浅谈PDCA循环在制度优化中的应用
吴小凡
【摘 ?要】PDCA循环是企业落实质量管理行动的重要工具，中海福建天然气有限责任公司在内控制度优化中坚持与时俱进、不断创新。论文详细介绍了中海福建天然气有限责任公司内控制度的现状，阐述了如何在制度优化中应用PDCA循环工具，为企业优化内控制度提供了借鉴。
【Abstract】PDCA cycle is an important tool for enterprises to implement quality management actions. China Shipping Fujian Natural Gas Company Limited insists on keeping pace with the times and constantly innovating in the optimization of internal control system. This paper introduces the present situation of internal control system of China Shipping Fujian Natural Gas Company Limited in detail， and expounds how to apply PDCA cycle tool in system optimization， which provides reference for enterprises to optimize internal control system.
【关键词】PDCA;循环;制度;优化
【Keywords】PDCA; cycle; system; optimization
【中图分类号】F270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文献标志码】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章编号】1673-1069（2021）05-0130-02
1 PDCA循环理论简介
PDCA循环这一管理学模型是1930年由美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，1950年由戴明博士再度挖掘出来，加以广泛宣传和普遍应用，所以又称戴明环。PDCA循环是全面质量管理的思想基础和方法依据，其含义是将质量管理分为4个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）。全面质量管理活动的全部过程，就是计划制定和组织实现的过程，要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，按照PDCA循环不停顿地周而复始地运转的。PCDA循环不仅适用于质量管理体系活动，同时也适用于企业中循序渐进的各类管理活动。
2 制度优化的现状
中海福建天然气有限责任公司（以下简称“公司”）自2003年成立以来，已逐步建立了一套较为完整的管理方法和制度体系，但随着公司的业务发展的深入和扩张，暴露出部分制度越来越难以满足企业管理现代化要求的问题，如部门间协调沟通难度大，工作缺少监管，工作质量不高，且存在廉洁风险等问题。如何发现问题，优化管理流程，通过优化制度来提升工作效率是公司需要认真思考解决的问题。因此，公司开展“制度质量年”活动，全面梳理和完善内控制度，取得了管理实效。
3 PDCA循环在制度优化中的应用
3.1 计划阶段
3.1.1 工作总体思路
为进一步提升公司制度的可行性、针对性和操作性，助力公司高质量发展，运用PDCA工作理念，通过系列工作为公司的内控制度进行“体检”，有針对性、预见性地应对问题，有条不紊地开展公司“制度质量年”工作，为公司稳定发展奠定坚实基础。
3.1.2 加强组织保障
经分析公司内外部环境变化以及存在问题，公司优化组织机构，新设风险管理职能部门，并优化内控风险管理机构——风险控制委员会。由公司总经理、党委书记担任公司风险控制委员会主任，分管风险控制工作的公司领导担任风险办主任，风险管理职能部门相关人员、各部门负责人和部门风控联系人担任成员。
3.1.3 制定“制度质量年”工作计划
风险控制委员会牵头，公司各部门配合制定2020年“制度质量年”工作计划，以红头文件的形式正式发布;将“制度质量年”工作纳入公司合规考核指标和考核具体标准，与部门年度绩效挂钩;风险控制委员会主任主持召开“制度质量年”动员会部署落实相关工作。
3.2 执行阶段
3.2.1 编写通用审核模板
公司风险管理职能部门结合以往制度编写工作中经常出现的各种问题，编制完成了《内控制度/办法/细则三类文件通用审核要点》，以通用模板的形式明确制度/办法/细则修编要点，大幅度提高各部门修订和审核制度的质量和效率。
3.2.2 制度优化培训
公司风险办组织开展制度管理编写专题培训，对各部门经理、风控联系人及制度编写人进行培训，讲解机构设置、流程优化与制度优化及管理流程设计的思路和注意事项，为制度编制工作打下坚实基础。
①培训制度优化方法。公司目前偏向于扁平化管理，部门之间容易出现壁垒，出现工作效率低下、监管部门难以实现有效监督等问题。针对公司目前存在的问题，风险办讨论总结出制度优化的方法包括过程方法、不相容法、专家法等。
②重点领域专项培训。公司风险控制工作分管领导通过现场、视频会议等方式，对采办、工程、费控、人力、综合、财务等关键内控制度修编进行专项培训指导、集中修编，将岗位不相容工作成果融入制度文件，避免一项经济业务由同一个经办人一办到底，预防廉洁风险。
3.2.3 制度問题梳理查找
查找现有制度体系存在的问题是做好制度优化工作的关键，制度问题梳理查找工作步骤如下。
①梳理制度问题来源。根据以往制度编制和修订的经验，总结制度存在的问题来源可以分3类：一是后果型问题，如已经产生了事故、事件发生的后果，暴露出制度缺陷的问题;二是过程型问题，如由于制度问题，导致工作流程冗长、工作效率低等情况发生的问题;三是预防性缺失问题，如内控制度检查、岗位责任检查以及日常经营管理中发现制度存在漏洞的问题等。
②开展制度问题梳理步骤。在开展制度问题梳理阶段，公司风险管理办公司再次引入PDCA循环梳理查找制度问题。梳理对象包括了采办管理、资源市场、费用控制、工程管理、物资管理、财务管理、后勤管理等业务。风险管理办公室成员按照业务领域的管理过程及小过程，细致、深入分析管理问题，梳理公司目前制度是否满足PDCA循环理念编写，即制度中是否包含计划、执行、检查、处理4个阶段内容。根据梳理的问题，汇总形成问题清单，以便下一步跟踪制度优化情况。
③问题汇总跟踪。公司风险管理办公司汇总问题后，形成公司年度制度优化问题清单。在问题整改过程中，风险控制部每周跟踪进展，发布制度质量年专项工作简报，及时跟踪和把控工作进展，达到整改关闭标准后由业务部门完成整改报告并填报整改关闭单，经公司风险控制工作分管领导审批同意后予以关闭。
3.2.4 问题整改
制度问题分为两类：执行类和制度设计类。其中，制度执行类问题可以通过业务培训、岗位优化、加强执行管理等方式进行整改。但从制度设计入手，优化制度文件，更能从源头上解决管理问题。
①套用制度模板。为有效开展制度修编工作，风险控制职能部门组织编制度、办法、细则3个层级的2类文件模板，在编制的模板中标明制度文件编制的各项要求，有利于各部门制度编写者理解和修编制度，提高修编质量和效率。
②部门审核讨论。各部门分别抽调人员，组成组织优化工作小组，制度修编完成后，由部门经理组织专题会议讨论、修改制度，确保问题在制度设计中落实整改。
③加强制度的审核。风险控制职能部门作为制度归口管理部门，通过内控岗培训、专题会议讨论审核标准、加强制度的审核把关、定期总结反思制度问题并加以改进等方式，确保管理要求落到实处。
3.3 检查阶段
公司风险管理办公室组织对梳理出的制度问题整改情况进行检查和抽查。
①制度设计问题检查。风险管理办公室就制度问题及目标导向落实的检查，确保制度设计问题能够在修编过程中得到解决，同时检查整改方式是否偏离制度优化的目标。
②制度执行问题检查。制度修编结束并正式发布后，风险管理办公司再次检查制度管理部门制度执行的情况。一方面就制度执行力度进行检查，另一方面就执行中是否出现新问题进行检查，以此确保制度问题得到彻底、有效的解决。
③问题关闭。风险管理办公室进一步加强制度问题整改过程的跟踪控制与检查评价，定期督促责任部门及时整改，提交问题整改关闭单，审核确认问题关闭情况，实现问题整改闭环管理。
3.4 处理阶段
3.4.1 建立长效机制
为确保制度管理工作持续提升，公司风险管理办公司编制了《内控制度体系管理办法》，进一步完善了制度管理要求，新增了《问题整改管理办法》，确保问题及时跟踪、整改。
3.4.2 内控绩效考核
公司风险管理办公室将“制度质量年”活动工作纳入部门年度绩效考核指标，根据各部门制度优化工作完成情况予以评价，评价结果与年度绩效奖金挂钩，激励各部门保质保量完成制度优化工作。
4 结语
通过“制度质量年”工作将PDCA循环应用在制度优化工作中，加强了业务的过程管理工作，确保工作既有计划执行，又有监督检查考核，进一步扎紧制度的笼子，夯实预防腐败风险的基础，提升公司员工的制度意识、合规意识，为公司管理持续提升打下了更加牢靠的基础。
【参考文献】
【1】万融.商品学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2013.
