浅谈档案“三大体系”建设

2022.11.01

【摘要】档案“三个体系”建设是档案部门贯彻落实‘以人为本科学发展观要求的集中体现，是我们党执政为民宗旨在档案工作中的具体体现。档案资源建设体系是‘三个体系建设的核心和基础，是档案工作赖以生存和发展的必要因素；档案利用体系建设是目的，是档案工作最终的归宿；安全保密体系建设则是保障，是为档案资源体系和利用体系起保驾护航的作用，也是档案的生命线。现阶段，要围绕建立“覆盖人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系，确保档案安全的档案安全保障体系”的“三大体系”，努力促进工作，推动档案事业科学发展。

【关键词】档案；资源；利用；安全

深化档案资源体系建设着力改善档案资源结构

一是加强机关专业档案业务指导，严把档案案卷质量关，为接收进馆做好前期准备工作。专业档案有许多是覆盖人民群众的民生档案，接收这些档案进馆，对于改善馆藏结构，满足人民群众的利用需求意义重大。应制订机关专业档案清理整理计划，每年指导一定比例的机关单位完成清理整理工作，并推荐整理规范、管理科学、档案数量大、工作意识强的单位参加档案工作科学化管理规范测评工作，从而推动专业档案清理整理工作的开展；二是广开门路，开展特色档案的征集。面向社会各界发布《关于广泛征集历史档案资料的公告》，积极筹措资金，开展地方历史及特色档案资料征集工作，制定工作目标，把征集工作列入其中，规定完成的数量。通过捐赠、购买、交换、拍摄等手段，收集照片、票证、民间手工艺品、家谱、节庆纪念品等特色档案资源，形成特色馆藏，提升档案馆的社会化功能。点面结合，整体推进“双联”建档。针对“双联”档案种类繁多，内容丰富的特点，按照示范推广、以点带面、整体推进的思路，下达“双联”档案规范化建设目标任务。组织业务指导人员，对“双联”档案进行规范整理。对信息资源进行整合，在充分调研民生档案、专业档案保管及利用现状的基础上，将婚姻档案、计生档案、学籍档案等接收进馆。社保档案、医保档案、农保档案、房产档案采取寄存的方式，由档案局馆统一汇总编制民生档案查询指南，形成以档案局馆统一协调管理档案资源的管理模式，为档案资源科学配置和高效利用奠定坚实的基础。

深化档案利用体系建设优化档案公共服务效能

始终坚持以档案工作目标管理为抓手，采取整体推进、重点帮助、抓系统、促基层的措施，在不断完善机关单位档案工作组织管理、规范档案业务基础、改善档案保管条件、深化档案利用工作的基础上，督促、指导机关单位档案工作上水平、上台阶。一是加强档案信息化建设，对全部馆藏档案进行数字化，为群众提供快速便捷的档案查阅利用服务；二是进一步提高了查档效率，取消和免征一批行政事业性收费，全面取消查阅档案收费，取消档案证明费、复制工本费，真正实现查阅档案“零”收费。只需要凭一张身份证，就可以随时到档案馆免费查阅利用馆藏档案资料。三是推出系列制度，确保服务优质。制定了首问首接制度、查阅利用度制度、跟踪服务制度、限期办结制度和责任追究制度，进一步提升档案公共服务效能；免费为广大人民群众获取参加工作时间证明、核实工作年限、更正错误年龄、找回特殊工种、证明婚姻关系，办理失业、养老、医疗保险，落实党和政府有关惠民政策等提供档案信息服务，充分利用馆藏档案服务群众，惠及民生。四是加强窗口建设，实行承诺服务。承诺服务时限，无论是到现场查询，还是电话、网络查询，都是当场接待，马上办理，提供微笑、热情服务。牢固树立“档案工作为现实服务”的工作理念，以大力推进“温暖服务”为抓手，积极采取开通绿色通道、延时服务、远程服务等方式，为广大人民群众提供一站式档案文件利用服务，有效满足社会各界的档案利用需求。针对知青档案、改制破产企业档案利用需求进一步加大、众多办理提前退休、档案丢失补救等涉及群众切身利益的问题，积极为其提供优质高效的档案服务。

深化档案安全体系建设保障档案信息安全可靠

召开安全专题会议，研究部署档案安全工作，号召大家高度重视档案安全，明确档案安全责任人，完善相关制度，充分履行监管职能，采取有效措施加强档案安全管理。下发《关于加强档案安全保管工作的通知》，要求各立档单位要统一思想，提高认识，增强档案安全意识，同时健全制度，狠抓落实，完善安全保管长效机制；将档案的安全保管纳入档案工作年度检查和绩效考评工作指标体系，实行长效监督机制并加强培训和指导；对因忽视预防、疏于管理、制度不健全、责任不落实、人员不到位而发生档案安全责任事故并造成严重后果的，按照《档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关法律法规，严肃追究单位领导和档案人员的责任。提高全员档案安全意识；开展馆（库）自检。要求档案馆人员每日下班前进行安全巡查，看暖气和自来水是否漏水，将调出档案归库，锁好库房，关闭电源。对库内档案进行全面的大清点，借出档案一律催还。安排人员做好春节值班工作，每天巡查档案库安全，及时整改存在问题，并向局领导汇报险情，确保档案安全；开展安全大检查。要求全面实现馆藏档案资料门类清楚，账物相符；在档案馆库房内部及周围安装视频电子安全监控系统，消除安全死角，杜绝安全隐患，确保档案实体安全；安排业务指导人员按分工，深入各自负责指导单位，及时整改存在问题，在适当时机进行全面的执法大检查，对存在安全问题的将给予处罚。加强档案开放审查，全面排查档案开放情况，依法实施开放，杜绝失泄密事件发生；加强数字档案安全情况检查，确保档案数字化加工过程中、数据保管中、数据异地备份中安全无事故、切实消除档案信息泄密隐患；同时，安装档案信息防火墙，配备相应的防病毒系统和软件，确保泄密事故零发生。

作者简介

孙明军（1974.10—），男，吉林通榆，大学本科毕业，助理馆员。现从事通榆县能源利用与服务中心档案管理工作。