档案室工作创新探究
常兰会
摘? 要：本文从档案室职能定位出发，对档案室面临的形势和现状进行分析，总结档案室档案工作普遍存在的问题和不足，并以中共广西区委党校广西行政学院档案室为例，提出推动档案工作的5种方式即“通报刺激、强制登记、专业整理、购买服务、组建团队”，旨在做好档案室档案工作，提高档案室档案管理水平。
关键词：档案室;档案工作;问题剖析;经验做法;档案管理
Abstract： This paper starts from the function orientation of Archives， it analyzes the situation and current situation of Archives. Summing up the common problems and deficiencies of archive work in Archives， it uses Archives Office of the Party School of GuangXi Committee and Guangxi Administration institute as an example， and puts forward five ways to promote the archival work， they are 'Stimulation in the form of notification， Compulsory registration， Professional arrangement， Purchase services and Team building'. Its purpose is to do a good job in Archives work and improve Archives management level.
Keywords： Archives; Archival work; Problem analysis; Experience and practice; Archival management
中共广西区委党校、广西行政学院（以下简称“校（院）”）档案室在档案工作创新方面进行了积极探索，并取得了良好成效。本文从档案室实际出发，以问题为导向，探究其原因，聚焦档案工作方式，为更多档案室档案工作提供启发。
1 档案室档案工作形势和现状
数字档案室建设成为档案室建设的新方向，传统载体档案并未随着电子文件的增量而减少，档案管理系统更新和成本维护、与OA办公系统数据不兼容、档案数据存储等新问题层出不穷，档案管理工作面临新的机遇和挑战。
针对新时代档案室工作面临的新形势，国家档案局制定了《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）自2019年1月1日起实施[1]，其中包含29个参照文件，档案室管理对象新增四类档案。
从档案工作任务分析，以我校（院）2011—2019年文书档案数量、排架长度、档案利用统计、数字化投入经费、档案员数量为例（详见表1）。
2019年档案数量、排架长度是2011年的两倍之多。在“存量电子化，增量数字化”逐年推进情况下，档案人员数量有减无增，档案业务量逐年增长。
2 存在的问题和原因探究
广西壮族自治区檔案局每年印发《关于区直机关和中直驻桂单位档案工作检查情况通报》指出2010—2019年存在“五不”问题。
2.1 档案工作重视程度不够。档案工作重视程度主要是“人”的意识因素，表现在3个主体即“分管领导、专兼职档案员、相关工作人员”的不重视。
2.2 档案文件材料收集不完整。档案收集不完整一直是档案工作的一个顽疾，主要原因有三：一是部门业务工作繁忙无暇顾及档案整理归档;二是档案部门措施不够，制度落实不到位或规范标准不细致;三是兼职档案员频繁变动导致档案交接不畅。
2.3 档案整理不规范。整理不规范主要表现有：档案鉴定分类不准确;档案信息模糊，题名编写不规范;档案装订不整齐不美观;档案著录信息不齐全或不详细等。[2][3]主要原因在于规范制定不明确不细致、档案工作人员责任心不强、档案培训不够、业务不精等方面。
2.4 档案信息化发展不平衡。档案信息化发展不平衡主要源于资金、技术、系统功能、制度、安全和维护等方面存在的问题。如《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）就信息化建设专门设了一个章节12条要求，主要涉及机关电子政务和信息化总体规划、数字化档案室建设、纸质档案数字化等方面，其实现都需要投入一定的资金、技术和人才支持。
2.5 档案开发利用力度和深度不够。档案编研成果少且深度不够，全宗介绍、档案利用效果实例、基础数据汇编等编研材料编写不规范，其原因是团队不强、室藏不熟、用时不足等。
3 我校（院）综合档案室档案工作经验做法
3.1 通报刺激，增强档案意识。为达到增强档案意识的目的，我校（院）采取《档案工作通报》的手段，促进档案工作。每年档案工作通报主要有四种体现：收集通知发出前对上一年档案工作进行通报;档案收集通知中加入通报提醒内容;档案催交通知中明确奖惩措施;年底档案移交通报中明确部门再次查漏补缺。
3.2 强制登记，注重前端控制。我校（院）运用文件前端控制思想。
其一，强制各部门执行文件登记制度，由档案室编制《文件材料预归档登记表》，内容包含序号、文号、题名、页数、日期、经办人等。其二，针对人员不稳定情况采取了档案工作流程管理。如档案收集时，包括清点、核对、统计、审核、抽查、登记等，三人团结合作流程式工作，每一批次轮番往复。
3.3 专业整理，着重细节规范。我校（院）从档案专业角度出发，遵从档案形成规律，注重档案来源原则[4]，强化时间控制。
其一，明晰档案工作规范。通过部门档案职能和档案价值的比对，重修《档案归档范围和保管期限表》，规范编制《档案分类方案》，制定《档案整理步骤流程和时间测算》，并给业务部门制发规范表格，从细节上规范整理。
其二，强化工作人员的业务培训与素质提升。积极培养其业务水平及协同工作能力，如在档案分类整理时可双方合作鉴定，加大档案员之间的交流，增强工作凝聚力。
3.4 购买服务，引入竞争机制。我校（院）领导高度重视档案信息化工作的推进[5]，加大经费投入力度，引入竞争机制。自2013年以来，在档案信息化建设方面持续投入经费。同时，持续加强档案管理系统的升级和维护，加强档案的数字化处理，加强电子文件归档整理的规范性，改进档案管理方法和运用技术手段提高利用率。
3.5 组建团队，加大开发力度。我校（院）档案编研工作就组建了多个团队。包括《全宗介绍》《档案利用效果汇编》《专题文件汇编》团队、《大事记》撰写团队、《组织机构沿革》团队、《年鉴》团队、《校史资料展览》团队、外接《地方志》《史料》等提供团队、各类《画册》《作品展览》团队等并指定相应的部门负责。
参考文献：
[1]李明华，王岚.档案室档案的管理[M].北京：中国文史出版社，2015.
[2]李明华.归档文件整理规则解读[M].北京：中国文史出版社，2016.
[3]李明华.数字档案室建设概论[M].北京：中国文史出版社，2016.
[4]机关档案管理规定，国家档案局令第13号[S].北京：国家档案局，2019.
[5]张虹.档案管理基础（第四版）[M].北京：中国人民大学出版社，2019.
（作者单位：中共广西区委党校，广西行政学院? 来稿日期：2020-12-20）
