人员200人，合计238人。
从档案团队人员学历方面统计，主要包括硕士研究生以上、本科学历人员、大专及以下人员等，其中硕士研究生以上20人，占8.4%；本科学历人员120人，占50.4%；大专及以下人员98人，占41.2%。
从档案团队人员职称方面统计，主要包括高级职称、中级职称、初级职称、无职称等，其中高级职称15人，占6.3%；中级职称65人，占27.3%；初级职称90人，占37.8%；无职称68人，占28.6%。
从档案团队人员专业方面统计，主要包括档案专业、工程类专业、经济及行政文秘专业、其他专业等，其中档案专业20人，占8.4%；工程管理专业110人，占46.2%；信息管理专业30人，占12.6%；经济及行政文秘专业20人，占8.4%；其他专业58人，占24.5%。
从档案团队人员年龄方面统计，分布在60后至90后，其中广州地铁集团公司年龄分布均匀，老中青结合；参建单位以80后、90后居多。具体情况是：60后39人，占16.4%；70后50人，占21%；80后91人，占38.2%；90后58人，占24.5%。
从档案团队人员性别方面统计，无论是广州地铁集团公司，还是参建单位，女性偏多。具体情况是：男性档案人员85人，占35.7%；女性档案人员153人，占64.3%。
2 广州地铁项目档案团队现状分析
2.1 广州地铁项目档案团队优势分析。
2.1.1 业界领先。广州地铁项目档案团队人员规模在全国地铁行业中处于领先地位，目前全国地铁行业大发展，各个城市的地铁建设单位都很重视地铁项目档案工作，配备了专门的机构、人员、库房，但广州地铁经营20多年来，已开通运营9条线路，在建11条线路，一直是“一体化”的经营模式，在建设、运营、经营的过程中积累了丰富的档案管理经验，档案人员无论从规模、人员素质等方面都处于业界领先水平。同时依靠广州地铁咨询公司、设计院、培训学院等子公司，为同行单位提供地铁项目档案管理经验知识输出，创造了一定的经济效益，也锻炼了档案团队，提高了业务水平。
2.1.2 知识传承。广州地铁项目档案团队配备档案、工程等专业人员，搭配相对合理；人员年龄结构相对均匀，基本实现业务的“传帮带”，老员工带新员工，师傅带徒弟。广州地铁档案管理团队传承企业“阳光文化”理念，提出“阳光地铁，智慧档案”的宣传语，激励档案团队用智慧的头脑，在阳光、公开的氛围中推动档案事业的发展。
2.1.3 团队协作。个人的成长源于企业的平台，依赖于团队成员相互支持、协作，近年来，广州地铁项目档案团队不断开创新业务，高标准地完成了亚运6条线路专项验收工作，连续有7条线路获得广东省重大建设项目档案“金册奖”；同时，组织建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等共同编制档案行业标准《城市轨道交通工程文件归档要求与分类标准》，创新性地提出了地铁档案分类规则及编码体系，规范了行业标准，培养全国地铁行业档案管理人才队伍。
2.2 广州地铁项目档案团队劣势分析。
2.2.1 档案管理团队整体素质有待提升。“学习犹如逆水行舟，不进则退”，虽然配备各专业人员，很多也是档案管理、信息管理、工程管理等专业员工，但是随着地铁工程新技术的发展，档案信息化的发展，对档案业务人员提出了更高的要求和挑战，比如现在的BIM技术的运用，档案应如何实现归档，需要档案人员不断地去学习，更新知识结构，拓展知识面，学习新技术、新理念、新思维、新方法、新工具，才能应对新业务带来的挑战。
2.2.2 档案专业人员不足，团队职称偏低。从统计分析中可看出，档案专业人员配置不足，不到10%，工程专业和其他专业人员比较多，这对工作的开展存在一定的影响，特别是参建单位人员，以技术为主，档案人员学历不高，往往忽视对档案的收集整理，造成后期组卷、移交的不及时。另一方面，职称总体偏低，初级职称和无职称占60%以上，主要是参建单位档案人员，不是档案相关专业，又忙于工程管理，往往在工程建设的同时，忽视工程文件的收集，会对后期档案的整理质量产生影响。
2.2.3 企业管理方面的人员欠缺。地铁项目档案是为企业的经营发展服务的，在档案管理团队中，也需要配置熟悉企业运作的业务人员，比如合同管理、法律管理、经营管理等专业人员，在档案的收集、归档、利用中植入企业经营的因素，档案在今后企业经营中会发挥更大的作用，同时企业管理人员更熟悉企业各项业务管理，对归档文件的形成更为了解，特别未来更多是电子文件归档，档案与企业的业务发展更紧密，如果档案团队中有这类人员的加入，对业务的发展及档案团队的管理必将会有一定的促进作用。
2.2.4 复合型人才需要进一步培养。在现有团队成员中，有些员工是单一的工程管理专业、信息管理专业，但缺少档案专业知识，档案专业的人员又缺少信息管理、工程管理、企业管理方面的知识；同时，地铁档案来源广，收集工作量大，需要协调的部门、人员较多，除了专业技术能力外，对综合协调能力要求也比较高。地铁项目档案团队人员的知识结构，除了档案专业，还要学习企业管理、项目管理、工程管理、信息管理等知识，需要培养复合型人才。复合型人才要有一定企业管理知识，善于沟通和协调，善于带领和激励团队，善于正面激励和引导，充分发挥员工的特长和优点，并带领团队完成目标任务，这类人才目前在档案团队中比较稀缺，需要进一步培养。
2.2.5 参建单位档案人员的素质有待提升。参建单位档案人员主要存在流动、分散、素质参差不齐、易更换等特点，而且他们的档案意识也不均衡，有些单位，比如设计单位，档案工作比较规范，而且信息化程度比较高；而有些单位，基本的人员、设施、设备都没有配备，很容易因档案意识、档案认识的原因，造成档案的丢失、破损等，所以说档案人员意识是非常重要的。同时，参建单位档案人员很多不是档案专业，也需要加强培训和指导。
2.2.6 男性较少。地铁项目档案的管理需要经常到工地一线检查、验收、指导，而且随着馆藏的增加，库房的安全检查、调卷、上架管理都需要男性同时承担，当前团队成员中，女性比例较高，在男女结构方面需要尽量平衡一些。
3 几点思考
3.1 多吸收档案专业人员，强化职称申报。
3.1.1 多引进档案专业管理人才。针对档案专业人才偏少的情况，无论是地铁项目建设单位，还是参建单位都要多招档案管理专业人才，目前国内40多个城市都在建设地铁，急需地铁项目档案人才。结合地铁工程的特点及信息化发展的趋势，从团队的搭配和组合上来分析，地铁项目档案团队需要档案专业人才、信息管理专业人才、工程管理专业人才互相组合，才能做好地铁项目档案工作，所以非常需要档案专业人才和其他专业人才的组合搭配，以提升项目档案团队的整体合力和凝聚力。
3.1.2 鼓励团队成员积极申报职称。地铁建设单位和参建单位一般都是属于企业单位，对职称非硬性要求，但是作为从事档案专业的人员，应该积极地去申报职称，作为对本身从事工作专业的一种认可与肯定。专业职称也是地铁项目档案团队成员业务水平提升的一个方面，在完成工作的同时，及时总结，发表论文，也是不断提升自我素质的一种方式，参与职称评审后，有了一定的职称，对团队成员的职业生涯拓展有一定的促进作用。
3.2 打造团队凝聚力，建立团队文化。
3.2.1 建立地铁项目档案管理文化。广州地铁的管理理念是“文化引领，战略驱动”，运用到档案管理，尤为适用，地铁项目档案管理需要文化来引领，需要设定战略目标，以保持业务的可持续发展；档案管理的文化内涵展现在档案业务中，体现在每个档案工作者的精神中。广州地铁的项目档案管理文化内涵应包含协同、服务、创新、传承，同时要贯彻“阳光地铁、智慧档案”的档案管理理念。
3.2.2 建立员工对档案工作的认同感。团队的凝聚力需要员工的价值认同，需要员工对企业、对部门有归属感。档案工作也是这样，需要档案员工对本职工作认可、认同，才能充满热情、充满激情地工作。培养员工的认同感，需要档案团队确认共同的目标、共同的工作方向，对工作充满自豪感，而且通过工作平台能够实现人生的自我价值，要员工明白档案工作的使命，为档案工作的使命而奋斗。
3.2.3 建立地铁项目档案人员管理网络。建立每条地铁线路项目档案协作组，协作组成员由广州地铁和参建单位组成，协作组定期组织业务交流，调研学习，并组织合作共建，通过树典型，树标杆，以示鼓励，并号召向先进学习，培养项目档案业务人员团队，促进每条线路参建单位档案业务水平均衡发展，提高项目档案的质量。建立每條线路档案人员的微信群，定期在微信群推送最新的档案管理制度、标准等，也可随时解答参建单位档案人员提出的问题，特别是目前线路较远，不能及时到工地现场培训，通过微信可以及时解决问题，其他人员看到，也可以避免同类问题产生。
3.3 加强培训力度，提升团队业务水平。
3.3.1 加强业务培训。国家、省市档案局和高校有很多档案专业的培训班，可结合业务的需要和团队成员的业务特点，参加不同课程的业务培训，提升业务水平；针对参建单位的人员，定期举办培训，并颁布建设单位的上岗证，定期举办协作交流。目前广州地铁每周五固定为培训时间，举行培训，分土建、机电、系统、设计、拆迁等几十个专题和电子档案、声像档案专题，进行循环培训。
3.3.2 轮岗培养。目前轮岗培养是比较常用的一种方式，不同岗位的员工定期轮岗，能使员工快速全面掌握业务，在不同的岗位得到锻炼，也培养员工换位思考能力、全局观能力和主人翁的责任意识，对档案团队整体素质的提高有很好的促进作用，更有利于业务工作的开展和业务的提升。
3.3.3 跟岗学习。跟岗学习，主要是对新员工的一种培训、培养方式。新员工要到各个业务相关部门进行跟岗学习，以全面了解公司业务；同时在对同行单位的培训中也是常用的一种方式，比如广州地铁对昆明地铁、石家庄地铁的档案业务培训，对方是派档案业务人员到广州地铁进行跟岗学习，包括日常管理和项目档案的检查、验收等，通过培训交流，也促使广州地铁项目档案团队快速成长。
3.3.4 学习先进。定期组织档案部门人员“走出去”，学习先进单位的管理经验、优秀做法和业务流程，以开拓思维，不断总结经验，提升业务水平。比如，可以去地铁建设规模较大的北京地铁、上海地铁学习项目档案管理；可以去大型企业如电力、石油、兵器档案馆等学习档案综合管理；也可以去各省市先进标杆单位去学习，多吸收不同单位的经验做法，提升团队档案业务管理水平。
3.3.5 专门进修。很多高校都有进修班，比如中山大学资讯管理学院开设的档案专业在职硕士班，可以提升学历，学习专业理论知识，提升档案专业业务能力；中山大学管理学院、岭南学院都开设短期管理进修课程，对于走向工作岗位的档案人员，可以去进修，选择性地去学习一些管理类的课程，比如团队管理、绩效考核、沟通管理和项目管理等，对档案管理专业也是一个互补，特别是从事地铁项目档案工作的人员，由于地铁行业的特殊性，一般都是企业的运作模式，更有必要去系统性地学习一些企业管理知识，以扩充自己的知识结构，提升自己的综合素质和档案业务管理水平。
（作者单位：王彩虹，广州地铁集团有限公司；管先海，濮阳市档案局 来稿日期：2016-11-29）
