“985”高校档案馆网站“学生类”档案服务现状调查分析

    赵宇

    摘 要：以部分“985”高校档案馆网站为调查对象，重点调查网站的“学生类”档案服务内容。从服务功能、服务方式、服务对象三个方面论述“985”高校档案馆网站“学生类”档案服务的现状。并针对存在的问题，提出增加服务功能、服务功能精细化、引进电子商务、挖掘潜在用户的建议。

    关键词：985高校;档案网站;“学生类”档案

    Abstract：This paper carries on the network to investigate archives website of “985” Universities ， focusing on research the content of “Students” archives services .This paper based on the function of services， the approach of services and the object of services analyzes the current situations， and proposes increasing service function， refining service function， bring in “electronic commerce”，mining potential users treatment in view of the existing problems.

    Keyword： “985” Universities; Archive website; “Student” archives

    教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（简称27号令）于2008年9月1日起施行。它是以原国家教育委员会于1989 年 10 月 10 日发布施行的《普通高等学校档案管理办法》（简称 6 号令）为基础，结合我国高校及其档案工作近 20 年的变化与发展情况，根据实际需要对6号令进行修订而形成的。[1] 在文件归档范围一级类目中，相较于6号令，27号令在第十五条中增设了“学生类”。“学生类”主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。[2]在27号令发布施行7周年之际，高校档案馆网站“学生类”档案在线服务做得如何？笔者以部分“985”高校档案馆网站为调查对象，进行了调查。

    1 调查对象及方法

    笔者以我国“985”高校档案馆网站为调查对象，其理由：一是“985”高校档案馆网站建设水平较其他普通高校高，具有一定的前沿性和代表性;二是各“985”高校在发展上较为均衡，综合实力相差无几，具有可比性。因天津大学、北京理工大学、西北工业大学、中央民族大学、国防科技大学无独立档案馆网站，哈尔滨工业大学、南开大学档案馆网站无法访问，所以实际调查对象只有32所“985”高校档案馆网站（以下简称“32所高校档案馆网站”）。

    采用网络调查法，并对调查结果采取内容分析法和内容比较法进行研究分析，从而得出研究结果。调查时间为2015年6月。

    2 调查结果与分析

    2.1? 服务功能

    2.1.1? “学生类”档案服务栏目及内容。32所高校档案馆网站中，只有25所设置了“学生类”档案服务栏目，北京大学、厦门大学、复旦大学、浙江大学、武汉大学、中山大学、四川大学等7所高校只在网站服务指南中，介绍了部分学生利用档案的方法。表1展示了25所高校档案馆网站“学生类”档案服务栏目及内容设置情况（表中高校先后顺序依据2015中国大学排行榜100强名单[3]）。其中，17所高校档案馆网站设置了成绩及证书翻译，方便学生在线办理;9所设置了学籍查询和毕业生档案去向查询，输入学号和姓名便可查询学籍档案内容和自身档案去向，有利于学生了解档案状况解决问题;8所设置了档案证明，为学生获取学历等认证提供指南;7所设置了科研专利查询，提供科研专利目录查询，便于学生了解学校科研成果和进行科技创新;6所设置了毕业生合影，可在线浏览下载;5所设置了论文上传检索系统，便于论文的收录和查询;4所设置了毕业生成绩查询、学位档案、学生档案查询、高考录取证明、新生档案，为学位补办认证、中文成绩办理等提供便利。

    2.1.2? 信息服务。信息发布是档案馆提供在线服务的单向行为，多以通知公告栏实现。32个调查对象中，有12个网站信息发布的内容与学生相关性较高，所占比重为37.5%，分别是南京大学、北京师范大学、同济大学、中南大学、厦门大学、重庆大学、东北大学、大连理工大学、华南理工大学、湖南大学、中国农业大学、兰州大学。值得一提的是，同济大学的公告栏做得较好，在首页右侧发布的全是与学生密切相关的信息，重要的信息还以红色字体标出。

    

    互动交流是档案馆站在用户角度的双向行为，方式多样化。28所高校档案馆网站提供了联系电话，便于直接咨询;25所提供了电子邮箱，以便用户邮件咨询;16所提供了常见问题，帮助用户快速解决相关问题;12所提供了留言咨询，用户在指定区域内填写问题内容，系统通过用户预留的联系方式进行回复;10所提供了传真号码，以便用户远程传递材料;4所提供了微博微信，以便提供移动信息服务，分别是中山大学、同济大学、中南大学、华东师范大学;2所提供了实时交流，以QQ的形式实时与用户交流，分别是同济大学、中南大学。

    2.1.3? 资源下载服务。为保证检全率，同时调查了下载专栏和档案服务栏目，其中吉林大学、同济大学、山东大学、华东师范大学、东北大学的下载资源在档案服务栏目中。具体内容见表2。