医院研究生档案管理探究
吴昆禹+马兆俊+蒋晓英+曹志刚+吕力琅
摘 要：本文结合上海市某三级甲等专科医院研究生档案管理的经验和实践，通过剖析医院研究生档案管理中存在的部分问题，进一步从制度建设、前端控制、人才素质提升等方面提出了具体管理对策，对医院研究生档案管理做深入探究。
关键词：医院研究生档案；档案管理；前端控制
1 加强医院研究生档案管理的意义
1.1 加强医院研究生档案管理，为提高医院的教学质量和水平打下扎实基础。医院研究生档案记录了研究生从进入医院实习到毕业离院全过程的实习活动情况，是医院研究生教育活动的直接反映，对其进行管理，是监督和提升医院研究生教育质量和水平的重要环节。研究生档案管理的水平也代表着医院在临床教学管理、教学过程和教学质量监控的流程质量[1]。做好研究生档案管理，能进一步提高医院的教学质量和水平。
1.2 加强医院研究生档案管理，进一步为增强医院的科研水平助力。医学研究生在医院实习期间从事的研究活动是医院科研活动的重要组成部分，在这些活动中所形成的实验记录、研究材料等是医院科研档案的一部分。对这些档案加强管理，有利于为医院保留完整的科研活动记录，为以后的科研活动积累知识资源，从而提升医院的科研水平。
1.3 加强医院研究生档案管理，有利于提升医院师资队伍整体素质。医院临床教师素质的高低是保证驻点教学医院临床教学质量的师资队伍质量的关键。做好研究生档案管理工作，不仅可以提高导师的学术水平和教学质量，也有利于提高医院整体师资队伍的水平。另外，严格的研究生档案管理，能原始、准确、客观地记载研究生在医院实习期间的表现[2]，导师对于研究生研究材料的审核与认可，不仅仅是研究生自身的考核，也是为导师的考核晋升提供了重要的参考依据。
2 医院研究生档案管理现状分析
上海市某三级甲等专科医院档案室于1998年通过“国家二级”档案验收，在医院的发展和建设中发挥着重要的作用。然而，在研究生档案管理方面仍有不完善之处，具体表现为以下几点：
2.1 医院研究生档案管理较分散，档案资源整体统一性不高。医院研究生档案管理具有分散性和复杂性等特点，业内缺乏严格界定研究生档案收集范围的统一标准，各家医院在研究生档案收集方面具有较大自主性，在研究生档案未受重视前，部分工作人员也存在懈怠的现象，未能及时督促研究生及时上交档案，存在研究生离院后仍然未收集完整等现象，造成研究生档案的收集效率不高，信息资源缺乏整合性，不利于有序管理。
2.2 医院研究生档案利用率不高，尚未采取信息化管理方式。医院研究生档案管理工作存在“重管轻用”的现象，对研究生档案的管理注重整理与归档工作，对如何利用和开发这些档案资源还未深入研究。另外，近年来，各大医院在信息化建设中投入众多人力、物力，成为了医院管理工作的重要载体，但是目前市场上尚未出现针对研究生档案资源管理的相关专用软件的开发与应用，导致当前研究生档案信息的检索仍然停留在手工检索阶段，影响了查询效率，一定程度上阻碍了对档案资源的深层开发和利用。
2.3 档案管理人员专业知识有限，缺少专业化的统一培训。医院相关科室均配备一名档案员从事研究生档案的收集、整理等工作，但是除了医院档案管理员为专职外，科室档案员均为兼职档案员，缺乏专业的档案知识。由于近年来医院业务量的剧增，兼职档案员的培训受忽视，培训力度不大，这些都不利于医院档案管理人员队伍的建设。
3 加强医院研究生档案管理工作的优化措施
3.1 建立健全规范化的研究生档案管理制度。医院在实际工作中遵循研究生档案的形成规律和特点，对研究生档案的收集、归档、保管、利用服务等内容进行综合考虑，在医院现有的制度基础上，进一步注重健全研究生档案管理制度的科学规范。通过健全制度对医院研究生档案的收集、归档范围、保存期限、保管条件、利用服务等方面作出进一步的明确，出台具体的实施细则，统合全院资源对研究生档案工作和研究生档案进行总体规划，规范研究生档案工作程序，确保医院研究生档案工作有章可循。另外，为了更好管理研究生档案，医院还建立了一套监督与检查机制，如定期组织院内、院外专家对医院的研究生档案进行抽查；对资料管理部门提前进行预立卷的指导与抽查；加强对研究生的课题档案进行中期审查等等。
3.2 在研究生档案管理工作中引入“前端控制”的模式。“前端控制”原理是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对档案文件从生成到归档的整个过程进行统一规划要求，对文件和档案进行预先鉴定、过程监控等干预措施，对业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对档案文件的超前控制和全程管理。某三级甲等专科医院运用“前端控制”模式，在研究生档案管理工作中做了以下几个方面的改进：其一，在研究生入院实习时，对新生进行档案知识讲座，宣传档案的重要性和归档的意义，培养和增强档案意识，使研究生能够有意识保留在读期间内形成的科研原始记录和文件材料，在今后课题研究过程中，也能够及时系统化、规范化的积累资料，保证研究生档案的完整性与真实性；其二，每年定期根据各类指标（研究记录和数据的完整性、书写的规范化等）对各届研究生进行科研实验记录本的抽查与评分。这一举措可以督促少数研究生及时补全自己的科研记录，在毕业前能够符合归档要求；其三，在研究生即将毕业前，再组织进行一次集中培训与教育，发放详细的归档须知，将需要归档的材料一一列出，并写上注意事项等，并规定研究生在毕业答辩前，必须将研究生在读期间形成的文件材料完整、真实地归档，等档案室出具已归档证明后，方可签字离院离校。另外，鼓励研究生亲自动手进行课题档案的整理，这样既能客观地反映该研究活动过程，又能保证课题档案材料的整理工作顺利进行。在实际工作中，档案管理人员还应该与研究生、导师进行积极地沟通和交流，请导师审核把关，共同做好研究生档案的交接工作，严格遵循档案材料的原始性，坚决拒绝弄虚作假。
3.3 多渠道联合，合理有效地拓宽医院研究生档案利用效率。首先，医院开始重视研究生档案的利用，在严格做好保密制度的基础上，明确研究生档案开放的范围，以便为有效利用研究生档案资源奠定资源基础。其次，医院档案室联合医院科研教学部门，逐步建立和完善研究生及其导师的医教研信息数据库，实现研究生教学培养全程的规范化、数字化管理。通过网络架构实现临床查房、重要手术、学术讲座、技能培训、实验操作等的网上交互式教学观摩，拓宽教学方式，提高附属医院临床教学能力和质量，改善研究生实训条件[3]。最后，将根据实际情况，逐步适时开放研究生档案信息的网上查阅权限，实现资源共享，为提升研究生的理论、临床与科研能力创造条件。
3.4 加强医院档案管理人员队伍的综合素质提升。医院研究生档案的收集、整理、鉴定等工作是一件十分繁琐的工作。从事档案工作的人员不仅要具备高度的责任感和职业道德修养，同时还要掌握相关的医疗知识和信息技术。医院通过采取下列措施来努力提升医院档案工作人员的综合素质：一是让兼职档案管理人员每年定期参加各类档案业务培训，提升档案管理水平；二是引进专业档案管理人员。根据医院研究生档案工作的实际情况，招收合适的档案管理人员，优化现有档案人员队伍结构；三是定期组织召开相关专、兼职档案人员会议，专题探讨研究生档案的工作情况，认真研究解决研究生档案工作存在的问题，并提出解决问题的具体措施和办法。
4 结语
研究生档案是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对医院的学术进步、推动医疗卫生事业的发展都有重要的参考价值，是医院的宝贵财富。
近年来，上海市某三甲专科医院对档案建设极为重视，在上级部门的监督和指导下，投入了大量的人力和物力，按照严格的档案标准，强化档案的建设力度，在形成完整、规范、科学、系统的医院档案的同时，规范医院研究生档案的管理工作，利用信息时代的资源和便捷，抓住机遇，努力将研究生档案工作朝着规范化管理持续不断地发展，推动医院整体档案管理水平的全面提升，使档案管理工作迈上新台阶。
