浅析档案技术保护工作

    张忠文

    【摘要】在档案的管理和保护工作中，技术保护是最重要的方面。对档案保护工作的特点等进行分析可以帮助更好的实现技术保护。本文就以档案技术保护工作为主题，分析档案保护的特点和现阶段技术保护中存在的问题，通过对这些问题的具体分析，有针对性的提出了加强技术保护的措施，促进档案保护工作的顺利进行。

    【关键词】档案；技术；保护；管理

    1.档案保护工作的特点

    档案具有一般情报资料不具备的查考和凭证作用。档案对于谈判、法律诉讼以及各类历史问题的考证往往都起着举足轻重的作用。所以，对档案的保护就显得尤为重要。档案保护包括的范围广，涉及面广，其不仅仅包括档案的整理，存放，查阅，利用等日常项目，而且还包括档案馆的基础建设，档案的保护等工作。档案一般是具有一定保存意义的资料，所以它的保护工作就尤为重要。而档案的保护方法有很多中，根据技术的不同可分为传统纸质档案保护和电子档案保护，计算机磁盘档案的保护等等。针对不同的档案类型，我们要采用不同的保护方法。而且现代的档案保护工作的技术含量都很高技术水平高，但是实用的较少，技术难题也随之而来。

    2.档案技术保护中存在的问题及现状

    2.1档案保护技术人员的素质不高

    档案管理表面上看来是一项对专业性要求非常低的工作，而档案保护相关的人员也就是一些领导的亲属，有的是已经退休的年龄较大的人员，对一些高技术的操作已经不能很好的完成。但事实上，通过对比我们可以发现，专业性的人才对于档案保护工作有着更高的思想觉悟，对工作更细心，更负责任，而且对于现代的电子档案管理工作来说，选择专业的人员负责是必须的【1】。专业性的人员的专业性不仅体现在档案管理的具体操作上，而且也体现在对档案的保密性的重视上。但是目前有专业知识的档案管理人员较少，这就导致了档案管理工作的秩序混乱，易发生档案丢失，损坏等现象。而且档案的保密性也得不到保障，使一些重要的档案泄露，遗失。

    2.2传统档案管理的存放条件差

    传统的档案多数是纸质的，纸质档案的存放需要加强保护。而事实上，档案馆的档案存放条件一般都很差。由存放条件差带来的一系列问题也随着而来，比如，字迹模糊，纸张腐蚀，虫蚀，霉蚀等，造成了不可估量的损害，使档案本身失去了可利用的价值。而这引起这些问题的环境因素有很多，温度，光照，湿度，灰尘等都会对其造成影响。其中一部分是由于相关的管理者和负责人对其没有足够的重视，管理者没有定期进行检查。而对于光盘，磁盘类的档案也是如此，环境对其可造成的影响更大。

    2.3电子档案应用中的技术问题

    电子档案是信息时代的产物。随着现代电子计算机技术和信息技术的快速发展，电子档案应运而生，与传统档案不同，电子档案实现了无纸化管理。所有的档案储存在磁盘里，可以通过计算机进行查阅和管理，而且可以利用互联网实现信息资源的共享。但是，随着电子案档案的发展，也出现了不少档案保护上的问题。上文也提到了，档案保护的相关人员一般缺乏专业知识，尤其是在电子档案的管理上，缺乏专业的人员就使得电子档案的保护技术不能正常的被使用，使档案的整理，保存，利用等环节不能很好的进行，尤其是在档案的利用上，不能实现互联网的资源共享，使其利用率极低。

    2.4电子档案的保密性

    电子档案有许多传统档案不具备的优点，但是，电子档案也有真很多问题。比如，电子档案的保密性就值得我们注意。互联网的资源传输虽然方便，但一些秘密档案在传输过程中容易被窃取，一些不法分子利用高科技的手段窃取重要的有价值的文件。另外，由于管理人员的重视程度不够，在技术上缺乏相应的保密措施，使得一些重要的档案在管理时就丢失或被窃取。给我们带来很大的损失，给档案的保护工作带来了不小的挑战。

    3.加强档案技术保护的措施

    3.1强化技术，改善传统纸质档案的存放环境

    传统纸质档案的保护与环境的温度，湿度，光照等因素有着很大的关系。所以，加强这一方面的档案保护就要科学的控制档案保存的环境。首先，控制档案馆的湿度，通过加强科学技术管理，控制通风量来达到控制湿度的目的。而对于温度的控制操作起来就比较简便，可以在馆内设置温度计，随时监控温度的变化，通过一定的温度控制系统使馆内的温度达到一个合理的水平【2】。对于光的控制方面，要根据防光的规定和技术要求，对光源的选择、光的强度与功率控制及环境的防护措施应科学合理，防止光照对档案造成的不必要的损坏。在这些环境参数的控制中，我们要采用科学的，现代化的技术，使整个控制过程实现自动化。档案管理人员要密切关注相关学科最新的发展技术和成果，并及时掌握和使用这些技术成果；加强档案保护工作，促使档案保护技术跟上时代的步伐。

    3.2提升管理人员的专业素质

    无论是传统的档案保护，还是电子档案管理保护系统，都需要高专业化的人才。在选用档案保护的人员时要提高门槛，选用具有专业知识的人员。而且，对在岗的人员要进行定期的培训。一是加大对档案保护工作重要性的宣传，使大家都能认识到其重要性，加强思想认识。另一方面则是为了使其实现专业知识的更新，掌握较为先进的技术，实现档案保护技术的与时俱进。另外，相关上级管理者可以采取一定的奖惩制度，该制度可以结合薪资水平，这样对员工的表现起一定的激励作用，也调动大家的积极性，促进档案保护工作的顺利进行。

    3.3提高科技水平，完善电子档案保护系统

    档案的技术保护，最重要的是技术上的不断创新，这才是技术保护的根本进步。档案保护工作者应该注重档案保护技术上的创新，通过加强科技创新，解决一些技术上的难题，实现整个档案保护系统的顺利运行。在纸质档案的管理上，要善于利用现代化的科技手段来对其进行防护。在技术方面，我们应该更加注重电子档案保密性的防护，从保护系统的每一个环节入手，加强技术防护，完善监控系统，使档案能发挥它应有的价值。在档案的利用时，要进行严格的登记，同时加强对管理员的监控防护。

    参考文献

    [1]方婷，吴雁平.档案安全保障指标体系建设研究[J].档案管理，2011，（6）：12-15.

    [2]刘子芳.档案馆档案安全评估指标内容研究[J].档案管理，2012，（1）：31-34.