提高医院办公室档案管理工作效率的思考

    杨丽

    摘 要：随着信息化科学技术发展水平的提升，传统的医院办公室档案管理模式已经无法适应现代社会办公的需求，这主要表现为医院档案管理效率低下。为了从根本上改变这种状况，人们开始尝试借助互联网技术来辅助开展医院档案管理工作。

    关键词：医院办公室;医院档案管理;效率

    信息科学技术发展水平的提升促使医院办公室档案管理工作不断实现创新发展，当然在应用互联网技术进行医院档案管理工作的过程中也存在一些缺陷和问题，需要相关的管理人员对此采取有效的措施就行应对，以此来从根本上提升医院档案管理工作质量以及效率。

    1 医院办公室档案管理效率的影响因素

    在医院办公室内进行医院档案管理的目的在于对各项相关业务的轨迹以及凭证进行记录，同时需要从根本上提升医院档案信息的完整性。开展医院档案管理工作所产生的益处非常多，其中最主要的是方便相关人员对医院档案信息进行查询。然而就现实情况来看，我国的医院办公室档案管理工作存在着以下问题，具体如下：

    1.1 管理意识淡薄

    在很長的一段时间内，我国的大部分医院并未对医院档案管理工作予以足够的重视，同时并未按照相关规定的要求来进行医院档案管理的工作，他们往往认为医院档案管理是形式上的工作，因此工作的随意性比较强，最终使得医院档案管理工作出现重大纰漏产生了恶劣的影响。与此同时，在医院内部，医院档案管理资料混淆不清、相关的内容缺失的问题比较常见，产生了极大的负面影响，在一定程度上降低了医院的运转效率以及减缓了相关工作的进程，往往需要承受比较大的损失。除此之外，一些医院在招聘医院档案管理人员时表现出比较强的随意性，甚至招聘兼职员工来对医院档案进行管理，这直接影响了医院档案管理工作的顺利有效推进[1]。

    1.2 从业人员素养水平较低

    如今，尽管一些单位逐渐提升对医院档案管理工作的重视程度，由专门的人员来从事医院档案管理的工作，但是很少员工储备了足够的专业知识，专业素养水平较低，这也使得相关的医院档案管理工作与社会发展的需求不匹配。在新的时代背景下，信息科学技术已经进入到人们的生产以及生活中，在一定程度上改变了人们的生产生活方式，提升了工作的效率。为了能够更好地适应当今社会的发展趋势，医院档案管理人员需要熟练操作相关的办公软件，储备足够的信息化医院档案管理的实战经验，强化信息科学技术与医院档案管理工作之间的联系，从根本上提升医院办公室档案管理工作效率的提高。

    1.3 信息化程度有待提升

    就目前的状况而言，我国医院的医院办公室档案管理工作的信息化建设水平有待提升。总的来讲，医院办公室档案管理工作呈现出综合性的特征，涵盖着很多的内容，这为相关的工作人员带来了比较大的工作压力。随着网络科学技术的引入，医院档案管理工作得到了有效的辅助，人们的双手逐渐得到了解放。但是就目前的状况来看，我国大部分医院的信息化医院档案管理的设备设施完善程度比较低，相关管理措施未得到贯彻落实，除此之外，一些医院内部的信息化系统建设工作缺乏科学性以及合理性，在对医院档案信息进行存储的过程中容易出现信息丢失的问题，因此需要进一步强化和改进。

    2 医院办公室档案管理工作效率提升的策略

    2.1 完善医院档案管理制度体系

    作为医院的管理人员，需要关注医院档案管理工作的实践意义与价值，在日常工作过程中不断对医院档案管理工作进行强化，实现医院档案管理体系的优化和完善。医院有必要专门针对医院办公室的医院档案管理工作制定一套制度，同时结合医院的实际需要来对制度体系的内容进行完善，为医院档案管理工作的有序进行提供保障。在对制度进行制定时，需要结合医院的实际状况，分析医院内部架构及其业务需要，从根本上保障制度体系的合理性以及有效性[2]。

    2.2 提升人员专业素养水平

    其实，对医院档案管理工作效率以及质量产生影响的直接因素之一为从业人员的专业能力以及素养。若是工作人员的专业素养水平低，那么会制约医院档案管理工作的顺利开展，所以，医院需要致力于提升医院档案管理人员的专业素养。首先，在对相关的医院档案管理人员进行招聘时，就需要对其之前的从业经验以及职业素养进行考察，尽可能选择专业知识储备量大的人员从事相关的工作。与此同时，医院也需要定期对这些医院档案管理人员进行专业课程培训，促使员工综合素养以及能力水平的提高，为医院档案管理工作的顺利开展奠定基础。

    2.3 完善信息化医院档案管理系统

    随着信息时代的到来，在对医院档案工作进行管理的过程中，需要充分发挥出信息网络技术的协助作用，将医院档案管理与信息系统结合起来，从而彰显出网络技术的价值。互联网技术的应用使得医院档案管理人员的工作时间得以缩短，同时能够实现对医院档案信息的有效分类，及时定位医院档案信息的缺漏点，提高医院档案管理的效率以及效果[3]。由此可见，网络技术对医院档案管理工作所起到的积极作用不容小觑，逐渐朝着无纸化的方向发展，降低人们的医院档案管理压力，同时人们在对医院档案信息进行查找时，也更加方便快捷，只需要在电脑上输入相关的信息便能够实现医院档案调取的目的，节约了人员的时间成本。

    3 结束语

    其实，医院办公室档案管理工作与医院其他工作存在着千丝万缕的联系，医院档案管理的质量也直接影响着医院未来的发展。所以未来从根本上提升医院的发展速度，首先需要提起对医院档案管理工作的重视程度，对相关的医院档案管理系统进行完善，及时解决医院档案管理问题，借助有效措施来对医院档案管理人员的专业素养进行提升，为医院档案管理工作品质的提高奠定坚实基础。

    参考文献

    [1]王颖，陈明.医院办公室档案管理工作的重要性及方法分析[J].医院档案管理，2017（9）：71-73.

    [2]赵晓君.新时代背景下医院办公室档案管理工作的发展趋势[J].医院档案管理，2018（16）：129.

    [3]孙甜，李志梅.浅析医院办公室档案管理工作与网络技术的融合策略[J].工程与技术管理，2019（5）：112-113.