兄弟档案期刊集萃

    谢建波

    电力工程档案归档整理

    王文锋在《中国档案》2015年第10期撰文，指出电力工程档案的分类整理是按《国家电网公司供电企业档案分类表（6—9大类）的通知》进行分类编号的：一是工程前期文件（分类号8400）：用地文件应分别单独立卷；招投标文件可组成若干卷；工程项目签订的合同、协议文件可组成若干卷（电气设备可分别组卷）。二是可行性研究阶段文件（分类号8401）：可行性研究审查意见和可行性研究报告可组成一卷，环境预测、地质灾害、文物勘探等文件批复，可根据每项内容分别组卷。三是初步设计阶段文件（分类号8402）：这部分文件可组成一卷或数卷，但初步设计审查意见批复排在第一卷的位置。四是施工前阶段文件（分类号8403）：全套施工图按出图顺序组卷；施工管理文件根据内容可组成若干卷。五是施工阶段文件（分类号8404）：施工验收文件可按分部工程、分项工程组成若干卷；施工（测量）文件内容多可组成若干卷；安全和功能检验文件可组成若干卷，按施工工序排列；施工原材料、成品、半成品文件归档时应为原件，可组成若干卷；电气安装工程（分类号8405）文件可组成若干卷。六是竣工验收文件（分类号8406）：内容多可组成若干卷。七是工程管理文件（分类号8407）：按专业内容分别组成若干卷。八是工程监理、质量监督、设备监造文件（分类号8408）：工程监理按专业分别组成若干卷，质量监督按阶段组卷。九是竣工图（分类号8410—8419）：按设计院的卷册目录，分别组成若干卷。十是工程设备出厂文件（分类号9401—9422）：先按专业分类，再按每台设备组卷。

    专题档案概念辨析与界定

    王上铭、蔡亚萍、吴建华在《档案学通讯》2015年第5期撰文，对“什么是专题档案”进行了深入研究，将专题档案概念界定为：围绕一个专门研究或讨论的具有重要历史价值的社会实践过程而收集形成的具有密切有机联系的档案整体。专题档案必须来源于同一社会实践过程，只有在这个前提条件下，专题档案可以按照一定的事由主题来整理，形成一个有机联系的系统整体。在此定义下，揭示了专题档案概念的六个内涵特征。一是来源本质性特征。二是狭义事由性特征。三是主旨目的性特征。四是有机系统性特征。五是阶段成套性特征。六是形成分散性特征。同一社会实践过程，参与主体多、专业领域广，就造成同一社会实践过程的档案分散形成于不同专业和不同区域的形成者。当前专题档案研究方兴未艾，对专题档案的概念与特点没有统一认识，鉴于此，对专题档案概念的研究还要深入下去。

    企业档案信息资源整合共享研究

    王彩虹在《档案学研究》2015年第5期撰文，作者从分析企业档案信息资源整合共享的必要性出发，一是提出了企业档案信息资源整合共享的三项原则：即效益性原则、整体性原则和服务性原则。二是探索了企业档案信息资源整合的两种形式：1.优化馆藏，对企业档案进行物理整合；2.优化内容，对不同信息内容的档案进行逻辑整合。三是提出了企业档案信息资源共享的四类共享主体：1.企业内部机构和员工；2.企业上级主管部门；3.社会公众；4.同行同业，档案信息资源同行同业可共享。四是提出了企业档案信息资源共享四项措施：1.构建基于企业内网的档案服务平台；2.建立集文件产生过程于一体的信息化平台，对每家单位、每项业务、每道工序都明确界定了职责、统一了标准、固化了流程，实现了“数据全记录、业务全覆盖、过程全监控、责任全追溯”的企业档案信息资源整理；3.打造不同专题的档案数据库；4.建设企业档案展厅。

    档案数字化过程中的环节控制

    秦亚平在《档案与建设》2015年第7期撰文，指出通过笔者所在单位的纸质档案数字化工作实践，就档案馆数字化工作过程各环节出现的一些突出问题进行剖析，提出对以下环节进行控制：一是档案提卷、还卷环节。对出入库档案进行全程监管。扫描后还卷时，重点检查是否有缺卷、损坏，页码乱编、漏编，装订混乱等问题。二是目录著录环节。对不规范的页码、条目进行重新编制页码、录入条目。三是扫描环节。重点从两个方面着手控制。一个是以案卷（件）为单位实施严格的校对，确保电子文件与实体档号100%正确对应；一个是对漏扫的问题，可以通过图像个数与页码校对的手段来快速发现。对扫描环节中电子图像存储格式的控制，其做法是：在加工过程中一律采用单页JPG的存储格式，以案卷（件）为单位建立电子图像目录结构，以案卷（件）档号对文件夹命名。四是图像处理环节。如何对图像处理环节进行控制？其做法是：可以在加工中使用带有网格标尺功能的显示器（如华码PA238Q）进行图像处理，打开其网格标识功能，并以此为参照物，对电子图像进行纠偏处理，确保图像倾斜度不超过正负1度。

    建设项目档案管理研究

    黄韵梅在《浙江档案》2015年第7期撰文，指出要加强建设项目档案管理，可从引入项目档案前期管理机制、项目文件资料信息管理流程和项目信息化管理体系三个方面入手。一是引入项目档案前期管理机制。要把这些工作落到实处，必须做好以下三项工作：一要明确各参建单位的责任。建设项目档案是由设计单位、施工单位、监理单位、设备供应商、安装单位等参建单位共同完成。二要把项目档案管理要求纳入工程合同条款。三要加强项目文件管理。二是引入项目文件资料信息管理流程。要把这项工作落到实处，必须做好以下三项工作：一要加强对“表单”的管理。“表单”是专业技术人员在施工过程中形成的原始记录。按编号规则给每张“表单”一个表单号，实施项目档案跟踪管理。二要加强对施工图纸的管理。由施工图纸管理部门发放图纸——经监理等部门对图纸会审——发放到有关参建单位——参建单位再发到施工班组——进行现场施工，图纸用过后再一级一级返回施工图纸管理部门。三要实现项目文件系统化管理。三是引入项目信息化管理体系。要把这项工作落到实处，必须做好以下三项工作：一要充分利用项目信息化管理优势。二要建立项目文件信息交流平台。三要建立项目文件管理系统。

    电子文件归档中存在的问题及建议

    见雪冬在《北京档案》2015年第9期撰文，根据实际工作情况，首先指出了电子文件归档中存在的问题及原因：一是电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题。主要表现在：（一）电子文件流转于多个系统，收集和整理存在较大困难，如对设备的依赖性和经过多个软件系统。（二）形成的电子文件格式多样，不便进行转化和处理。如通用格式有九种，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在这九种格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。从常用格式向通用格式的转化中存在较多技术性问题。如将DOC格式转化成RTF格式，文件的内容和排版方式会发生变化。（三）电子文件分类整理与方法问题突出，不利于文件的存储、检查及利用。按年度设置一级文件夹，按科室设置二级文件夹，按声音文件、数据文件、图像文件、图形文件、文本文件、影像文件设置三级文件夹。其次，提出了解决电子文件归档中问题应采取的措施：一是针对电子文件的特点，在口径上和格式上进行严格把关。二是多措并举，全面解决电子文件收集全面的问题。三是建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统。电子文件归档的文件组织形式，可以以件为单位，每件给一个唯一编号，即档号，这样可以把同一类问题或者同一类活动形成的多份电子文件组合到一起，每份文件的档号编号格式为：全宗号——目录号——年度号——件号，统一放到一个文件夹，这样无论哪种数据格式、数据类型的电子文件，都会以份编组的形式而形成文件，统一存储在一个文件夹下。

    如何做好县级档案馆档案信息开发和档案展示

    ——以甘肃迭部县档案馆为例

    肖同良在甘肃《档案》2015年第10期撰文，就如何做好县级档案馆档案信息开发和档案展示谈了自己的认识。一是转变观念，增强档案信息开发的思想动力。要解放思想、更新观念，必须做到“四个树立”，即：一要树立奋发有为的思想；二要树立开放合作的思想；三要树立主动服务的思想；四要树立开拓创新的思想。二是丰富馆藏，筑牢档案信息开发的资源基础。要实现丰富馆藏，必须做到三个“突出”：一要突出经济特色；二要突出文化特色；三要突出民生特色。三是建好队伍，强化档案信息开发的人才保障。要建好队伍，必须做到五个“人才”：一要在人才合作上想办法；二要在人才录用上下功夫；三要在人才使用上做文章；四要在人才考核上谋实招；五要在人才典型引导上求突破。四是加大投入，搭好档案信息开发的财力支撑。要加大档案信息开发的力度，必须在财力上做到四个“加大”：一要加大馆舍建设投入；二要加大业务建设投入；三要加大人才培训投入；四要加大档案信息开发工作投入。五是拓展思路，提升档案信息开发的质量效益。要拓展思路，必须做到三个“创新”：一要创新档案编研方式；二要创新档案展览方式；三要创新档案对外提供利用方式。