事业单位档案管理的现代化和电子化
张洪冰
【摘要】当前我国的事业单位在档案管理方面正在呈现出现代化以及电子化的发展特征，这是在互联网时代发展下档案管理的必然出路，从各个方面进行考量，开展档案管理的现代化发展对于事业单位而言都具有重要的意义。因此本文重点对这一问题进行了讨论，尤其是针对当前的档案管理中存在的不足展开探讨，在今后的发展中通过采取合理的手段进一步开拓档案管理的发展出路，对于整个事业单位的发展建设而言具有重要的意义，希望通过本文的论述能够为相关档案管理工作者提供一定的经验。
【关键词】事业单位；档案管理；改善途径；信息化；电子化
互联网时代的到来为我国的档案管理带来了崭新的发展契机，这都要归功于档案管理现代化以及电子化的发展特点，所以要想不断提升我国事业单位档案管理的发展水平，就要从这两个方面入手，进一步实现现代化的管理需要，从而在根本上为推进事业单位的建设作出积极的贡献。另一方面，传统的档案管理已经不能适应现代化的发展需要了，所以有必要对档案管理过程中存在的相关问题进行处理，由此实现更加完善的事业单位的档案管理，为我国全面发展提供积极的推动作用。
1、现代化和电子化档案管理的优点
针对目前的形势来看，加快事业单位的档案管理朝着现代化以及电子化的发展是必然出路。传统的档案管理普遍采用纸质管理，一方面这种管理方式容易受到损坏，一旦出现火灾或是其他隐患，对于档案的保存来说影响是十分巨大的，对于事业单位而言将会带来严重的经济损失，所以要想实现更加安全化的管理，就要采用一种更为稳定的管理方式，现代化的发展建设中，计算机的应用已经普及到家家户户，并且在事业单位中也普遍使用计算机开展相关工作，所以如果将档案存储在计算机中，不但有效的避免了火灾等安全隐患，还能有效的缩小存储空间，将大量的物理空间节省起来，这样就有效的避免了空间上的浪费。这是现代化的档案管理中最主要的特点之一，具有节省空间以及时间的优势。除此之外，在档案处理以及选择方面也具有极大的特色，主要的表现形式就是使得应用更为便捷，将档案进行电子化的管理，只要从计算机中搜索关键词，短短几秒钟的时间就能够查找出相关的档案，在提倡高效率的工作中，这一特点无疑是与现代化的管理方式相契合的。并且在信息的选择上也可以更加准确，随着时间的延续，事业单位的档案信息必然会不断增长，如果仅仅依靠人工的方式是很难实现有效的查找的，所以电子化的发展特点有效的解决了档案管理中的问题，为现代化的发展建设提供了全新的空间，这是传统档案管理根本无法实现的。
2、我国目前档案管理的现状及不足
虽然我国事业单位在档案管理方面已经朝着现代化以及电子化的方向发展，但是在实际的管理中，依然存在不足之处，影响着档案管理的水平。在传统档案管理的基础之上，现代化的档案管理具有极大的优势，这一点是确信无疑的，但是在规范化的问题上，却面临以下几点问题。一是在管理的过程中，相关的管理人员缺少严格的管理制度对管理行为进行约束，这就造成档案的机密性受到极大的影响，极有可能造成信息的泄露，在上传电子档案的过程中，管理人员不懂得遵循保密性的原则，所以就会造成信息缺少必要的保护，事业单位的机密性文件极有可能在这一过程中出现遗失。又或者忽视了档案的存储，这就会导致一旦计算机出现故障，而档案又没有及时保存，相关的信息就会丢失，这一影响不亚于传统档案管理中出现火灾等安全隐患。
因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3、提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
4、结语
档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。
参考文献
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