对《党政机关公文格式》中有关问题的思考与商榷

2022.12.09

范铮

摘??要：国家标准《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）对推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化发挥着重要作用，该标准与《国家行政机关公文格式》（GB/T?9704-1999）相比，更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者认为标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，尚需进一步完善。

关键词：国家标准;公文格式;修订

Abstract：?“Layout?for?official?document?of?Party?and?government?organs”?plays?an?important?role?in?scientific，?systematic?and?standard?document?processing?for?party?and?government?organs.?Compared?with?“Layout?for?official?document?of?administration”，?this?standard?is?more?scientific?accurate，logical，brief，and?easy?to?understand.?But?the?author?considers?that?some?items?of?the?standard?are?still?not?accurate，?not?rigorous，?not?simple?and?lack?of?maneuverability.?The?author?hopes?to?get?timely?revision.

Keywords：?Management?standard;Document?format;?Revision

为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化，2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），并于2012年7月1日起正式实施。《条例》规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”[1]适应《条例》的规定要求，中共中央办公厅和国务院办公厅对国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T?9704-1999）进行了修订，形成了现行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012），于2012年6月29日经国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会批准发布，2012年7月1日起正式实施。

新标准在标准名称、适用范围、标准结构、公文装订要求、公文格式要素及编排、特定公文格式编排等方面进行了修订，使标准内容更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者在对该标准的应用过程中，发现标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，现提出来与大家一起探讨。

1??从标准的准确性考量

1.1??应修订“3.1字”、“3.2行”的定义。“3.1字”的定义为“标示公文中横向距离的长度单位”，“3.2行”的定义为“标示公文中纵向距离的长度单位”，根据该标准“规范性引用文件”中的“GB?3100?国际单位制及其应用”，长度的国际单位制为m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我国长度的法定计量单位，而标示公文中横向距离的“字”和标示公文中纵向距离的“行”不是我国长度的法定计量单位。按照《中华人民共和国计量法》规定，“非法定计量单位必须废除”;1990年8月25日国家技术监督局令第14号颁布的《计量违法行为处罚细则》规定：“出版物使用非法定计量单位的，责令其停止销售，可并处一千元以下罚款。”《党政机关公文格式》国家标准是一种技术规范，并且标准文本是公开的出版物，理应遵守国家相应法律法规要求。因此，建议将“3.1字”的定义改为“标示公文中横向距离的单位”，“3.2行”的定义改为“标示公文中纵向距离的单位”。

1.2??应补充“发文字号”编排位置的特殊情况。“7.2.5?发文字号”规定：“编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。”建议在后面加上“特定情况可以作适当调整”的表述。因为同样这一条目规定，“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行”，如果出现三个以上签发人的情况，签发人需要排两行以上，这样，为满足“与最后一个签发人姓名处在同一行”的要求，发文字号就需要再做调整。

1.3??应修改“标题”的排列方式?。“7.3.1?标题”中规定：“标题排列应当使用梯形或菱形。”百度百科对“菱形”的定义是：“在同一平面内，有一组邻边相等的平行四边形是菱形。”[2]菱形标题要求上下对称，而实际应用中经常会出现标题上下不对称的情况。按照百度百科对“纺锤形”的定义，“一条对称轴的四边形称做纺锤形”，[3]故“标题排列使用梯形或纺锤形”比较符合实际。

1.4??应将“抄送机关”移至“主体”，主送机关名称过多时移至版记上方。《条例》规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”。[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这一条目从“7.4版记”中分离出来，列入“7.3主体”比较恰当。抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在版记之上一行，上加一条分隔线”。当出现7.3.2中提到的“主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文”的情况时，“应当把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现“将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公文主体，还是作为版记内容的情况。

1.5??应将附注编排在成文日期下二行。标准规定：“如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。”如果附注内容较长，会出现附注到成文日期下方的情况，这样加盖印章时，印章有可能会盖到附注内容，影响公文的阅读及公文版面的美观。

2??从标准的严密性考量

2.1??应修订字号的数字用法。按照国家标准《出版物上的数字用法》（GB/T?15835-2011）规定，选用汉字数字的情形包括“已定型的含汉字数字的词语”?[5]。在常用的文字处理软件WPS和WORD中，字号没有“2号字”、“3号字”、“4号字”，只有“二号字”、“三号字”、“四号字”，可见用汉字数字作为字号属于已定型的用法。而在以上软件中，汉字数字与阿拉伯数字表示的字号大小明显不同，如“五号字”比“5号字”要大得多。所以，笔者认为，在《国家行政机关公文格式》国家标准中，字号选用不适用“选用阿拉伯数字与汉字数字均可”?[6]的情形，“3号汉字”、“3号仿宋”、“3号阿拉伯数字”、“3号黑体”、“3号楷体”、“2号小标宋体”、“4号仿宋”、“4号半角宋体”字号中的阿拉伯数字“2、3、4”应分别改为汉字“二、三、四”。

2.2??应进一步明确成文日期标注方式。标准“7.3.5.4?成文日期中的数字”条目规定：“用阿拉伯数字将年、月、日标全。”在日常应用中，以2014年8月20日为例，除了规范标注外，常常遇到把成文日期标注成“2014.8.20”、“2014-8-20”、“2014/8/20”的情况，可以说这三种标注方式都不违背标准要求，但显然不规范。因此，建议将“7.3.5.4”条目表述为“成文日期”，内容改为“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。

3??从标准的简洁性考量

3.1??应统一发文机关署名和成文日期编排格式。标准中发文机关署名和成文日期编排格式有三种不同情况，比较繁琐。一是加盖印章的公文，“成文日期一般右空四字编排”，“以成文日期为准居中编排发文机关署名”;二是不加盖印章的公文，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数”;三是加盖签发人签名章的公文，“在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章”，“在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期”。从公文的简洁性考虑，笔者建议统一规定“一般成文日期右空四字，发文机关署名或签发人签名章以成文日期为准居中编排”即可。

3.2??应简化印发日期的标注方法。标准“7.4.3?印发机关和印发日期”中，印发日期标注“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。以上表述与成文日期标注相同，建议简化为“印发日期右空一字，标注方法与成文日期相同，后加‘印发二字”。

3.3??应明确信函格式不加版记。标准规定：信函格式“版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方”。按照本文上述观点，主送机关和抄送机关属于公文主体部分，不是版记内容，如果“版记不加印发机关和印发日期、分隔线”，那么可以简化为“信函格式不加版记”。

4??从标准的通俗性考量

应修订标准中的出版业专业用语。标准中有大量出版业专业术语，如“天头”、“订口”、“钉锯”、“书脊”、“切口”，等等，虽然标准对“天头”、“订口”分别加了注解“上白边”和“左白边”，但对其他词汇未做注解。由于该标准的应用对象主要是党政机关工作人员，不是出版业的专业人士，对这些词汇理解困难会给实际操作造成一定的不便，建议改用通俗易懂的词语。

5??从标准的操作性考量

5.1??应明确“发文机关标志”中加不加“文件”二字的具体情形。“7.2.4?发文机关标志”中有发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字的情形，也有不加“文件”二字的情形，如何操作？建议明确通用公文格式中“下行文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，这样也涵盖了“10.1信函格式”中“发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称”的规定。

5.2??应明确加盖印章公文成文日期的具体位置。标准规定：加盖印章的公文，“印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”。由于公文制发是先印制公文再盖章分发，所以，发文机关署名和成文日期确定在前，盖章在后，如果发文机关署名和成文日期位置不明确，居中下压的印章“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”可能无法保证。按照《中共中央办公厅印发〈关于各级党组织印章的规定〉的通知》（中办发〔1983〕?37?号）和《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），各级党政机关印章大小在4.2cm～6cm之间，而公文“3号字字高约为5.54mm”[7]，“一行（3号字字高+3号字字高的7/8）就约等于10.39mm”?[8]。据此，经过计算，为保证加盖印章符合“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”的要求，可以确定“在正文（或附件说明）下空两行编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期”。

《党政机关公文格式》是党政机关处理公文的重要标准，对统一规范公文格式有着重要意义。以上修订建议是笔者一管之见，希望对促进党政机关公文格式的标准化和规范化有所裨益。

参考文献：

[1][4]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16.

[2]百度百科.菱形[EB/OL].?http：//baike.baidu.com/view/133728.htm，2014-8-29.

[3]百度百科.纺锤形[EB/OL].?http：//baike.baidu.com/view/11770838.htm，2014-8-29.

[5][6]徐成华等.GB/T?9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社.?2012：176.

[7][8]徐成华等.GB/T?9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社.?2012：21.

（作者单位：沧州师范学院??来稿日期：2015-04-16）