高校科研管理信息系统建设思路探讨
赵欣
摘 要：高校是科技创新的前沿阵地，也是科技成果的重要输出地，信息化建设是高校向世界一流大学前进的必经之路，建设科研管理信息系统更是刻不容缓。而一个良好的科研管理信息系统能够对现有科研管理流程进行优化、能将数据与其他相关部门共享、能为科研管理人员的决策提供支撑，本文基于此提出了高校科研管理信息系统的建设思路，并进行了分析与探讨。
关键词：科研管理；信息系统；建设思路
0 前言
现代大学的五大职能包括人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和国际交流合作[1]。其中，科学研究是高校不断提高自身办学水平和学科发展的重要支撑，也是高校服务地方区域经济发展的重要源头。随着社会发展的不断进步，尤其是物联网、大数据、人工智能等技术的应用，人们对先进科技服务美好生活的需求越来越强烈，高校作为先进科技成果重要供给者的角色不断加强。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央，系统部署和全面推进网络安全和信息化工作，提出要把我国建成网络强国，加快数字中国建设，以信息化培育新动能，用新动能推动新发展。国家各部委在出台的各类文件中明确要求高校要创新服务方式，让科研人员潜心从事科学研究。在国家对高校科研管理的要求越来越高的背景下，再加上建设“双一流”大学的历史使命，使高校科研管理工作面临前所未有的压力和挑战，迫切需要创新管理模式，其重要举措之一，就是在传统科研管理体系中引入科研管理信息系统，用信息化手段提高管理水平，作为落实国家要求和解决学校内在发展需求的重要途径。
1 目前各高校科研管理信息系统及其建设现况
1.1 各高校所用系统现状
随着科研项目的不断增加，高校已普遍意识到通过信息化手段进行科研管理的重要性和紧迫性，在一些相关软件的采购过程中，由高校网络计算中心或科研管理部门决策执行的采购方式和高校委托专业软件企业进行决策的采购方式，是我国高校目前较常采用的两种选购方式[2]。据2018年5月全国十六所重点工科院校科研管理信息系统建设论坛交流记载，全国重点高校基本上已建立起适应本校校情的科研管理信息系统，但还在不断完善中。例如，清华大學根据自身校情自主开发了集2个网站和13个子系统的清华大学科研信息系统，形成具有自主知识产权的科研管理平台[3]；电子科技大学2012年科研管理系统独立运行，到现在的基于复旦天翼与财务处共同开发的科研-财务管理系统，打通了财务-科研的壁垒[3]；哈工大自2014年起，构建了涵盖所有项目类型（军民横纵），包括从项目预申报、立项、过程管理到结题验收的全生命周期的日常审批及知识产权管理全流程科研管理信息系统 [3]。除上述外，全国其他高校目前也都或基于自身需要，自主研发或以采购市场上成熟系统的方式建立了科研管理信息系统。
1.2 各高校系统的建设思路
无论是自主进行科研管理信息系统开发，或是购买市场上较为成熟的如易普拉格、复旦天翼等公司开发的科研管理信息系统，目前各高校的建设思路基本类同，普遍采用的模式为：“优化”科研管理的流程，把老师从各种条条框框的办事过程中“解放”出来，加强科研经费风险的“管理”，促进科研管理“服务”质量全面提升的“优-放-管-服”的建设思路。各高校在信息系统的总体规划阶段都意识到了顶层设计的重要性，成立了以科研管理部门或信息中心牵头，其他相关部门部分或全部参与建设的领导小组，确立了以科研服务管理系统为平台，整合构建校内各相关系统协同互动的科研信息化管理服务思路。例如，浙江大学提出，以“动态、多元、融合”为目标，“协同+共享”为主线的建设思路[3]；天津大学提出以科研人员为核心，项目全过程信息化综合管理的思路[3]；华东理工大学提出了基于项目流程精细化、自动化管理的建设思路等[3]。
2 高校科研管理信息系统建设设想
如上所述，一个良好的科研管理信息系统，应具备以下三方面的基本功能：（1）能对现有科研管理流程进行优化，提高日常办事效率；（2）能便捷的与学校其他部门对接和共享数据；（3）能为科研管理部门提升科研管理能力和创新科研服务水平提供强有力的支撑。基本功能就是优化现有科研管理流程，通常有：
2.1 基础阶段
在这个阶段系统基础功能为“无错”，这是最基本的要求；第二是“精确”，能去掉无效信息和冗余信息，保持自身数据的正确性和准确性；三是“优化”，即能提高办事效率。以横向为例，教师可以通过系统上传合同并预审，省下来回跑路的时间，让老师们将时间和精力更多地集中到科学研究工作中去。
2.2 系统功能扩展阶段
这一阶段主要是实现与科研管理所涉及到的其他部门之间的数据交互。例如与财务处在经费上账、外拨、预算调整等方面的交互；与设备处在购买项目所需仪器设备招投标流程及建立固定资产台账等方面的交互等等。这个阶段如果建设的好，可以将科研管理人员从简单、重复化的日常管理业务中解放出来，集中精力做下一个阶段的重要工作。
2.3 数据深度分析和运用阶段
这个阶段系统的工作除了日常管理事务之外，更重要的是数据挖掘工作，将支撑科研管理部门进行提升本校科研发展水平的战略规划和思考，对科研管理工作会产生巨大深远的影响。在这个阶段中，系统所产生的标准化科研数据将是科研管理人员手中的一把“利器”，通过分析流动中的科研数据，管理人员可用科学研究的方式做科研管理。例如，如果系统反馈，在某个领域及其相关领域频繁出现一些高被引的论文发表，相关领域的专利申请和授权也密集出现，成果奖励也逐渐出现，相关横向合同签订的数量明显增加，那么说明学校在这个领域正在形成优势，可以提前布局形成新的优势学科和优势领域。系统通过数据挖掘将结果智能反馈给管理人员，让管理人可以敏锐地掌握学校新的科研高地。同时一所学校的科学研究不可能面向所有领域，通过系统，可以发现哪些领域的科研数据长期不活跃，这就是学校的弱势领域和学科。对这类情况，科研管理人员可以尽早介入，实现精准化的科研管理。最后，通过系统反馈，还可以发现学校的科研成果的熟化程度，便于学校及时向企业转化科研成果，推动科技和经济社会的发展与深度融合，实现高校社会服务的职能。
3 科研管理信息系统建设思路
3.1 加强顶层设计
科研管理信息系统的建设是高校信息化建设的重要组成部分，其实质是“改革”，既是“一把手”工程，又是“全员工程”。这涉及到组织的管理机制和业务流程的调整，涉及到简政放权，涉及到校院两级管理，必须“一把手”高度重视，督促落实；科研管理信息系统又是为全校所有科研工作者和管理人员服务，需要全校科研工作者和各部门管理人员共同参与，群策群力，才能回归以信息化手段促进学校科研事业发展的本质，推动学校“双一流”建设。
3.2 系统进行构架
科研项目的进行，涉及到科研、财务、人事、国资、设备等多个部门，如何通过系统建设，将各部门的业务有机联动，这需要在系统建设前花费大量时间进行协调。这一阶段涉及面广、牵涉部门多，整合难度大，特别是数据对接，不同部门由不同开发商开发，接口封闭，数据共享不畅，需要一个强有力的推动者才能实现。此外，在这一阶段可以确定科研管理信息系统的功能，并根据功能决定是采购已有的成熟系统还是委托软件公司定制开发。
3.3 高质量的数据保证
数据是科研管理信息系統的“生命”，系统的流程设计不仅要满足管理的需求，更要满足数据质量的要求。科研人员在系统中产生的数据涉及到方方面面。例如，学院每年年末计算工作量，需要向系统调取本学院教师完成科研工作的数据；教师申报职称，需要向系统查询本人完成的科研工作情况；学校科研管理部门想了解近期学校科研总体情况，需要向系统查询汇总数据，等等。数据质量的保证不能寄望于人的自控自制自律，应该利用技术手段来保证。例如组建在线审核组、复审组，利用AI技术手段对数据全面监控等手段，任何管理人员只能是审核数据，而修改任何一条数据都需要授权，全程留痕，进一步保证数据安全。
3.4 将项目管理与成果管理有机融合
科研项目管理注重的是项目的全过程管理，关注的重点是流程，对项目产生成果的应用没有纳入管理。科研管理信息系统中可考虑在二期建设时，加入“库”的设计。例如，针对结题项目产生的成果设计“成果库”，针对合作企事业单位建立“企业库”，针对承担项目的科研工作者建立“专家库”等，并将这些“库”有选择的向社会、企业定期公布，寻求潜在的合作契机，将学校的创新科技成果应用在推动国家和区域经济社会发展中去，加速科技成果的转移转化。
4 结语
建设科研管理信息系统是高校“双一流”建设的关键节点，这既是对国家最新科技管理政策的落实，也是高校提高自身科研管理水平的必备手段。高校应根据自身校情，选择最适合的方式，在学校整体信息化建设进程中尽早布局，快速完善，有效提升科研管理效率。
参考文献：
[1]中共中央国务院.中共中央国务院印发《关于加强和改进新形势下高校思想政治工作的意见》[EB/OL].（2017-02-17）[2018-09-15].http：//www.gov.cn/xinwen/2017-02/27/content_5182502.htm.
[2]白璐.浅析高校科研管理信息系统构建与完善的途径[J].中国管理信息化.2017，20卷（第2期）：148-149.
[3]全国16所工科重点大学科技联盟2018春季论坛.上海交通大学.2018，5
