高校电子党务档案管理浅析

    李松洁

    1 大数据时代背景下档案管理工作的新形势

    1.1 档案管理媒介的转变。在大数据时代背景下，档案管理工作面临的数据量有了巨大增长，由此引发了档案管理媒介的转变。以往文件在起草、发行、归档过程中均采取纸质形式，档案管理也以纸质形式运作。随着无纸化办公的普及，部分文件材料开始采用电子形式下发，因而电子档案管理成为档案管理工作中越来越重要的形式。

    1.2 对档案整理工作的要求加强。大数据时代下各类信息基数大且类别庞杂，电子档案管理不能再仅仅满足于档案的按时归档。在这样新的背景下，电子档案整理工作的重要性不断凸显。如何对大量电子档案进行严格筛选，进而系统化分类是档案整理工作面临的新要求。只有完成了以上要求，才能够保证电子档案为使用者提供丰富而又有价值的信息。

    2 高校电子党务档案管理的不足之处

    2.1 电子党务档案管理制度建设滞后。对于电子党务档案管理的重要性认识不足直接体现在制度建设滞后上。部分高校沿用传统方式进行电子党务档案管理，造成了诸多不便。在入档过程中，忽视新媒介、新形式的特点，满足于档案输入；在档案管理过程中，存在诸多制度空白，造成管理工作的随意性加大，甚至导致电子党务档案的丢失；在档案使用中，形式受到传统思路限制，难以满足新时期党务工作的要求。

    2.2 档案管理者的综合水平有待提高。在人员使用上，对于电子党务档案管理的重要性认识不足体现在电子党务档案管理者适应大数据时代特点的水平较差。部分高校满足于原有的档案整理工作，不能积极对党务档案管理者进行电子档案管理培训。同时，笔者发现，部分高校的档案管理人员多是临近退休的后勤人员或聘用的在校学生兼职人员，这些档案工作者缺乏电子党务档案管理经验，造成了部分高校电子党务档案管理工作效率难以有效提升。

    2.3 党务档案的信息化程度较差。部分高校的党务档案电子化、信息化进程缓慢，仍旧满足于以往的模式。这样的情况就造成了在档案使用中花费大量时间和精力进行档案查找。再加上纸质党务档案使用的流程较为繁琐，造成了党务档案使用的效率十分低下，不能满足当下党务档案使用的要求。

    2.4 电子党务档案更新不及时。大数据背景下，电子党务档案发挥其效用的一个重要前提就在于电子党务档案的及时更新。电子党务档案更新不及时会造成党务工作开展出现重复等偏差，此外，学生党员档案信息的更新不及时会造成学生党员的诸多不便，影响高校电子党务档案管理工作的校内声誉。

    2.5 电子党务档案不完整。高校党务档案是对高校党务工作开展的真实记录，是高校党员信息留存的基础，高校党务档案的完整性对高校、校职工及学生党员都有极为重要的意义。由于部分高校对于电子党务档案的管理意识不强，造成了高校党务工作开展内容的遗失，影响了党务工作开展的历史延续性。

    3 提升高校电子党务档案管理水平的建议

    3.1 开展电子党务档案管理宣传活动。通过建立党务档案网站、微信公众号、微博等多种方式，对电子党务档案的服务内容、运作流程进行宣传。宣传的过程是一个让更多人了解的过程，借此让高校电子党务档案管理工作的重要性深入人心，引起多方面重视。

    3.2 电子党务档案管理软硬件升级。在大数据时代背景下，进行电子党务档案管理的软硬件升级是适应时代要求的物质前提。硬件升级主要体现在管理媒介的更新换代，配备现代数据设备进行档案管理。硬件升级伴随着的是软件的更新。具体表现在新型电子档案管理软件的应用及档案管理者的综合水平培训。

    3.3 重视电子党务档案资源的开发。大数据时代背景下，档案数据中蕴含着海量的资源，这些资源的开发整理将极大地促进高校党务工作进一步提升。应当“立足馆藏档案资源，对档案按专题或类别进行深层次加工和提炼，挖掘档案信息价值，借助各种多媒体技术开展档案编研，开辟专题展览栏目，提升档案的教育功能”。

    3.4 重视电子党务档案管理过程中的反馈工作。与以往的档案管理满足于档案收藏不同，大数据时代背景下的电子党务档案更加注重信息的服务，因而在对党建工作者进行信息支持之后，收集反馈信息是提升电子党务档案管理工作水平的有效措施，也是传统党务档案管理过程中忽视的一点。