美国档案业务管理模型的发展演变

2022.11.02

周胜利+段荣婷

摘要：文章介绍了美国档案业务管理领域文件生命周期模型、开放档案信息系统模型和联邦机构文件管理框架模型的概况，评析了不同模型的特点，描述了美国档案业务管理模型适应实际需求不断发展演变的过程，并通过对比分析探寻了模型发展的内在规律，为我国档案管理理论与实践研究提供参考借鉴。

关键词：美国；档案业务；管理模型；发展演变

模型是理论的浓缩与精华，是理论和实践之间的纽带。档案业务离不开档案管理模型的指导，了解和把握档案管理理论与实践发展的途径之一就是了解与分析档案业务管理模型的结构与特点。

近年来，笔者对美国档案管理相关文献进行了研究，发现20世纪以来美国档案业务管理模型大致经历了三种形态的发展与演变。

1 文件生命周期（LC）模型——面向文档一体化管理的业务模型

1.1 文件生命周期模型概述。文件生命周期模型来源于文件生命周期理论，该理论产生自美国档案学者菲利普·布鲁克斯20世纪40年代提出的“文件生命周期”概念[1]。

文件生命周期理论是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种重要理论，文件生命周期模型在此理论基础上产生。模型结构如图1所示。

该模型反映了文件从形成到销毁或作为档案永久保存的完整过程。依据该模型，美国联邦政府文件管理模式按照现行文件归文件形成机关、半现行文件由文件暂存中心和联邦文件中心、非现行永久文件由国家档案馆管理的模式运行。

1.2 文件生命周期模型的评析。文件生命周期模型的产生与文件中心的成立有着内在的联系。二战时美国海军设立的文件中心曾引起档案界的广泛关注，引发了关于文件管理与档案管理一体化的大讨论，并由此形成了沿袭至今的美国档案与文件署（NARA）统一管理联邦政府文件、档案业务的一体化管理模式[2]。该模式下文件到档案按照相应轨迹运动。如图2所示。

经过60多年的运作实践，该模型展现出一定的理论优势，包括：

第一，模型揭示了全过程管理的思想与理念，把文件管理的要求贯穿于文件的整个生命周期；

第二，模型为文件的分阶段管理提供了实践指导原则。根据文件价值形态及服务对象的变化，文件的保管场所和管理方式可进行调整，实行分阶段管理，为各阶段文件找到最适宜的管理方法；

第三，模型为实现文档一体化管理和对文件进行前端控制提供了理论依据。模型表明从文件到档案的管理是一个系统工程，必须采取统一的工作制度、程序和方法来实施。

但该模型也存在一定局限性，主要表现为：（1）视角过于集中在文件本身，使得文件管理与档案管理的界限分外清晰；（2）过于强调文件与机构的关系、文件自身价值的变化以及运动轨迹的变化等，对描述电子文件运动的复杂状态难以胜任；（3）偏重强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系，面对电子文件的自身特点以及不同阶段界限日益模糊的现实，显得越来越难以适应。

2 开放档案信息系统（OAIS）模型——面向长期存取管理的业务模型

2.1 开放档案信息系统模型概述。开放档案信息系统模型（OAIS）是一个为侧重长期保存目的设计开发的信息系统提供参考的模型和框架概念，用以维护信息系统中数字信息的长期保护和存取。该模型是由美国空间数据系统咨询委员会（CCSDS）发起制定，于2003年作为国际标准（ISO 14721：2003）予以颁布。如图3所示。

该模型定义了六个功能实体：接收、归档存储、数据管理、存取、管理、保存规划，它们相互作用，共同完成OAIS的保存和服务功能。模型中包含三类信息包，分别是：存档信息包AIP、分发信息包DIP、提交信息包SIP，用于信息和数据的接收与交换。

2.2 开放档案信息系统模型的评析。OAIS模型是美国政府设计电子文件管理系统的重要的参考和依据，在政府部门中得到广泛应用，主要包括NARA电子文件档案馆（ERA）、美国陆军电子档案馆（AEA）、美国陆军档案信息管理系统（ARIMS）等系统的设计与开发。

与文件生命周期模型相比，OAIS模型的优势在于：

第一，模型强调了档案利用服务的理念。模型中设置保存规划模块的目的就是为了检测OAIS的环境，确保存储的信息在长期保存后仍能服务；

第二，模型同时支持数字形态和物理形态的存档信息。这些数字信息或是作为档案的主体，或是作为对数字资源、物理存档资源的支持信息存在；

第三，模型突出了档案信息著录的思想。模型中的接收和存取环节，必须辅以详细的描述性信息，使得对文件的存储和检索更加便捷、快速、准确；

第四，模型将档案信息与其它信息摆在同等重要地位。模型为存档概念的理解提供了一个框架标准，界定了需要长期保存的数字信息范围，将数字化文档信息与其它信息融为一体，共同存储服务。

但OAIS模型也有不足，其主要关注点是长期保存，过于重视接收以后的管理与利用服务等环节，对美国政府现行工作的前端指导和过程指导力度还不够，特别是面对日新月异、时刻变化的多样化任务及繁杂的行政管理压力，该模型尚不能满足实际需要。

3 联邦机构文件管理框架（FEA-RMP）模型——面向集成综合管理的业务模型

3.1 联邦机构文件管理框架（FEA-RMP）概述。FEA-RMP的全称是 Federal Enterprise Architecture - Records Management Profile，由NARA颁布，主要目的是将文件管理要求融入联邦机构架构（FEA）中。

3.1.1 联邦机构架构（FEA）概述。联邦机构架构（FEA）来源于组织架构（Enterprise Architecture，简称EA）。

组织架构（EA）是一种应用广泛的结构化机制，它将技术集成到企业的组成结构中，以提升组织竞争力。组织架构（EA）自20世纪80年代提出后，至今已发展成多个不同版本，比较具有代表性的有：美国国防部架构框架（Department of Defense Architecture Framework，简称DoDAF）、商业企业适用的开放组织架构框架（TOGAF）以及美国联邦政府推出的联邦机构架构（FEA）。其中联邦机构架构（FEA）是基于联邦政府组织机构现状，结合信息技术采购、使用和处理方法的特有结构模型。

联邦机构架构（FEA）包括五个参考模型，分别是绩效参考模型、业务参考模型、服务构件参考模型、数据参考模型和技术参考模型。其基本特点是：以业务规划为核心；注重流程整合，淡化部门概念，强调业务协调和统一；注重系统的关联性。业务过程与绩效管理、数据中心、技术实现条件是相互分离的，但相互之间又通过服务构件相连接，构成一个相互关联、密不可分的系统。如图4所示。

3.1.2 联邦机构文件管理框架（FEA-RMP）模型的由来。为应对联邦机构面对的一系列挑战：如文件管理程序不能很好地集成人员、政策、过程和技术；组织架构不能完全满足文件管理需求等，美国联邦政府决定在原有联邦机构架构（FEA）的基础上，将文件管理纳入其整体框架。2005年12月，NARA颁布了联邦机构文件管理框架（FEA-RMP）1.0版本[4]，对FEA的参考模型进行了改进，增加了文件管理框架（Records Management Profile，简称RMP）。如图5所示。

3.2 联邦机构文件管理框架模型的评析。FEA-RMP作为一个通用的、政府级别文件管理框架，满足了文件管理的要求，使得政府机关对文件收集、鉴定、保管、利用等环节与技术和业务流程紧密地联系在一起。

如果说OAIS模型偏重的是后端电子文件的归档和长期保管问题，那么FEA-RMP则充分展示了文件管理的集成性和前端控制性[5]。

第一，集成性。集成管理、一体化管理是信息社会文件管理的重要趋势。集成管理除了涵盖文件管理内部活动的集成外，还包括文件管理活动与生成文件业务活动之间的集成。但多年以来，二者的整合都不得要领。而FEA-RMP提供了一个切实可行的方案，它将集成理念着落在两个方面——活动的集成和技术、数据的集成上。活动的集成通过文件管理与联邦政府实施的FEA和电子政府有机联系在一起，在机构整体活动范围内为文件管理找到一席之地，使其成为机构运转不可分割的一部分；技术、数据的集成从技术和数据层面将文件与机构其他信息资源进行统一处理，最大限度实现了资源共享。

第二，前端控制性。与传统的文件管理工作相比，电子文件管理要求档案部门尽可能地提前介入到文件管理活动中，对文件进行前端控制。前端控制是对文件整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需求和管理功能尽量在文件形成阶段实现整合。前端控制理想状态就是电子文件管理活动能纳入机构信息建设的整体规划之中，成为其中不可分割的一部分。RMP正是通过建立与FEA的联系，切实地将文件管理活动与机构信息技术建设活动、文件生命周期与FEA五个模型融合在一起，使得文件管理功能得到合理的设置与实现。

目前，美国政府部门已充分认识到FEA-RMP的重要性，将其视为从战略上、全局上、管理上提升管理水平和信息化发展水平的重要理论依据。

4 比较分析

三种档案业务管理模型的产生与发展均有其必然性，与同时期信息技术的发展及政府部门对文档管理的需求相适应。模型各不相同、各具特色，在形成时间、来源理论、关键内容、特点优势、不足之处、应用情况等方面存在差异，如表1所示。

但模型之间又相互关联，其发展轨迹暗含20世纪以来美国档案管理发展的内在规律，即：（1）由分阶段管理向一体化管理转型；（2）由实体资源管理向电子文件存取管理转型；（3）由独立式管理向集成式管理转型。

5 结束语

他山之石，可以攻玉。探寻美国档案业务管理工作发展的内在规律，一方面可以使我们进一步了解美国档案业务管理工作的实际，另一方面又可以促进国内学者对档案业务管理模型研究的关注。由于新时期我国档案业务管理工作出现了许多新情况、新问题，正面临新的机遇与挑战。只有加大理论模型研究，才能推动我国档案管理工作迈上新的台阶。

*本文为2015年解放军原总参谋部立项课题《美军档案信息建设顶层设计研究——美国国防部信息体系架构及其借鉴》（参办（2015）49号）与南京政治学院立项课题《美国国防部信息体系架构》研究成果之一。