论欧洲高校档案工作现状特点与发展趋势

2022.11.15

马仁杰+高元昕+王露尧

摘 ?要：本文结合欧洲具体院校案例，从工作制度、档案保护、档案开放、档案版权以及信息资源整合与共享五个方面分析得出欧洲高校档案工作总体上表现出制度健全、档案保护意识强、档案开放利用程度高、档案版权规定严格以及馆际资源整合程度高的现状特点，并结合当下时代背景，预测欧洲高校档案工作将走向缩短文件封闭期、归档社交媒体档案、与图书馆博物馆工作有机结合的发展趋势。

关键词：欧洲高校档案馆;档案工作现状;档案工作趋势

Abstract： Combining with examples of European college archival works and analyzing the current situation on work institution， archive protection， file opening， copyright and information integration， and forecasting that European college archival works will shorten closure period， file social media files ，and will combine with library and museum work.

Keywords： European university archives; Archive work situation; Archive work tendency

欧洲地区高等院校的起源远远早于我国。自13世纪起造纸术传入意大利，欧洲最古老的大学——博洛尼亚大学便开启了用纸张记录高校档案的先河[1]。随后，英法德等国家也相继出现大学并开始积累大学档案。自此之后，博洛尼亚大学与牛津大学等都有着将档案原件保存于封闭建筑中以保证档案完整与安全的经验[2]。由此可见，欧洲地区高校档案工作的初始形态就是积累一切与学校相关的档案文件并保证它们的安全。高校档案工作受到欧洲高等院校的重视，起步于中世纪，发展于近现代，逐渐成为高校内部管理工作中不可忽视的一部分。

在本文中，笔者将以英国剑桥大学和牛津大学、法国巴黎大学、德国罗斯托克大学为例，对欧洲地区高校档案工作的现状特点进行研究，并结合当代科技发展与社会文化进步，预测欧洲高校档案工作的发展趋势。

1 ?欧洲地区高校档案工作基本情况

1.1 高校档案馆的设立及管理体制。在欧洲地区，并非所有大学都有自己的档案馆。虽然欧洲高校开设档案教育比较普及，但只有那些国际知名且历史悠久的大学才会设立自己的大学档案馆。高校档案馆也并不全是校内的一个独立机构，例如在法国的一些高校，档案馆是设立在图书馆内的。

由于各国的档案管理体制不同，导致各国高校档案馆在管理体制上也略有差异。英国与德国的档案管理体制为分散制，高校档案馆属于终极性档案馆，不受国家或地方档案馆的统辖。而俄罗斯、意大利、西班牙以及北欧国家的档案管理体制为集中制，高校档案馆需要受到档案行政管理机关的监督与指导[3]。

1.2 ?档案馆资源建设状况。档案馆资源建设是所有高校档案工作的基本工作。总体来说，欧洲高校档案馆资源体系包括三个方面。其一是自建校以来的行政管理、教学科研等方面的基础档案资源，这一部分的档案资源占有高校档案资源很大一部分。其二是一些学校独有的特色档案资源。其三是收录在数据库中的数字化档案资源。

对于这些档案资源的收集、鉴定、归档和整合，欧洲众多高校的档案馆都有着严格的准则和要求，做到了档案资源的齐全和完整，更通过对特色档案的不断征集，增加了档案资源的丰富程度，进一步提升了档案馆资源整体价值性。

2 ?欧洲地区高校档案工作现状

欧洲高校档案馆的馆藏时间跨度大，内容多而精，历史价值高，这决定了欧洲高校档案工作必须在保存、利用方面下足功夫。目前欧洲高校档案工作以健全的工作制度做保障，严密的档案保护为基础，有章可循的档案开放为手段，再辅以信息技术进行资源整合，在做好管理工作的同时于文化传播、教育公众方面有所建树。

2.1 ?工作制度健全。欧洲高校档案馆在档案行政管理机构领导下，或根据自身建设需要，都制定了相当严密的工作制度与各项政策。下面以牛津大学档案馆为例。

牛津大学档案馆的工作制度分为档案征集制度、档案保管制度和档案使用制度。在档案征集制度中，规定了牛津大学档案馆是有选择性地接受和保管学校各部门的行政文件，包括从1214年起始的各个版本的学校章程和契约条款、维权文件、授予学衔记录、学生档案、附属机构文件等，一切档案收集活动都仅限于学校各部门在管理过程中产生或接收的有关本校的文件。在档案保管制度中则规定了归档文件必须满足能作为教学授课和科研活动的凭证的条件，并要求能保持大学在社会中的公众形象。档案使用制度允许以研究为目的的访问者进入档案馆获取档案，凡保管期限超过80年的档案无限制供应公众利用，未满80年保管期限的档案则需要来访者提交申请，经审核后提供使用。

此外，牛津大学档案馆的档案工作政策制度每五年交由档案委员会进行一次复核修改，以确保学校档案工作能够跟进时代发展，及时做出调整和应变。

2.2 ?档案保护意识强。从古至今，欧洲高校对档案原件的保护都费尽心思，力求最大限度延长档案的寿命。当代欧洲高校档案工作对档案保护的重视主要体现在硬件设施和保护理念两个层面。

2.2.1 ?齐全完备的硬件设施。欧洲高校档案馆内一般设有档案库房、分拣室和保护实验室。其中档案库房和保护实验室是保护档案的重点场所。库房内普遍使用密集架和档案柜，档案以组合为单位排列在架上。每个组合的档案一般使用统一规格的无酸档案盒盛装，除此之外也会使用一些特别定制的档案盒，或者四瓣式文件夹和聚酯筒。入馆的档案经过分拣，进入保护实验室进行去酸、压平等处理。档案馆内单独划出阅读室供来访者借阅档案，不会对档案库房造成影响。整个档案馆内都有空调严格控制温湿度，还设有监控摄像头，有效保证档案文件的安全性。

2.2.2 ?以人为中心的保护理念。档案保护不仅仅是最大限度地延长档案寿命、提升档案的可利用率，还需要考虑档案的利用者的人身健康。几所欧洲高校档案馆在处理档案材料时，采用对人体伤害最小的化学试剂，同时经过一系列的酸碱缓冲、干洗去污、抗压抗皱处理，在保护档案材质的同时也保护了使用者的安全。这种重视档案、更重视人的理念融合在档案工作中，使得档案工作极富人性化。

此外，欧洲高校档案馆不纯粹是立足于档案本身来保护档案，更倾向于通过约束人的行为来保护档案。例如，剑桥大学丘吉尔档案中心要求每一位新到访的来客阅读档案使用注意事项，强调必须使用铅笔和无酸纸做笔记，且不可频繁使用摄像设备。在馆内吸烟和饮食更是明令禁止的。这样既可以避免档案受到意外损害，同时也不影响访客对档案的利用。

2.3 ?档案馆开放利用程度高。英国档案学者库克认为，档案馆应该被视为一个文化机构，甚至被贴上娱乐消遣的标签也不为过。国际档案理事会在2012年布里斯班第十七届国际档案大会中通过的《档案利用原则》规定，不论公共还是非公共的档案机构，都应积极进行档案开放利用，并保证档案利用工作的公正、平等和及时性[4]。这给全世界各国档案机构和档案工作者提供了一个做好档案利用工作的权威国际基准。在此背景下，欧洲高校档案工作便处处体现着促进档案利用、保障公民权利的理念，积极向社会公众提供档案利用。对于欧洲高校档案馆来说，档案的线上开放利用与线下开放利用这两方面的工作都做得比较出色。

2.3.1 ?线上开放利用。欧洲高校基本上都有自己的档案馆主页。一些档案信息也公开在高校档案馆的主页上，查阅者们足不出户即可搜索阅览，或通过主页上的联系方式进行人工咨询获得自己所需的档案内容。例如，牛津大学档案馆网站上可以查询到馆内所有案卷目录，馆藏情况一目了然。每条子目录下都详细说明了卷内文件内容、特点和数量，交代了该卷文件的来源和完整程度，还进一步标明了该卷内档案的起止组合号和卷号。

2.3.2 ?线下开放利用。即档案馆本身向社会公众开放，提供档案信息的借阅与查询以及档案馆导览，发挥服务功能和教育功能。欧洲高校档案馆对外开放时间长，提供的服务也面面俱到。档案馆开放借阅档案原件和复印件，阅览者可以在档案馆内专设的阅读室里按需查阅档案资料，馆内还专门向借阅者有偿提供统一规格的纸和笔。社会公众通过提前预约，还可以在工作人员的带领下参观高校档案馆，有条件的高校在学校假期时还能为参观者提供住宿和餐饮。

2.4 ?档案版权规定严格。欧洲国家都是资本主义国家，在欧洲人的思想中，档案是一种属于某机构或某个体的财产，档案版权受相关法规政策的保护[5]。虽然欧洲高校档案馆内可开放阅览的档案对于社会公众来说是免费的信息资源，但高校档案馆一般都会明文要求借阅者在查阅档案时必须遵守档案馆的借阅规定并签署一份协议，对档案内容进行保密，不可随意将档案信息泄露给第三人。

再如，英国剑桥大学丘吉尔档案中心要求使用者在购买档案副本之前签署一份承诺书，保证不会对已购得的档案副本进行出售、分发和重新复印。若利用者因研究需要必须进行档案出版，则需要在协商后获得大学档案馆方的版权许可，并在出版物中标明信息来源;如果档案出版物是商业用途，则需要向大学档案馆支付一定的版权费用。

2.5 ?馆际资源整合和共享程度高。为推进档案信息更快更广地为社会利用，许多欧洲国家都已经推行电子政务和档案信息资源上网。特别是英国在近年积极推动档案信息资源跨部门整合与共享，带动了高校档案馆之间也开始进行跨馆合作，整合和共享档案信息资源。英国目前有150多所高校参与了馆际档案共享，并拥有整合了多所高校档案资源的网站，通过统一档案著录标准实现档案资源的无障碍共享[6]。高校档案馆除了与外校的档案馆之间建立共享合作，还会与非高校的档案部门以及学校下属其他部门建立联结关系。例如剑桥大学档案馆的Janus 项目就可以提供剑桥大学下属机构的档案目录一站式查询。

3 ?欧洲地区高校档案工作发展趋势

3.1 ?进一步缩短档案封闭期。20世纪60年代起，国际档案理事会将档案的一般封闭期从50年降至30年，而一些发达国家档案馆开放力度的加大也在促使档案封闭期进一步缩短，从现今档案工作形势看来，缩短档案封闭期仍是可行的。现阶段的欧洲高校档案馆早已不单单只是一个档案保存机构，而是一个类似于图书馆、博物馆的文化教育机构。为了最大限度满足公众日益增长的档案利用需求，欧洲高校的档案工作可以从缩短档案封闭期着手，在现有的基础上进一步加大档案馆开放程度。牛津大学档案馆尚有一部分处于封闭期内的档案由于不可公开而没有完成数字编目，这就说明欧洲高校档案馆的档案封闭期还有缩短的余地，可以通过提高档案解密检查工作、档案修复工作等的效率，尽可能解除档案封闭，使封闭期档案尽早能提供利用，发挥档案价值。

3.2 ?开展与学校相关的社交媒体档案归档工作。所谓社交媒体档案归档，就是将各部门在社交媒体（如Twitter、Facebook、YouTube等）上发布的消息视为一种档案，并有选择地进行归档保存。对社交媒体档案进行归档，是2014年英国国家档案馆开展的一项工作。目前英国国家档案馆的“社交媒体档案库”已保存约6.5万份由政府部门所发布的推特消息[7]。由此可以预测，在社交媒体被广泛运用在各领域的今天，欧洲高校档案工作未来也将开展对社交媒体档案的归档工作，归档范围为学校在各种社交媒体上发布的政策条例、事件新闻、声像记录等。通过这一举措，人们未来将通过阅读社交媒体档案更清晰、直观地了解高校的发展历程。

3.3 ?档、图、博工作有机结合。20世纪末，国际图书馆协会与机构联合会、国际档案理事会开始推动图书馆、博物馆、档案馆等文化机构联盟的运动。欧盟也于2005年开始实施“欧洲文化和科学内容数字化协作行动计划”，推动博物馆、图书馆和档案馆之间的数字化服务合作[8]。目前，欧洲一些国家的图书档案组织已经将图档部门合作的融合范围扩大到了博物馆、艺术馆，还专门组建机构来推动这种数字融合趋势。

档案馆需要将馆藏各类档案数字化，图书馆需要将书目电子化，博物馆也需要将展品以图片形式进行宣传。于是，欧洲高校档案馆在这种环境下，在逐步推动跨校档案资源整合的同时，也将推进校内博物馆、图书馆和档案馆的资源整合。这就将形成一个趋势，那就是三馆保留各自的基础实体工作，但在各馆资源数据化、建设数据库的工作上通力合作。通过三馆工作有机结合，实现三馆充分交流，避免信息整合过程中的资源重复，减少财力消耗，以一种全新的形式同心协力面向全校学生以及社会公众开展更加全方位的文化教育。

参考文献：

[1][2] 方瀛. 国外的大学档案馆[J]. 北京档案， 1987（4）.

[3] 黄霄羽. 外国档案事业史[M]. 北京：中国人民大学出版社， 2011：221～252.

[4] 国际档案理事会对外发布《档案利用原则》[J]. 广东档案， 2012（6）.

[5] 王改娇. 欧美大学档案利用版权制度及启示[J]. 山西档案， 2011（5）.

[6] 高柏，张颜春. 国外档案管理特点分析及其借鉴意义[J]. 长春理工大学学报（社会科学版）， 2013（8）.

[7] 黄霄羽. 2014国际档案界回眸[J]. 中国档案， 2015（2）.

[8] 肖希明、郑燃. 国外图书馆、档案馆和博物馆数字资源整合研究进展[J]. 中国图书馆学报， 2012（0）.

（作者单位：安徽大学管理学院 ?来稿日期：2015-06-16）