房产档案信息化管理存在问题及对策

    刘红兵

    1 目前房产档案管理存在的问题

    1.1 对房产档案信息化管理工作重视不够。单位注重文书、基建等档案的信息化管理，对房产档案的信息化管理工作不够重视，没有明确的近期和长远目标，硬件设施简陋，工作效率低。目前由于多种原因，部分房产档案仍分散在个人手中，导致归档不及时，完整性较低。

    1.2 房产档案管理人员综合能力有待提高。在档案信息化管理中，人员没有经过专业培训，对计算机的操作应用不熟练，其综合能力亟待提高。

    1.3 房产档案信息化管理内容不全面。房产档案信息化管理就是要使各种房产资源转化成数字化电子信息，被计算机的程序识别和读取。目前只是利用数据库和档案系统软件收录部分资料，而一些主要的像购房合同、收据、发票、房产证、身份证等都没有进行数字化处理。

    2 房产档案信息化保密工作的对策

    2.1 加大对基础设施的投资力度。房产档案信息化管理是采用先进的计算机技术和网络通信技术为手段，借助档案管理软件及扫描仪、照相机等设备，将一些纸质档案进行数字化扫描、转换。因此，应加大对基础设施的投资，建立和完善信息资源开发利用工作，同时在电子信息技术条件下做好房产档案的保密工作，需要不断提升计算机信息设备的安全登记和防范手段，进行必要设备更新与升级，使网络系统设备达到较高保密要求，确保房产档案信息安全。

    2.2 提高房产档案管理人员综合素质。在房产档案信息化管理过程中，第一，应加大对原房产档案管理人员应用新技术、新设备、新方法的培训，使其尽快适应和精通现代化信息管理的技术和手段，从而提高业务素质。第二，选拔高素质、懂计算机专业的综合性人才，充实到房产档案管理中，将计算机信息技术全面应用到房产档案管理工作，提高房产档案的工作效率和利用效率。第三，房产档案管理人员努力完善知识结构，掌握土建施工工艺、国家税收法规、房地产政策等方面的知识，为更好地做好房产档案管理服务。

    2.3 完善档案信息安全管理体制。一是严格信息设备管理制度。购买设备要经过保密工作部门的审批，选择经信息安全产品测评中心认证，并有一定安全保障的产品，购买后要有备案，从源头上把关。二是存有档案数据库的计算机应与外网隔离，设置防火墙，防止感染病毒和黑客入侵。同时实施数据库备份，防止档案系统数据的丢失。设置分级管理权限，防止房产档案的资料文件对外传输和无关人员查阅。使房产档案在开发利用过程中发挥其最大作用而不被别人所利用。

    2.4 实行“双套制”归档。房产档案管理实行“双套制”归档。由于电子档案具有存储空间小、保管便利、传输迅捷、利用方便等的特点，被广泛推广应用。又由于电子档案存在着保密性差、安全问题没有完全解决、易于复制篡改、法律效能不足等问题，使其利用范围受到一定限制。因此，目前档案实体与电子档案互不代替，必须采用“双套制”归档模式，使房产档案得到更安全妥善保管。