中小企业财务外包可行性分析及流程构建

    高薇

    【摘要】? 随着“大众创业、万众创新”的逐步推进，中小企业引起了社会各界的广泛关注。中小企业的规模一般都比较小，专业化水平较低，财务信息失真现象比较严重，融资问题已成为制约中小企业发展的关键性问题。随着业务流程以及管理方式的不断转变，财务外包方式受到越来越多中小企业的青睐。财务外包可以使企业更加专注于核心业务的拓展，提高企业的核心竞争力。文章以A公司的财务管理现状为基础，对A公司实行财务外包的可行性进行分析，并对A公司实行财务外包的流程进行了构建。

    【关键词】? 中小企业;财务外包;财务管理;融资

    【中图分类号】? F232? 【文献标识码】? A? 【文章编号】? 1002-5812（2019）03-0077-03

    财务外包对于中小企业来说，不仅是对业务流程的一次重新塑造，也是对企业价值链的一次重新整合。中小企业本身的规模较小，成本较高，业务化水平偏低，财务透明度不高，在发展中容易受到诸多方面的限制，其中融资难问题尤为突出。财务外包是提高企业绩效的有力手段，因此研究分析财务外包在中小企业中的应用具有重要意义。

    一、A公司财务管理现状

    A公司是一家集农副产品储藏、加工、出口为一体的公司，包括三家子公司，分别是：A冷藏公司、A蒜制品公司、A农贸公司。A公司属于外贸出口型企业，外销产品包括蒜制品以及果蔬等。A公司的大蒜初级产品源自于A蒜制品公司与A农贸公司，大蒜深加工产品源自于A蒜制品公司，其他如板栗以及苹果等商品基本上购于经销商处。A农贸公司的主营业务为农产品的收购以及初加工，大蒜以及洋蔥等产品均购于经销商处。母子公司在经营管理过程中，均采用财务独立核算以及运营统一管理的形式。

    A公司为中小企业，发展规模相对来说比较小，财务管理情况主要包括以下几方面：（1）岗位设定。财务部门采用集中办公的形式，负责人有两名，一名主要负责出口退税以及银行报表等事项，另一名主要负责银行贷款等事项。此外，有一名工作人员负责支票业务，对全部银行账户的支票业务进行监管，对上级领导审批的资金进行核对，之后再进行签发。（2）财务核算软件。A公司实行会计电算化与手工账并行的会计核算模式，使用的是用友财务软件，但是由于很长时间都没有续费，不再得到软件公司应有的维护与技术支持。（3）核算体系。各公司均设立账套，进行单独的核算和报表编制。

    二、A公司财务外包的可行性分析

    A公司的财务部门设置得比较简单，而且财务人员的财务意识不强。通过调研后了解到，A公司曾出现财务人员擅离职守，以及轮流记账等情况。可知，A公司的机构人员设置存在不合理之处，会计核算不严谨，存在随意性。通常情况下，投资决策、融资问题、往来账等都需要设置专门的人员进行管理。而A公司的很多职能都集中在企业日常的会计核算和对银行账户的维护工作中，内部控制薄弱，职责分配混乱。在实际工作中也没有充分发挥财务软件的功能，繁重的工作任务不仅增加了财务部门的工作量与压力，也损耗了大量的时间，降低了财务工作的效率与工作质量。

    由表1可知，A公司2015年的销售毛利率要高于2016年和2017年1—9月份，但是2016年的净利率是最高的。引起净利率产生巨大差异的原因是财务费用明显增高，除去财务费用与损失的费用，2017年1—9月份与2016年几乎持平。可知，高融资成本成为限制A公司发展的关键。

    结合财务报表可以看出，2015年、2016年、2017年1—9月份A公司的财务费用较高。根据表2可以看出，2017年1—9月份财务支出超过504万元，占经济收入比例的13.88%，但是2016年的财务支出仅占经济收入比例的4.17%，2015年仅占4.25%。

    如下页图1所示，A公司的外借款项均为短期性借款，至2017年9月，短期借款已经超过了4 920万元。短期借款的高利率也是中小企业难以承受的压力之一，这从另一个层面凸显了A公司的融资难问题。

    A公司的应收账款、其他应收款分析如表3所示。A公司的收款客户通常为国外客户，但是债权明细账并没有实行外币登记，对债权的监督与核对造成了不良影响。此外，A公司每个会计期末均存在大量的欠条抵库现象，并且没有记录为“其他应收款”项目。

    根据上面的分析可知，A公司仍处于快速发展中，且企业有着较强的融资需求。A公司财务管理部门存在的问题及核算的不真实性，对企业的发展造成了很大的影响。结合A公司的实际情况，财务外包可以帮助A公司实现更好发展。财务外包不仅可以将A公司的财务部门从日常繁重的账务处理工作中很好地解脱出来，还可以充分利用财务外包承包商的相关专业知识解决A公司存在的财务管理问题，提高A公司财务报表的透明度，有助于解决A公司的融资难问题。

    三、A公司财务外包的过程分析与设计

    （一）财务外包应用模式的具体分析

    A公司在进行财务分析决策的过程中要慎重思考外部环境，有效辨别各项业务的核心体系，并确定最终的发展方案，以正确评定外包业务所产生的实际利益。当财务外包所产生的效益超过外包成本时，就可以采用财务外包模式，如图2所示。

    1.财务外包的对策分析。A公司应分析外部环境与其他具体条件。首先，提升市场集中度，确定产业的发展趋势。其次，对于A公司来说，产品的开发能力与开发力度在不断加强，产品自身以及下游形成了多样化、系统化的发展形势。再次，结合顾客的角度进行分析，市场具备一定的需求量，呈现旺势。最后，国外对我国产品的需求，也增加了我国商品（如大蒜）出口的反倾销和配额限制。国内出口产品的价格在不断下降，产品正走向深加工发展道路，使得该产业朝着精细化与高附加值的趋势发展。A公司正处于高速发展时期，简单的组织结构决定了A公司的发展应将更多的业务重心放在产品研发方面。

    综上，选择财务外包可以帮助A公司更好地发展核心业务。A公司的管理者应树立先进的管理理念，选用财务外包的方式开拓企业的各项业务。在进行财务外包时，管理者应充分了解财务外包的优势和风险。之后，依照企业的实际发展状况拟定外包方案，方案应尽量做到详细缜密，以免在实施的过程中出现各种问题。此外，A公司应从硬件与软件方面进行转换升级，完善企业的网络环境建设，实时分享外包内容。

    对于核心业务的高度重视有助于A公司在实行财务外包的过程中确定外包的边界。结合当前的发展情况进行分析，A公司的核心业务应为产品研发，因此，可以将相对来说不太重要的会计核算工作进行外包。在实施财务外包策略的过程中，A公司需要提高自身的财务管理能力，并对可能涉及到的商业机密做好防范工作，明确外包的要求。与此同时，还要确保外包不会对企业各个岗位的效益和战略发展方向产生影响。在此基础上，可以将外包的模块拓展到投资管理、财务管理和资金管理等方面。

    2.财务外包的过程控制。在选择一家合适的财务外包承包商之后，双方需要对合同条款进行沟通和协调，确定没有问题之后再签订合同、履行合约。在实施外包的过程中，企业要与承包商保持及时有效的交流，创建相对完善的一体化操作系统，逐渐提升彼此的合作与交流。

    针对合约中牵涉到的有关外包要求、外包成本、风险因素、绩效考核以及违规处理等相关事项进行处理。通常情况下，企业在进行财务外包时，最为担忧的是商业机密的泄漏。财务管理部门是企业的核心部门之一，掌握着企业的经济命脉，各项财务业务的推行与实施都有可能造成商业机密的泄漏，比如企业往来、成本定位、产品销售策略、产品利润等信息，其中最重要的是客户资源，客户资源属于企业的无形资产，对企业的财务发展有着很大的约束力。在具体实施过程中，企业要时刻保持对财务外包的控制力，有效及时地与承包商进行交流。此外，應加强企业工作人员的职能转变和思想转变。随着外包业务的深入开展，企业的信息获取途径会发生变化，企业工作人员的工作范畴也会随之产生相应变化。企业应对有关工作人员开展培训，以便工作人员掌握自身的职能转变，专注于本职工作，确保良好的工作状态和工作环境。企业在与承包商进行沟通的过程中，需要做好收益的分配工作与风险承担工作，当承包商独立工作时，企业需要对承包商进行有效控制，确保彼此之间可以相互制约、维持平衡。

    3.财务外包的反馈机制。结合A公司的发展情况进行分析，该公司应创建相对完善的监管体制，对财务外包业务的整个过程进行全面的监督与管理。A公司应与承包商的高层管理人员进行定期沟通，及时解决在工作中存在的分歧，及时更新核算方法，及时修正客户关系。企业应随时关注承包商所提供的信息，认真核查承包商所提供的每一条信息，检查是否存在违规行为，确保信息的准确性。企业应预防对承包商的过度依赖，充分体现企业内部财务职能的效力，防止出现架空现象。在进行财务外包的过程中，企业可以增设监管部门，该部门主要由财务负责人与企业高层组成，以加强对企业财务外包的控制，实时监测外包资金的流动情况。此外，企业应不断完善软硬件的应用环境，规避风险，避免出现网络安全问题，创建自身的财务机构与业务流程，逐渐完善企业的财务职能，拟定有效的财务管理措施。

    （二）财务外包评价指标设计

    A公司在对财务外包进行绩效评定的过程中，应设定一个相对具体的体制或模式。应选用何种指标对外包绩效实行评定，是保障衡量结果准确性与稳定性的关键。对财务外包进行绩效评定，应考虑长期发展与短期发展的实际需求。在实际应用中，对经济效益的考量可以起到决定性作用。依照A公司的实际发展情况，按照由短期至长期的模式，可以选用成本指标、盈利性、投资回报以及发展潜力等指标对外包工作的绩效作出评定。结合短期进行分析，A公司将平时的记账业务进行外包处理，节省的成本应包含以下几项，即：工作人员薪资、软件购置量以及升级支出等。当节省的成本高于外包成本时，则说明财务外包取得了一定的效果。此时，可与承包商进行洽谈，展开初步的业务合作，通过对其效果进行评定，明确是否应开展更加深入的合作，并尝试将其他业务进行外包。

    （三）对A公司财务外包风险的评估

    财务外包在我国仍处于初级发展阶段。在应用财务外包模式之前，需要对企业进行风险评估，分析企业的情况是否适合进行财务外包。总体来讲，财务外包所面临的风险包括以下几点：产品信息安全风险、成本失控风险和过度依赖风险。在实施财务外包的过程中，承包商有可能对财务信息进行截取和纂改，企业的核心商业信息也存在泄漏的可能性。为了避免风险，企业必须对自身的财务工作进行管理，在第一时间与财务外包承包商进行沟通，在整个阶段都保持高度的警惕性，制定明确的移交时间，定期制作工作报告，明确工作责任。在整个过程中，企业都要预留一定数量的工作人员与承包商相互协作，拟定企业的财务发展方案。

    （四）A公司财务外包的执行效果分析

    国外内的财务外包种类都比较多元化。根据相关理论，大部分工作流程均可以通过财务外包进行处理，但是需要结合企业的具体情况来决定，财务外包开展时间如表4所示。结合A公司的短期发展情况进行分析，采用财务外包方案，能够协助企业创建健全的财务管理体系，提升财务数据的合理性与透明度，解决企业融资难问题，减少纳税成本。结合A公司的长期发展进行分析，企业可以对账目管理以及融资管理实行外包，创建完善的融资体系，有效解决当前存在的问题。

    A公司有着较好的发展前景，伴随着业务的深入拓展，也将面临着融资难的问题。通过调研后发现，A公司的融资成本相对较高，并且所筹集的资金均是短期性的，在短时间内会面临较大的还债压力。未来可以考虑将筹资管理模块外包，借助财务外包承包商来解决融资难问题，降低A公司的融资成本。S

    【主要参考文献】

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    [ 4 ] 何强，张楠.“直营+外包”模式下物流企业的成本管理[J].商业会计，2018，（02）.

    [ 5 ] 邢帆.财务外包正逢其时[J].首席财务官，2016，（03）.