地名档案工作现状刍议

    李晶

    作为国家档案的重要组成部分，地名档案是进行地名管理、推行地名标准化、开展地名研究的基础;是地名管理的科学依据和提高地名工作效率的必要条件。地名档案也是相关学科科研工作的重要资料和国家建设及人民生活不可缺少的资料，还能为国家维护领土完整、外交及国防等方面提供重要依据。随着各地行政区划的不断调整和地名工作的蓬勃发展，地名档案工作也发挥着日益重要的作用。但是，地名档案工作现状不容乐观，存在着诸多问题，主要表现在以下几个方面。

    1 ?机构人员配置不合理

    随着几次大规模机构改革和人员调整，原本各省市县已建立的各级地名档案管理机构，除保留了部分省级地名档案馆（室）以外，市级馆（室）已很少，县一级的专设机构已完全消失。大多数市县既无地名档案管理机构，也没有指定专职档案人员。这部分地区有相当一部分珍贵的地名档案资料散存于各个基层部门，它们不但没有得到合理保管，更谈不上有效地利用，如不尽快采取切实可行的管理措施，势必会造成档案资源的损毁和流失。

    2 ?经费不足设施落后

    据调查统计，95%以上的单位没有将地名档案管理经费列入财政预算，严重制约着地名档案工作的正常开展。也造成了多数单位的档案保管条件较差，没有专用库房，缺乏专用设备，各类装具破旧不堪，档案存放杂乱无章。很多单位至今仍在使用上世纪八十年代遗留下来的木质橱柜，甚至有的用袋装、用绳捆，档案随处堆放。档案丢失散失、受潮霉变、虫蛀损坏等现象时有发生。极度落后的保管条件，时刻威胁着地名档案资料的完整与安全。

    3 ?人员素质能力待提高

    通过调查发现，很多从业人员的专业素质不强，工作能力有待提高，造成这种状况的原因有三点。

    第一，现有人员结构比例严重失调。例如，某省地名档案馆现有工作人员31人，其中行政管理19人、工勤8人，档案专业技术人员仅4人。一个专业档案管理部门只有区区几个专业技术人员，其整体业务素质当然无从谈起。第二，存在大量无证上岗的兼职档案员。这些人员不具备档案专业知识和地名知识，没有经过相关业务培训，而且其主要精力在其他工作上，根本无法保证地名档案管理水平，更谈不上档案人员素质和开展档案工作了。第三，在职学习与业务培训不够。由于上级管理部门未能认识到提高地名档案人员素质的重要性，因而忽视档案人员的学习与培训。加之多数地名档案工作者满足现状，缺乏创新，不愿花费时间和精力去学习提高，素质能力较低。

    4 ?管理机制严重滞后

    一是规章制度不完善。大部分地名档案馆（室）在建章立制上严重缺失，没有形成系统的档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度，也没有档案工作发展规划、规范、岗位职责等规章制度。二是档案管理不规范。由于缺乏科学规范管理，不但导致档案门类不全，载体单一，内容单调，甚至出现某方面地名档案断档的严重失误，而且很多单位档案分类、编目等混乱，保管技术水平低下，严重影响档案的寿命。三是开发利用不到位。据统计，绝大多数地名档案馆（室）在档案的开发利用上几乎没有作为。工作人员“死脑筋”，固守一堆“死档案”。很多单位没有检索工具，没有档案编研，没有开放档案，没有开展查询、借阅等服务利用工作，“死档案”没有转化为“活信息”，档案资源没有得到合理开发、利用。

    以上问题如不尽早解决，无论是对主管部门的各项工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。要改变这种不合理现状，应从以下几方面着手：

    一是增强档案意识，积极争取上级部门的支持。地名档案管理人员在做好本职工作的同时，应树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，及时准确地为上级部门和相关部门提供档案信息资源，加强地名档案重要性的宣传工作，逐步增强各部门档案意识，提升地名档案工作的影响力，引起主管部门的重视，在人员、经费方面获得支持。

    二是加强教育培训，提高档案管理人员的综合素质。积极开展职业道德教育，不断增强服务意识、提高工作质量;加强专业培训、继续教育，及时更新工作人员的专业知识，适应时代的发展变化;注重行业交流与学习，相互取长补短，共同提高。

    三是提高创新意识，做好地名档案资源的开发利用。完善档案管理机制，健全各项规章制度;大力丰富馆藏，依法开放档案信息资源，满足社会需要;利用现代化技术，提高档案的开发利用水平，适应社会发展和时代要求;加强档案编研，提高档案资料的针对性和实用价值，满足利用者的不同需求。

    （作者单位：河南省地名档案室 ?来稿日期：2015-06-17）