基于新形势下企事业单位档案管理工作的创新研究
孙思远
【摘? 要】档案是人类社会活动的真实记录，是人们认识和把握客观事物的重要依据。借助档案，我们能更好地了解过去，预见未来。档案管理工作是企事业单位管理工作的一部分，是保障单位工作井然有序的重要组成部分，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是一项不可或缺的重要资产。新形势下，传统的信息处理模式已经不适应时代发展的需要。因此，档案管理工作者根据新形势的情况，对自身工作进行改良，有效提高档案管理水平，是符合时代发展潮流的应有之义，是促进单位管理规范化、提升科研生产效率的重要手段。
【关键词】新形势;档案管理;创新
【Abstract】Archives are the real records of human social activities and the important basis for people to understand and grasp objective things. With the help of archives， we can better understand the past and foresee the future. Archives management is a part of the management of enterprises and institutions， an important part of ensuring the orderly work of units， an important work to maintain the true face of history， and an indispensable and important asset. Under the new situation， the traditional information processing mode can no longer meet the needs of the development of the times. Therefore， according to the new situation， the archives management workers should improve their own work and effectively improve the level of archives management， which is in line with the development trend of the times. It is an important means to promote the standardization of unit management and improve the efficiency of scientific research and production.
【Keywords】new situation; archives management; innovation
1 引言
互联网时代的到来，使得信息的储存和传播方式发生了显著变化。人们开始了解到大数据对于信息处理的作用，信息的处理方式也开始逐渐由传统的处理方式向现代化、信息化的处理方式转变。档案管理工作也应根据实际情况来进行变革，以求促进企事业单位的工作发展。
然而，就目前的情况而言，部分企事业单位依旧沉浸于传统的档案管理方式，并没有根据时代的发展形势来进行档案管理方式的革新，这非常不利于企事业单位的发展。档案管理工作者应该立足于当下时代的快速变革趋势，对自身的档案管理工作进行改良与创新，提高工作效率，推动单位发展。
2 档案管理工作存在的问题
2.1 工作方式固守陈规，工作氛围单调乏味，不利于创新
就目前的情况而言，档案管理工作的工作程序较为单一，大多数档案管理部门缺乏相应的创新意识和思辨精神，工作人员的工作方式固守陈规，工作氛围单调乏味，不利于企业创新氛围的形成与发展。
2.2 基础设施落后
大部分企事业单位依旧采取纸质档案为主，电子档案为辅的方式进行档案的管理工作，基础设施存在以下几种问题：库房设施陈旧落后，档案上面积攒的尘土难清理、库房温湿度难以控制在标准范围内、空气不流通等，這些都是非常不利于档案存放的。
2.3 档案借阅流程繁多
据统计，许多单位的工作人员要想借阅档案，需要经过复杂的申请和审批流程才能够完成。例如，我单位现有审批流程最后需打印出来让借阅人员手签确认，打印借阅单办理人员也需要审批，每天这样的工作很多，尤其是涉密单位，由于借阅量大，层层审批耗时耗材，非常不利于档案的有效利用。
2.4 纸质版文件破损严重
现存大部分企事业单位的库房条件较为简陋，不符合长期存放纸质版文件的客观需要。加之纸质版文件被多次借阅，如单位会计凭证，在近几年多次审计、审价的过程中频繁大量使用，导致纸质版文件破损严重，很难完整存放[1]。
3 档案管理工作的优化创新策略
3.1 加强档案管理工作者学习交流能力
目前企事业单位档案管理工作比较固守陈规，缺乏创新，对外可以适当增加外出培训机会，让专业人士之间可以多加交流学习，对内可以组织档案管理人员和相关部门兼职档案员定期培训和问题反馈，这样可以改善很多部门由于业务不熟练，经常换人导致的新软件不会用、业务步骤搞不清楚等影响档案管理工作进度的情况，也可以及时把工作中存在的问题通过交流反馈一一解决，从而更好地服务于本单位的工作。
3.2 简化借阅流程，响应无纸化办公
针对上文中提到的部分单位借阅流程过于烦琐，导致档案借阅的效率低下的问题，相关单位可以充分根据实际情况，简化借阅流程，将无纸化办公引入到档案管理工作当中，从而提高档案的借阅效率，让档案发挥其应有的作用。
例如，涉密单位在符合保密要求的条件下尽量简化借阅流程，可以根据职工涉密等级设置查阅、借阅权限，等级高的可以直接查阅密级低的或者不涉密的档案，跨部门借阅不涉密的文件可以只需要归档部门审批即可，从而达到简化借阅流程，提高工作效率的效果。除此之外，涉密单位和非涉密单位均可以在原有的基础之上增加电子手签流程，让成员能够通过线上的形式来进行相关材料的调取和信息的收集与确认，让无纸化办公落实到实处[2]。
3.3 更新管理制度，推动档案管理信息化
随着时代的发展，企事业单位的档案管理方法也由传统的纸质装订、人工整理，变成如今的电脑输入、信息检索、大数据分析和储存等信息化方法。目前，大部分单位已开始着手信息化数字档案馆建设工作，现存文件需加快扫描进度和加大扫描范围。例如，公司在扫描和使用过程中发现，现在所规定的扫描范围不能满足全部借阅要求，经常有借阅不在扫描范围内的档案。由于方法的变革，档案管理的制度也应该得到革新，这样才能够保障企事业单位的档案管理工作顺利进行。因此，企事业单位的高层领导应该根据实际情况，完善单位内部的档案管理制度，让档案管理工作能够有法可依，有迹可循。
档案管理主要包括以下几个方面：收集、整理、分类、排列、鉴定、借阅[3]。企事业单位管理者可以立足于本单位的具体工作情况，从以上六个方面来对档案管理工作进行制度设计与完善，最终制定出符合该单位现状的、健全的、完善的档案管理制度。除此之外，利用计算机管理档案的最大好处在于数据检索、查询、统计以及利用方便，可大大节省人力资源成本。一般情况下，不同单位、不同时期对档案管理的具体要求也不太相同，所以相关企业可以选择通过使用功能扩展性、自定义能力较好的档案管理软件来提高档案管理效率，推动企业档案管理的信息化进程。
3.4 更新管理设备，购置相应的信息化产品
针对上文中提到的部分企业库房条件较差，难以承担存储档案工作的情况，企事业单位的领导者应当适当加大对档案管理岗位的资金投入力度，为档案管理部门更新管理设备，购置相应的信息化产品，如建设智能库房，加装新风系统定期使用使空气流通，建造智能库房，智能温湿度器自动设置库房温湿度在标准范围内、减缓档案纸质老化速度，配置吸尘器等定期处理灰尘等，让档案管理设备能够得到更进一步发展。除此之外，企业还应该根据实际情况，购置配套装备，让现存的纸质档案得到更好的存放和保护。
如果企事业单位能够根据实际情况，大力投入相应的资金和精力来为档案管理工作提供一个相对良好的环境和硬件设施，那么会在很大程度上提高企事業单位内部档案管理工作的工作效率，为企事业单位的发展奠定坚实的基础。
4 结语
综上所述，随着新形势的发展，企事业单位的档案管理工作也需要在原有的基础之上得到不断创新。企事业单位可以通过以上几种方式来提高领导对档案工作的重视程度，提高档案工作人员的专业素养，完善企事业单位的档案管理制度，进而让企事业单位的档案管理工作能够得到真正的信息化和专业化发展，为企业的信息化和专业化发展做好强硬的铺垫。
【参考文献】
【1】丁春龙.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].数字通信世界，2019（11）：236.
【2】王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019（19）：60.
【3】黎佩珊.研究文书档案管理的特点及创新途径[J].卷宗，2019（17）：129.
