河南省疾控系统档案管理现状调查

    李凤勤

    摘 要：调查得出了河南省疾控系统档案管理“以女性为主，年龄结构合理，职称任职时间短，兼职多，更换频繁，高学历，非本专业，少有专业技术职称。部分单位主要档案制度不落实。档案门类多样，保管相对分散，家底不清。既按件整理，也按卷整理是适合疾控系统单位整理档案的方式；年度-组织机构组卷法是使用最多的组卷方式。业务档案与单位职能相关度最高，利用率最高，基本能够满足日常利用需要”的结论。并有针对性地提出了建议。

    关键词：河南省；疾病预防控制；档案管理；调查

    为了解河南省疾病预防控制系统档案管理现状，2015年7月～10月，笔者对省内部分市、县、区疾病预防控制中心的档案工作者和负责档案工作的同志，进行了一次问卷调查。问卷共设计参加调查者的基本情况、人员配置与制度情况、保管条件、室藏档案情况、档案整理方法5类26个问题。下面是此次调查的情况及分析。

    1 基本情况

    1.1 参加调查者的基本情况

    1.疾控系统档案工作者中女性多于男性。77名参加调查者中，女性46人，占59.74%；男性31人，占40.26%。女性比男性多将近20%。

    2.疾控系统档案工作者的年龄结构合理，31～40岁组是主力。77名参加调查者中，没有〈20岁的；21～30岁组21人，占27.27%；31～40岁组28人，占36.36%；41～50岁组23人，占29.87%；51～60岁组5人，占6.49%。整体看，30岁以下、30～40岁、40岁以上人员比例大致各占三分之一。

    3.多数疾控系统档案工作者在本单位工作时间超过十年。77名参加调查者中，在本单位工作时间不到2年的7人，占9.09%；3～5年的19人，占24.68%；6～10年的8人，占10.39%；11～20年的23人，占29.87%；21～30年的17人，占22.08%；30年以上的3人，占3.9%。10年以上的较10年以下的多10%。

    4.多数疾控系统档案工作者中从事档案工作时间不足5年。77名参加调查者中，从事档案工作时间不到2年21人，占27.27%；3～5年25人，占32.47%；6～10年的15人，占19.48%；11～20年的11人，占14.29%；21～30年的4人，占5.19%；30年以上的1人，占1.3%。从事档案工作5年以下的46人，占59.74%，比10年以上的多近30%，其中2年21人，占近30%。

    5. 90%以上的疾控系统档案工作者具有大专以上学历。77名参加调查者中，研究生1人，占1.3%；本科34人，占44.16%；专科35人，占45.45%；高中以下7人，占9.09%。

    6.绝大多数疾控系统档案工作者来自非档案专业。77名参加调查者中，档案专业的3人，占3.9%；非档案专业74人，占96.1%。

    7.疾控系统档案工作者所学专业相对集中。77名参加调查者中，档案管理专业1人，占1.3%；档案相关专业（图书、情报、文秘、中文、管理）5人，占6.49%；疾控及相关专业30人，占38.96%；计算机及信息技术相关专业5人，占6.49%；其他专业36人，占46.75%。近55%的同志所学专业是档案及相关专业、疾控及相关专业、计算机及信息技术相关专业。

    8.半数疾控系统档案工作者没有专业技术职称，有档案专业技术职称的只占20%。77名参加调查者中，有专业技术职称的38人，占49.35%。其中档案专业技术职称16人，占20.78%（副研究馆员2人，占2.6%；馆员5人，占6.49%；助理馆员6人，占7.79%；管理员3人，占3.9%）。其他系列（请填写）22人，占28.57%。没有职称39人，占50.65%。

    9.参加调查单位的层级情况。77名参加调查者中，属市级疾控机构的13人，占16.88%；属县级疾控机构的44人，占57.14%；属区级疾控机构的20人，占25.97%。

    1.2 人员配置与制度情况

    10.大多数疾控系统档案工作者没有参加过档案专业（继续）教育培训。77名参加调查者中，参加过档案专业（继续）教育培训的28人，占36.36%；没有参加过的49人，占63.64%。

    11.疾控系统档案工作者中多为兼职。77名参加调查者中，专职档案员16人，占20.78%；兼职档案员38人，占49.35%；都不是23人，占29.87%。

    12.参加调查者认为本单位档案工作者多为兼职。77名参加调查者中，认为本单位档案工作者为专职的人23人，占29.87%；兼职的人49人，占63.64%；不知道的5人，占6.49%。兼职占比最高，与上题相同。

    13.疾控系统半数单位的档案实行了集中统一管理。77名参加调查者中，回答所在单位的档案实行了集中统一管理40人，占51.95%；没有的35人，占45.45%；不清楚的2人，占2.6%。

    14.疾控系统多数单位建立有档案管理制度。77名参加调查者中，回答单位建立有档案管理制度的51人，占66.23%；否的19人，占24.68%；不清楚的7人，占9.09%。

    15.疾控系统多数单位建有综合档案室。77名参加调查者中，回答所在单位建有综合档案室的47人，占61.04%；否的27人，占35.06%；不清楚的3人，占3.9%。

    1.3 保管条件

    16.疾控系统多数单位档案管理没有做到办公、借阅、库房三分开。77名参加调查者中，表示单位做到三分开的有29人，占37.66%；表示没有做到的45人，占58.44%；表示不清楚的3人，占3.9%。

    17.疾控系统半数以上单位档案库房的面积小于30平方米。77名参加调查者中，所在单位档案库房的面积10㎡18人，占23.38%；10㎡～30㎡24人，占31.17%；30㎡～50㎡18人，占23.38%；50㎡～100㎡15人，占19.48%；100㎡2人，占2.6%。

    18.疾控系统大多数单位档案库房配备有消防灭火设施，少数单位还配备有多种消防灭火设施。77名参加调查者中，单位档案库房配备有人工灭火器的66人，占85.71%；自动灭火器的1人，占1.3%；自动喷淋的8人，占10.39%；高压水雾的1人，占1.3%；气体的1人，占1.3%；其他的8人，占10.39%。但仍然有9人表示单位档案室没有消防灭火设施，占11.69%。

    19.多数疾控系统单位档案库房温湿度调节仍然使用自然调节的方法。77名参加调查者中，选择自然通风降湿的54人，占70.13%；空调29人，占37.66%；去湿机8人，占10.39%；其他8人，占10.39%。

    20.疾控系统单位档案专用设备种类多样，框架以铁柜为主。77名参加调查者中，表示单位配备密集架18人，占23.38%；铁柜72人，占93.51%；木柜22人，占28.57%；检索柜10人，占12.99%；空调30人，占38.96%；电脑36人，占46.75%；打印机27人，占35.06%；照相机15人，占19.48%；复印机17人，占22.08%；装订机34人，占44.16%；缝纫机11人，占14.29%；除湿机8人，占10.39%；消毒灭菌机5人，占6.49%。

    21.疾控系统单位档案库房“五防”措施全落实比率不足40%，1/4的单位完全没有。77名参加调查者中，表示单位档案库房“五防”措施落实防火53人，占68.83%；防盗47人，占61.04%；防潮42人，占54.55%；防虫29人，占37.66%；防光30人，占38.96%；无20人，占25.97%。

    22.疾控系统单位档案规范化管理水平不到1/4。77名参加调查者中，表示单位规范化管理达到国家一级1人，占1.3%；国家二级5人，占6.49%；省一级4人，占5.19%；省二级4人，占5.19%；省三级1人，占1.3%；市级5人，占6.49%。没有规范化达标57人，高达74.03%。

    1.4 室藏档案情况

    23.疾控系统单位档案室保存档案门类多样，以文书档案、业务档案、荣誉档案为主。77名参加调查者中，表示单位保存有多种档案的占比很高，但由于划分标准与依据的不同，表示（以占比从多到少排序）存有文书档案的59人，占76.62%；业务档案的56人，占72.73%；荣誉档案的42人，占54.55%；会计档案的36人，占46.75%；绩效考核档案的36人，占46.75%；照片档案的30人，占38.96%；人事档案的25人，占32.47%；音像档案的22人，占28.57%；仪器设备档案的20人，占25.97%；实物档案的17人，占22.08%；其他的12人，占15.58%；科技档案的11人，占14.29%。

    24.疾控系统单位业务档案分别保存在业务部门和综合档案室。77名参加调查者中，表示单位业务档案保存在业务部门的38人，占49.35%；保存在综合档案室35人，占45.45%；表示不清楚4人，占5.19%。

    1.5 档案整理方法

    25.疾控系统单位整理档案的方式以既按件整理，也按卷整理为主。77名参加调查者中，表示单位整理档案是按件整理的16人，占20.78%；按卷整理的14人，占18.18%；既按件整理，也按卷整理的36人，占46.75%；不清楚的11人，占14.29%。

    26.疾控系统单位在按卷整理档案时，使用最多的组卷方式是年度-组织机构组卷法。77名参加调查者中，年度-组织机构组卷法28人，占36.36%；年度-组织机构-问题（事由）组卷法25人，占32.47%；年度-问题（事由）组卷法20人，占25.97%；其他（请说明）13人，占16.88%。

    2 分析与结论

    （一）在人员构成方面：以女性为主，年龄结构合理，任职时间短，更换频繁，高学历，非本专业，少有专业技术职称。

    从性别上看，疾控系统档案工作者中女性多于男性，以女性为主。从年龄结构上看，30岁以下、30～40岁、40岁以上人员比例大致各占三分之一，结构基本合理，其中31岁～40岁组占比最高（36.36%），是主要力量。从在本单位工作时间上看，超过十年的占55.04%，多于不足十年的10%左右。但从事档案工作10年以下却占了59.74%，比10年以上的多近20%。多数疾控系统档案工作者中从事档案工作时间不足5年，其中2年21人，占近30%。任职时间短，更换频繁是不争的事实。从学历与专业上看，疾控系统档案工作者90%以上具有大专以上学历，但档案专业只占3.9%；非档案专业高达96.1%。但专业相对集中，近55%的同志所学专业是档案及相关专业、疾控及相关专业、计算机及信息技术相关专业。高学历非本专业亦是特点之一。从专业技术职称上看，有档案专业技术职称的只占20%，其他系列的占28.57%，没有专业技术职称的占50.65%。

    （二）在人员配置与制度方面：多没有经过档案专业（继续）教育培训，兼职为主，至少有三分之一的单位主要档案制度不落实。

    从专业背景上看多数疾控系统档案工作者来自非档案专业，且大多数疾控系统档案工作者没有参加过档案专业（继续）教育培训，占63.64%。从工作的专属性上看，疾控系统档案工作者中专职档案员只占20.78%，兼职占49.35%，没有明确但从事这一工作的占29.87%。从工作制度落实上看，只有半数单位的档案实行了集中统一管理，近七成单位建立有档案管理制度，六成单位建有综合档案室。

    （三）从保管条件看，近三分之二的单位“三分开”不落实，库房面积小，10%左右的单位没有消防灭火设施，温湿度调节手段落后，框架以铁柜为主；库房“五防”措施落实比率不足四成；没有规范化达标高达74.03%。

    从办公条件上看，有62.38%单位档案管理没有做到办公、借阅、库房三分开；半数以上单位档案库房的面积小于30平方米；从设施设备上看，大多数单位档案库房配备有消防灭火设施，少数单位还配备有多种消防灭火设施；多数单位档案库房温湿度调节仍然使用自然调节的方法；档案专用设备种类多样，框架以铁柜为主；档案库房“五防”措施全落实比率不足40%，1/4的单位完全没有实施档案规范化管理。

    （四）从室藏档案情况看，门类多样，主要保存在业务部门和综合档案室。

    从档案的门类看，疾控系统单位档案室保存档案门类多样，以文书档案、业务档案、荣誉档案为主。从保管机构的类型看，疾控系统单位业务档案分别保管在业务部门（49.35%）和综合档案室（45.45%）。

    （五）从档案整理方法上看，既按件整理，也按卷整理是适合疾控系统单位整理档案的方式；年度-组织机构组卷法是使用最多的组卷方式。

    从档案整理方法上看，疾控系统单位整理档案的方式以既按件整理，也按卷整理占主流地位（46.75%），明显高于单独按件整理，或单独按卷整理。从组卷方式看，使用最多的组卷方式是年度-组织机构组卷法（36.36%）及其变种年度-组织机构-问题（事由）组卷法（32.47%）。

    3 结语

    综上，河南省疾控系统档案工作的整体情况是有喜有忧，应当在如下方面加大工作力度：

    （一）下气力解决任职时间短，更换频繁的问题，稳定档案工作队伍。档案工作是一个专业性很强的工作，且对持续性与联继性要求高。任职时间短，更换频繁非常不利于档案工作者职业素养的养成、专业技能的掌握和专业知识的积累。

    （二）加大档案专业职业教育与继续教育，提高档案工作者的专业技术水平，鼓励档案工作者参加档案专业技术职称的评定。通过这些方式和渠道来解决档案工作者队伍高学历，非本专业，少有专业技术职称的问题。

    （三）加大库房等档案基础设施建设，认真落实“三分开”、库房“五防”等措施。加强库房消防灭火设施建设，消灭消防灭火设施死角。加大档案室及档案库房温度湿度调节设备的升级换代。推进档案室规范化建设。

    （四）摸清家底，将工作重心放在业务档案、文书档案等主要档案部类上。适时合理地推进档案集中保管问题的解决。加强档案移交，避免断档现象的发生。同时加强与档案行政管理机构的沟通联络，争取获得同级档案行政管理部门的业务指导。

    （五）从实际出发，在整个疾控系统推行既按件整理，也按卷整理的档案整理方式。组卷方式推荐使用年度-组织机构组卷法，或年度-组织机构-问题（事由）组卷法。