档案馆业务流程优化及创新分析
师立华
摘 要：新时代背景下，档案馆业务发展为符合时代要求必须进行转型变革，尤其在业务流程上需进行持续优化和创新。主要是由于档案馆业务流程当中长期存在业务流程周期长、少部分业务流程不规范、档案核心业务流程模糊化等问题。要想解决并避免此类问题的产生，就必须明晰档案馆业务开展历程、内容及方向等，同时还需明确档案馆业务流程优化及创新的必要性，并充分了解新时代背景下档案工作全新发展方向及理念，如融入大数据技术、互联网+模式等。由于档案馆是我国档案事业发展的重要主体，因此探究档案馆业务流程优化和创新就显得极为重要，对于促进我国档案事业向着新方向、新局面的发展具有重要作用。本文分析了档案馆档案业务发展的历程、内容、方向及其存在的问题，并由此提出优化思路及创新发展方向提供参考。
关键词：档案馆;业务流程;优化;创新
党的十九大以来，创新成为时代发展的首要动力，更是当代社会经济体系发展的重要战略支撑。在档案馆档案业务工作中也是如此，优化和创新逐渐成为推动我国档案事业持续发展的动力之源。因此，这就必须明确当前档案馆业务发展情况，明晰档案业务流程的历程、内容及方向，找准其中存在的问题，由此来推出相应的流程优化及创新思路。由于以往传统档案工作模式早已无法符合持续增长的档案数据增长需求，再加上社会层面对档案工作的价值认知变化越来越明显，对于档案工作的要求也随之不断攀升。因此，档案馆业务流程优化和创新成为必然，既符合广大社会群众的需求，也是时代发展的要求。整个过程要求应当充分结合时代发展特性，新时代下的大数据技术、互联网+技术等都给档案馆业务流程优化及创新发展带来全新思路与方向。
一、档案馆档案业务发展历程及流程内容变化
我国档案工作发展经历了不同的时期，受当时国情、综合国力及阶段性要求的影响，国内档案馆档案工作随之发生改变。具体可划分为三个阶段：档案实体管理阶段、信息管理阶段及知识管理阶段。这三阶段的档案业务开展，不论是方法、理念及流程均存在明显的差异性。比如，最初实体管理阶段，在内容上主要涵盖实体档案收集、分类整理、内容鉴定、档案保管、统计及利用这几个环节。至信息管理阶段，网络信息技术随之兴起，其中以互联网+、大数据技术为代表的技术类型融入档案业务中，促使档案馆档案业务正式进入到档案信息管理阶段。在网络信息技术支撑下，档案馆档案业务迎来迅猛发展的契机，直接打破档案馆实物档案物理局限性，成功将档案信息和载体进行分离，进而进入档案知识管理阶段，开始针对档案内容知识进行独立管理、保存、加工及利用。
1.档案收集的变化
由传统档案收集，转变为信息系统化收集，提升归档内容完整性，同时将极大提升系统性及准确性，且整个操作过程更加简单便捷。
2.档案分类整理的变化
传统档案分类整理主要是针对实体档案进行处理，过程内容庞杂、要求细致，导致传统档案工作效率明显偏低。而紧随网络信息技术的融入，档案分类整理工作随之简化，不仅更加方便档案文件查找，同时文件的载体数量及占用空间也随之减少。
3.档案内容鉴定变化
传统实物档案内容鉴定，只是针对内容来判定文档所具备的价值，并明确其保管期限及密级。而网络信息技术下的档案内容鉴定则更为复杂，不但要鉴定文档价值，还需通过技术设备来检测文档的完整、真实及可读性。
4.档案保管的内容变化
传统的档案保管工作大都采取手工操作的方式。而网络信息技术下的档案保管开始向着自动化、半自动化的方向转变，可借助FFID技术和视频监控系统来达成对具备电子标签的实物档案进行扫描、定位及追踪，同时还可对馆藏数量及存档数量，借阅和归还情况实施监控。
5.档案统计工作的变化
档案统计工作属于档案业务当中不可或缺环节，传统档案统计工作更多依靠手动操作来完成，相应工作量非常大。如今网络信息技术下档案业务可随时随地获取相关数据，自动生成统计报表，使得统计工作更准、更快捷。
6.档案检索利用的变化
传统档案业务中检索及利用也是采用手工操作实现，需用户亲自前往档案管理部门获取信息。而网络信息技术下的档案业务可随时随地通过移动网络查询、保存和利用信息。
二、当前档案馆业务流程存在的问题
1.档案业务流程周期较长
档案馆属于档案事业管理体制，在组织机构类型上属于明显的职能型，内部档案业务流程被分割于多个环节当中，相关工作人员在此基础上不得不耗费大量的时间和精力来协调处理业务流程，由此才能保障档案业务在各个部门间的正常流动。但是，多数档案馆内现有档案业务流程始终存在进馆档案质量参差不齐、档案整理工作量较大、利用方式落后传统及耗费的时间成本严重偏高等诸多问题，此类问题的存在和累积，直接拉长了档案业务流程的工作周期。并且各个部门的权责划分不清晰，通常对业务流程当中所暴露的各种难点、痛点问题经常出现互相推诿、扯皮的情况，消极工作态度引发不断延长的工作周期。
2.部分档案业务流程不够规范
当前我国档案馆档案业务流程整体较为规范，但仍有部分业务流程不够规范，主要集中于电子档案业务流程规范性不足。有的档案馆并未建立和收集电子档案，即使有的建立了电子档案流程管理，但本质上依然是实物档案的业务管理流程，并未实现与元数据的无缝衔接。随着我国互联网+技术的不断发展和完善，2018年国家档案管理規定中明确指出将业务、电子邮件、网页信息及相关社交媒体均纳入至机关档案管理范畴，然而此类档案中存在大量的非结构化数据，且数据来源相对分散，所涉主体较为复杂。再就是多数档案馆内各种电子档案信息管理缺乏相应规范性文件，大都是依照本馆特性来进行保存管理，长期如此必将对档案馆档案业务的整体规范性造成影响。
3.档案核心业务流程模糊化
档案馆业务流程可细分为核心业务流程和支持业务流程，其中核心流程起到业务运行的主导性作用。因此进行清晰、有效的梳理核心流程能够迅速理清繁杂工作当中的重难点，从而达成增效目标。近几年我国网络信息技术发展异常迅猛，由此引发数字档案馆及智慧档案馆建设的发展潮流，因此档案数字化及电子化成为档案馆工作主要内容之一。而用户方面，受时代新技术发展的影响，对档案材料的需求开始趋向于多元化转变，期望能够通过多种不同的渠道来获取相应的档案信息。由此导致档案馆内部业务体系开始变得越来越庞杂，所设立的档案馆业务活动随之不断增多，所面对的用户对象及业务类型也因此持续增多，最终导致核心业务流程模糊化，直接影响到档案馆业务整体的稳定运行。因此，如何在众多的档案业务活动当中，精准识别出档案核心业务流程成为重中之重。
三、档案馆业务流程优化及创新发展原则
1.统计规划建设，内部组织机构优化重组
统一规划信息管理机构，在单位范围内整合多项业务管理职责、功能及档案管理系统。在制度和技术层面促使档案管理系统成为数字档案的最终汇集地，达成档案无缝传输的同时，切实保障数字档案的真实、有效及完整性。紧随网络信息技术和档案馆业务的不断融合发展，随之产生的功能、业务环节将不断增多，然而现有的组织机构难以充分适应档案业务的发展形势，甚至直接影响档案馆整体工作效率。为此，就必须针对档案馆内部组织机构进行改革重组，重点针对其业务工作流程进行优化及创新整合，最终达成科学化、规范化及现代化的管理目标。
2.维持信息技术的技术性及前瞻性
优化和创新档案馆档案业务流程的重点在于网络信息技术的不断更新使用。如今信息技术用于档案馆档案业务当中越来越广泛，如在档案业务的知识采集阶段，常用到数据仓储、知识库及数据挖掘技术，在信息内容的共享阶段则常用到工作流、相应文档管理技术等，在档案资源的使用阶段，则常用门户网站、知识地图及搜索引擎等多种技术支撑。因此，档案馆档案业务各个流程对信息技术的运用都非常深入，在进行优化和创新的操作中，需重点搭建高效的档案信息管理系统，由此才能切实保障档案资源的实时、顺畅共享，最终切实提升档案业务流程的运行及响应效率。
3.保持档案业务的创新与特殊性
档案馆业务流程优化和创新的难点在于如何有效突破固有观念、理论及方法的限制，因此就需要充分结合网络信息技术来对档案业务推出有效的技术支撑，促使档案业务流程优化和创新趋于科学化转变。在方向上需集中于以用户需求为中心、营造内部组织机构扁平化特性、坚持以信息技术为业务手段几个方面。
四、档案馆业务流程优化及创新发展方向
1.以用户需求为中心
档案馆档案业务本身具备一定的公共服务属性，因此其档案业务流程优化及创新需坚持以用户需求为中心，不断增强档案业务本身的服务性。因此在档案馆日常业务开展当中，用户属于档案馆业务服务的对象，这一理念主要体现为用户可结合多种方法及途径来积极参与到档案馆档案业务活动当中，并针对业务开展情况进行评价，用户获取知识信息的同时，也享受到一定公共服务。所以，档案馆要想进一步优化和创新自身业务流程，就可以针对用户进行调查，通过分析用户对档案业务服务及产品体验及感受，来制订优化及创新发展策略，促使自身档案业务获得进一步的发展。
2.营造组织扁平化特性
档案馆档案业务体系结果通常是依照职能的差异来分化不同的部门开展工作，因此在档案馆中不同部门间通常由于各自职能的差异，而导致日常工作沟通受阻，业务流程处理迟缓，极大的影响工作效率，难以切实满足用户对多样化和个性化档案需求。因此，要求档案馆需在流程优化和创新前，优化内部结构，将档案馆内部塑造为由上至下的金字塔组织结构，在后续流程优化与创新当中，集中对档案馆档案业务的协调性、通畅展开工作。由此促使精简、扁平化成为档案馆档案业务流程组织结构的主要特性。
3.坚持以信息技术为业务手段
档案馆档案业务要想获得持续、稳定发展，就必须持续提升用户的满意程度，不断满足用户对档案业务工作的需求，这样才是档案业务流程优化和创新的重要方向。因为档案业务流程优化及创新本身需对档案馆中的重要工作节点采取针对性的流程设计与再造，整个过程就有必要采用全新的现代化信息技术为支撑，由此才能最大限度实现流程优化及创新的目标。我国社会科学信息技术发展异常迅猛，互联网+、大数据等先进技术融入档案业务当中，极大提升了档案业务效率和质量，同时也给档案用户带来更好、更优质的体验。
五、档案馆业务流程优化及创新路径
1.结构创新，打造流程中心型组织
需针对档案馆档案业务的组织结构实施变革，通过精简层级结构的形式，来创新业务流程，保障后续业务流程间实现无缝衔接，业务流转更为稳定。（1）整合档案业务流程为多个流程团队，各个流程团队间构建完善的沟通机制，以此强化问题应对效率，保障无缝衔接。（2）搭建信息技术服务支撑平台。服务平台的搭建是整个流程中心型组织运行的重要核心，其能够给整个组织层级结构提供重要的技术支撑，促使档案业务流程整体和平台运行管理进行有机融合，最终实现业务流程效率的最大化转变。（3）做好对组织结构变革后的持续评价。可成立相应的流程管理委员会或用户调查团队，借助实时收集的用户数据进行反馈，由此来展现以用户为中心的变革思路。借助对新组织层次结构的持续评价，能够及时发现组织层级结构存在的积极及消极情况，从而在此基础上不断优化，制订更为科学完善的管理运行策略。
2.流程优化，准确识别档案核心业务
档案馆业务流程优化及创新本身是个系统化的复杂工程，整个过程需尽可能控制成本，在数量众多的业务流程当中准确找出可切实提升组织性的核心业务流程，并在此基础上进行业务流程优化及创新。整个优化及创新操作的重点需集中于档案业务的前段控制层面，切实做好前期的归档规划，如设定好所需归档的范围、著录项及各环节质量标准、数据采集范围等。在规划文件形成之初，严格依照所设定程序来执行相应的规范管理，这样档案的分类、管理、著录等操作均将通过系统实现自动完成。整个业务流程由以往人工操作为主、计算机技术为辅转变为计算机技术为主、人工操作为辅的智能化运行模式，由此产生的档案管理效率必将大幅度攀升，最终实现档案文件归档即可入馆为用户提供便捷利用服务效果。
3.效能提升，提供协同合作的信息技术支撑
新时代下的档案馆业务发展要求具备较强的创新发展意识，要求人才和技术层面投入应当起到相应优势，从而切实有效地推进相关前沿技术及创新成果的有效转化。档案馆还可采取业务合作方式来不断促进自身业务流程优化及创新，如可采用大数据技术、云计算技术来搭建相应的档案云管理平台，该平台具备档案数字化、文件电子化转移、数据电子归档、著录等，并且还可以平台为基础来开发出全面、统一的档案业务智慧管理系统，各个区域内档案馆相关单位都可借助平台的接入来达成相互间的云存档及智能化管理。从档案馆自身发展角度来看，借助平台搭建并介入其中，可全程监督现场及档案业务发展情况，并由此深入挖掘数据，进行数据统计分析。
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（作者单位：广饶县档案馆 ）
