科研项目财务管理信息系统存在的问题及应对策略探析
杨清 查荣丽 普云飞
中图分类号：F275 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）04- 108- 02
摘 要 近年，在深化科研项目管理改革方面，财政部会同科技部先后制定《若干通知》（财教〔2011〕434号），《若干意见》（国发〔2014〕11号），《关于进一步完善若干意见》（中办发〔2016〕50号）等文，提出一系列管理改革措施，意图以管理改革释放创新活力。在互联网信息技术不断普及的形势下，科研项目财务管理信息系统的建设是科研院所应对改革的重要趨势。基于此，本文将探讨科研院所在科研项目财务管理信息化系统运用上存在的问题，并提出切实可行的应对策略，希望为科研信息化管理改革的一线人员提供有价值的参考。
关键词 科研院所 科研财务管理信息化系统 问题 对策
科研项目财务管理信息化系统是指在传统的会计处理基础上，应用网络技术与计算机技术构建一个灵活的、综合的集科研经费预算管理、线上审批和财务制单于一体，并且可以动态查询、分析科研经费使用情况，服务于科研院所全局的财务管理信息化系统。科研项目财务管理信息化的运用是科研院所提高信息化水平，深化“放管服”政策，提高科研服务水平的重要举措。利用计算机系统实现科研经费收支的预算控制和动态管理、分析科研经费使用情况和缩短审批签字时间创造了良好的条件，进一步提高科研项目预算的执行率，有助于科研人员顺利通过科研项目的结题审计验收。与此同时，诸多原因也导致目前科研院所的科研财务管理信息化系统使用存在很多不尽人意的地方。
一、目前科研项目财务管理信息系统存在的问题
（一）系统设置及使用人员缺乏一定的安全和保密意识
随着互联网信息技术的快速发展，各行各业已经迈进了互联网时代。就科研院所而言，科研项目财务信息也属于科研机密，特别是对于涉密项目来说做到安全与保密尤其重要，直接影响到项目是否能够顺利完成。一方面部分科研院所在科研项目财务信息系统建设时，因种种原因未对数据做出有效的保密措施，甚至一些科研院所的信息系统未完全设置操作记录、操作数据备份等基本功能，这样一旦发生科研项目财务数据信息泄露就无从查究。另一方面项目负责人在使用权限的授权时，为了使用便利，开通过多权限，增加了项目财务数据泄漏风险。同时信息化工作中还存在系统瘫痪、外部病毒入侵等干扰，科研项目财务管理信息化依旧存在缺乏安全性和保密性的问题，系统的安全性有待提高。
（二）系统功能设置和使用缺乏适应性和灵活性
由于专门开发一个符合单位情况的个性化信息系统的设计难度较大、所需资金成本高，目前大部分科研院所使用的科研财务管理信息化系统都是从软件公司购买已开发好的固定操作模块。虽然这些信息系统能够在一定程度上满足科研经费管理政策，却忽略了针对不同科研院所主体使用的适应性和灵活性，给具体使用人员带来了困扰：
1.系统功能与院所实际使用情况不符，未尽其用
（1）科研项目经费中管理费的使用可分为直接使用和计提使用两种方式，部分科研财务管理信息化系统没有考虑到区分科管费的使用方法，导致收入模块中的科研管理费扣除方式单一，与本单位实际情况不符，若进行修正需要对软件进行二次开发，导致单位财务人员不得不放弃对这些模块的使用。
（2）科研财务管理信息化系统想要利用网络实现线上审批，就需要扫描上传电子附件以便审批人在线查阅，但是受网速和计算机内存等因素影响，有可能导致电子附件打开速度较慢，相较直接审阅纸质附件会耽误较长时间，一定程度上影响审批工作的效率，未能达到方便、快捷的使用初衷。
2.信息化系统与财务核算软件衔接不顺畅
科研经费管理信息化系统实质上是科研院所财务核算软件的辅助系统，需要与财务核算互开关口，实现有效衔接以实现数据与会计科目的传输与共享。一旦出现系统后台计算或取数逻辑差异的情况，会导致不同软件系统之间出现衔接问题，无法正常工作或保存数据，影响信息系统的正常使用。
3.信息化系统售后服务不到位
目前科研经费管理信息化系统的软件开发公司主要集中在北京、上海、广州等计算机行业发达地区。地处中西部地区的科研院所采购的科研财务管理信息化软件可能面临后期服务异地化问题，系统使用过程中联系售后服务人员主要依赖电话和网络，经常出现系统有问题时联系不上，或联系上了问题得不到及时解决的情况。
（三）不同层级的科研信息系统各自为阵，缺乏整体性
一是在国家层面，“十三五”期间各级政府资金项目全面推行信息化管理平台的建设及使用，但是由于各级政府资金科研来源的不同，各自开发的信息系统不同，一名承担多个项目的科研人员可能同时持有多个信息平台账户，需要根据资金来源的不同登录不同的信息化管理平台录入项目信息，由此引起科研人员的异议。
二是在部分科研院所内部，财务部门和科研部门是科研项目财务管理信息化系统的主推部门，难以全面的与科研院所包括采购、库房、合同等其他信息化系统的有效配合，各职能部门从自我业务层面出发推进信息化建设，各平台彼此独立，信息共享困难。以上原因都会导致经办人员多系统重复使用，增加工作量，挤占工作时间的问题。
二、科研项目财务管理信息系统建设的对策探讨
（一）加强科研项目财务管理信息系统安全性与保密性
科研项目财务管理信息系统建设后，科研院所需要在内部建立并完善监督与控制机制，鼓励与引导相关人员学习有关法律法规，严格按照科研院所的保密制度和相关财务制度来开展工作，不得随意泄露科研项目财务管理信息系统的账号与密码，避免科研院所的项目信息和财务信息流出。与此同时，科研院所需要加强信息系统的数据保密工作，要从硬件和软件方面注重安全性和保密性措施的实施，如局域网登录、设置防火墙、增加软件操作记录功能、定期数据备份管理等，重要的信息资料需要做好稳妥备份保存工作，在享受信息化带来的便捷性的同时，也不失安全性和保密性。
（二）注重科研院所信息系统的整体顶层设计
科研院所信息系统的全面应用涉及单位的管理模式、组织架构、业务流程等方面，是一个复杂的管理与组织革新过程。单位信息系统的顶层设计应作为科研院所最高领导层面高度重视的工作，至上而下地为信息系统全覆盖使用提供支持。在当前业财融合信息化的模式下，建立从经办的业务部门发起，依次传递到采购、库房、合同管理等各相关部门，形成以业务流引导经济流的业务闭环设计，才是充分发挥科研院所信息系统使用功效的基础，同时也解决了单位内部多账号多平台登录的问题。
（三）增强科研项目财务管理信息系统的适应性和灵活性
1.规范流程设计
每一个科研院所都有自己的研究重点领域和行业特点，在推进科研项目财务管理信息系统建设时需要充分做好前期调研，结合自身实际情况，与系统开发公司深入沟通，全程主导，一定要把单位特有的业务管理内容镶嵌到系统的流程中，务必将科研项目管理与财务核算管理紧密联系，这样才能为科研人员管理项目提供便捷，并且能更真实地反映科研项目财务数据。如设计项目支出的审批环节时，应实时结合国家关于科研项目经费管理办法的相关规定；设计项目费用统计表时分类统计汇总，结合科研人员与财务人员的需求为主导，灵活的增加“借款在途”“实际到账率”“執行率”等，做到直观明了。
2.建立健全管理制度和使用操作流程
以制度来规范操作流程，明确项目管理过程中各部门人员的岗位职责，合理设置内部控制的关键岗位，明确划分职责与权限，实施相应分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制；明确各岗位办理业务和事项的权限与范围、审批程序与相关责任；明确信息内部公开的内容、范围、方式和程序。建立信息化系统维护工作小组，人员包含各个业务部门人员以及相关软件开发公司售后服务人员，明确信息化使用过程中各维护人员的职责，划分权限，各司其职，以问题的解决时间、更正缺陷的效率等具体指标来明确奖惩机制，与人员绩效和软件公司维护费的发放挂钩。
（四）提升科研财务助理的综合业务素质
科研财务助理的综合业务素质直接影响着科研项目财务管理信息系统的建设成果和使用效果，科研院所要注重提升科研财务工作者的综合业务素质，应定期组织系统化的系统使用培训，促使科研工作者熟练掌握系统的运行管理与数据分析技能。
三、结语
总而言之，利用互联网信息技术建设科研项目财务管理已经成为科研院所应对科研改革，改善自身经济管理能力、强化项目管理的一种新趋势。信息化系统不仅可以及时准确反映科研项目的财务信息，且有利于规范科研经费的预算管理。科研院所领导人和科研项目管理者必须要正视科研项目财务管理信息系统存在的问题，并采取切实有效的对策，增强信息化效率，让系统使用人员能够通过系统快速准确的查询有效信息，真正的发挥系统的作用，为科研项目的顺利开展奠定良好的基础。
