浅谈企业建设中档案管理的重要性

    温云凤

    【摘要】本文从作者结合自身工作实际对档案在企业建设中起到的重要性进行论述。

    【关键词】企业建设；档案管理；重要性

    企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。现代企业管理和建设与企业档案管理关系密切，因其所具有的真实性、多元性和潜在的创造性，为弘扬企业精神，塑造企业形象起到积极的作用，所以，企业档案管理是现代企业管理和建设中的重要组成部分。

    一、企业管理中企业档案是企业的宝贵财富

    1、维护企业经济利益和合法权益还历史真相。档案真实记录着企业的各项活动，积累着历史的数据，安全的保管着档案，就是历史的真实记录，就能见证企业的昨天和今天，是后人了解过去的最重要途径。在处理是非和各种纠纷中，档案是最有说服力的证据。

    2、提高企业管理水平。企业领导在作出某项决策前，都要查阅大量的资料，从中找出决策的依据，正确指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息，而这些文件和资料很多都保存在档案里，它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。所以说档案就是本企业的一座金矿，一定要妥善管理，充分发挥其作用。

    3、企业科技发展的催化剂。企业的科技档案是科学技术最重要的物质外壳，科技发明离不开企业的科技档案，通过档案的借鉴和应用，实现革新、发明、创造；企业的科技档案是科技发展的中介流，所以说档案是科技生产活动和科技管理活动的依据；档案是科技储备的主要形式；档案是进行科技交流的工具。

    4、企业员工的珍贵历史记录。企业的人事档案是在人们的工作生活中可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录。对职工个人而言，人事档案管理部门可以根据档案确定退休年龄，根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄，代为缴纳职工的养老保险、医疗保险、出具与人事档案有关的证明材料等等。所以说企业的职工档案统一管理，有利于维护职工个人利益，促进劳动力合理有序流动，建设科学、规范的劳动力市场。

    5、企业安全生产和设备管理的真实记载。企业的安全生产档案是安全生产工作中形成的记录。安全档案对每一次与安全有关的生产管理均记录在案，便于检查和保存，有效督促安全生产。设备档案是在生产过程中一台设备从订购、安装调试、维修改造等设备管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，每一台设备从选购到报废均有详细的记录，使每台设备能饱和的为生产服务，将企业的生产成本降到最低点。

    6、企业文化的重要部分。企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。档案属于文化范畴，企业文化当然包括企业档案，企业要成功，离不开企业的经营管理等。这些都是重要的企业文化，离不开企业档案的工作保障。

    二、企业管理中档案管理工作的意义

    随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中。对于不断形成和增加的档案，通过加强档案的收集工作来解决这一矛盾，而对于不断损毁的档案则有许多问题急待解决，比如：纸张老化、字迹褪色模糊，纸张变黄发脆等已到了不能再用的程度；虫害也影响档案的保存，档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准等都影响着档案的保存“寿命”。总之档案工作的实践，向我们提出了一个很尖锐的问题：一方面为了维护集体和个人历史真实面貌要求我们把档案长期保管下去，另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件任重道远的工作。维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案管理工作的中心任务，这是因为档案管理工作这个环节，是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案管理工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案管理工作也应该做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（不使档案丢失、泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。

    三、企业管理中档案管理的重要性

    在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，或认为是个人私有资料可不统一归档管理，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。根据《档案法》第十六条规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善管理”，这就是说，企业的档案管理具有社会性，并不是“私人行为”，也不是可有可无的，而是要受到档案法律法规的约束，应遵守《档案法》的有关规定。做好档案工作不仅是权利，也是义务，是自身发展的客观需要，是长期受益之事。其实，档案管理工作对企业的发展起着至关重要的作用，做好档案管理工作是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业真实面貌的一项重要工作。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。因此，做好企业的档案管理工作对于促进企业的全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。

    参考文献

    [1]《中华人民共和国档案法》1996年全国人民代表大会常务委员会颁布.

    [2]《企业档案工作规范》国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施.