论我国高校会计凭证档案信息化管理

    胡庆芳

    现如今，很多高校都在推动档案信息化管理，在财务档案管理领域，会计凭证是十分重要的一个方面，这部分档案管理的效果直接影响着高校财务管理工作水平。以目前情况来看，我国高校会计凭证档案信息化管理方面还存在有待完善之处。本文将对其进行探讨分析，希望可以为我国高校档案信息化管理的深入发展提供一定的参考。

    一、前言

    高校会计档案管理的内容主要涉及到会计账簿、会计报表以及会计凭证三个方面，其中会计凭证档案的形成与管理处于核心地位，直接反映着高校经济活动及其效果。在推动档案信息化建设的过程中，高校应对各项档案管理体系和方式进行同步创新，如此才能进一步提高档案管理水平，将档案的价值充分发挥出来。

    二、档案管理信息化对于高校发展建设的积极意义分析

    （一）档案管理信息化是高校管理改革的内在要求

    进入新世纪以来，计算机网络技术的发展已经掀起了一轮全新的管理改革浪潮，我国各个高校对信息化建设的重视程度也在不断提升。其中建立数字化档案是高效管理改革的一项重要内容。在财务管理领域，财务档案的数字化可以大幅度的提高高校财务管理的效率和精确度，推动财务管理体系的升级完善。

    （二）档案管理信息化有助于解决当前会计档案管理存在的弊端

    长期以来，我国高校会计档案管理采用的主要模式为手工管理，档案载体为纸质文件，现如今在信息化管理模式的比较之下，这种传统模式存在的弊端也逐渐突显出来，如纸质文件档案不利于数据挖掘和信息共享，且保存不易，容易出现毁损，造成信息的缺失。在档案形成之后，通常只能在单位内部保存，外借和转移的成本很高。且随着档案数量的增加，也必然会给会计稽核和审计工作带来困难，档案文件的调取、查阅将变得十分麻烦。

    （三）档案管理信息化是高校会计智能化发展的关键一环

    目前，我国很多高校都在积极推动会计信息化建设，希望可以完成财务管理手段的转变。在信息系统框架之下， 财务报账、控制等工作的效率要远远超过传统的手工运作，而且还能实现财务数据的共享。而这一切实现的前提是必须将会计原始凭证材料进行数字化、信息化，因此会计凭证档案信息化是高校财务改革、会计智能化必定要走的一步。

    三、高校传统会计档案管理存在的弊端以及信息化管理具有的优势分析

    （一）传统会计档案管理存在的弊端

    我国高校长期以来所采用的会计档案管理方式存在的弊端主要有三项：其一，纸质会计档案保存时间不长。纸质载体在信息保存方面存在较大的局限性，如字迹消退、字迹模糊等，会对档案信息的查询和应用带来不利影响。其二，档案调取、查阅十分麻烦。近些年来，我国教育事业获得了蓬勃的发展，各大高校的招生规模也在持续扩大，这使得财务管理承受的压力也在增加。而在传统的会计档案管理模式下，工作人员需要花费大量的时间对纸质档案进行查阅。其三，传统会计档案资料的管理缺乏安全性。高校会计原始凭证档案多以纸质文件存在，在移动保管的过程中容易发生丢失或是毁损的情况。

    （三）会计档案管理信息化所具有的优势分析

    首先，会计凭证档案管理将更加规范、标准和严密。会计档案在完成数字转化之后所形成的电子资料相较于传统的纸质档案在修改、保管上不仅更加严密和安全，查阅、修改等操作也将变得更加方便简捷。而且由于权限系统的存在，档案丢失、毁损的风险将大幅度降低。

    其次，信息化檔案的存储形式相较于传统档案管理更加丰富多样。在信息时代背景下，会计档案存储的载体已经在纸质文件的基础上实现了巨大的突破，诞生了许多全新的存储工具，如数据库、存储设施、光片等。这些存储工具能够在同等的空间占用之下存储更加巨量的数据信息，且档案信息的下载应用也变得更加快捷，这将使档案数据信息的价值更好的发挥出来。

    四、推进高校会计凭证档案信息化管理的要点和举措

    （一）保持档案特性

    在进行会计凭证档案数字化的过程中，一定要保障档案基本特性的不变，即唯一性、平整性，也尽可能的避免在形成之后进行变更。另一方面，会计凭证档案的管理必须要考虑到日后的稽核、审计需要，因此高校会计档案信息化管理系统应给具备存储海量数据的性能且能够支持快速检索。除此之外，会计档案的信息化还需考虑到未来发展形式，管理系统应留出拓展空间且要具备兼容性。

    （二）确保原始档案的保存规范符合信息化要求

    高校会计档案管理的主要对象是日常报销过程中形成的各类票据和凭证，其中涉及到的程序十分复杂，且一部分操作存在不合理之处，如报销人员通常采用重叠的方式将发票等凭证材料粘贴在凭证单据上，报销人员在票据上书写说明、签字或是盖章的操作不规范。这些都会给会计档案的信息化产生阻碍，针对这一问题，各高校需要适当提高注意，采用更加便于信息化的方式，规范原始档案工作人员的操作，为信息化工作的开展提供便利。

    （三）构建完善的档案信息安全保障体系

    目前，我国高校推动会计档案信息化建设所采用的方式都是构建数据库，因此如何保障数据库的安全性就成了重中之重。以当前的技术水准，根本无法做到完全保障信息化系统的安全，其中潜在风险相较于传统纸质档案变得更加复杂，这给数据库的维护和管理带来了巨大的压力。因此，各高校有必要建立完善的档案信息化安全保障体系，具体内容包括存储安全和信息使用安全两个部分。

    存储安全是指数字化信息保存过程中的安全性，档案在完成信息转化之后需要被保存入专门的数据库系统中，为了确保安全，数据库系统必须要采取内外网分离的模式，同时要将信息写入和读取分隔开来，同时设置备份数据库，进行数据同步，这样可以有效的阻挡外部入侵。及时出现毁损，也可以通过备份数据库完成修复。除此之外，还应设置专人负责数据安全的监管。

    档案数据转化存储的最终目标是使用，如何保障使用安全也是会计档案信息化管理面临的重大挑战。目前，档案使用面临的风险主要来自于网络攻击、黑客入侵等，因此应首先对数据库系统设置网络安全防护体系，将其限制在本单位内网中与局域网独立连接。对于外部访问需求，则应调用安全接口方案。此外，针对不同重要等级的档案采取不同的安全策略，并设置用户访问权限。

    （四）加快设施完善、加强人才培养

    会计档案管理信息化需要完善的软硬件设施以及大量兼具信息和管理素质的人才作为支撑，因此想要顺利推动会计档案管理信息化，我国高校一方面需要加大投资，补充完善各类所需的软件和硬件设施，如自动扫描仪、高拍仪等。另一方面则要加强专业人才的培养，人才培养要同时兼顾现代化信息技术和会计档案管理。

    五、结语

    综上所述，会计档案管理信息化建设是新时期高校管理改革的一项重要内容，这样一方面可以保障会计凭证档案数据信息的安全性，另一方面信息化系统框架之下的信息共享、数据挖掘可以为高校财务决策提供更加有力的支撑，促进高校财务管理水平的提升。（作者单位：重庆工程职业技术学院）