企业办公室业务的重要作用及发展策略研究
周丹凤
中图分类号：C931 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-051-02
摘 要 本文主要针对企业办公室业务展开研究，先阐述其重要作用，然后结合存在问题，重点提出了几点有针对性的发展策略，主要包括树立全新的办公室管理理念、注重企业管理制度的完善、提高服务效能、加强信息化技术的应用、注重企业办公室人员培训的落实等，旨在将企业办公室业务落实下去，将自身的服务功能和协调功能等充分发挥出来，从而助益于企业更好、更快地发展。
关键词 企业 办公室业务 作用 存在问题 发展策略
在企业不断转型和升级过程中，明确提出了对企业办公室业务的要求，不仅需要将相应的责任承担起来，而且其重要性也得到了充分体现。企业办公室作为企业重要的部门之一，其综合性特点非常显著，可以辅助领导决策，合理规划企业发展方向，在企业内部上下级沟通方面也发挥着不可比拟的作用和优势。由此可见，企业办公室业务的开展非常重要，但是在实际工作中，企业办公室业务仍然存在着一些不完善的地方，必须及时采取应对策略，促进企业办公室业务活动的顺利进行，实现企业现代化转型发展目标，为企业长远发展保驾护航。
一、企业办公室业务的重要作用
办公室作为综合型部门之一，可以促进企业生产活动的顺利进行。从工作内容的角度来看，办公室承担起草和审核请示、报告、函等各类流转公文，统一整理和呈批外部公文；接洽安排及参加各类大小会议；对公司各项重要的工作内容进行跟进督办等各项重要的工作内容。对于由于各个部门需要向外报送的各项公文、报表和需要盖公章的相关资料，办公室人员需进行全面和严格的审核。在企业整个运行过程中，办公室管理内容涉及到方方面面，其工作效率与企业正常运行有着密切的关系。
首先，全局作用。对企业办公室工作进行分析，其统筹全局的作用显著，以某一供电企业为例，预算评估该地区用电用水情况为企业办公室的重要工作内容之一，在预算评估的帮助下，可以合理分配电力资源和水资源等，并对各个部门的工作予以有效协调，不断提高企业运行水平。其次，协调作用。此作用在企业办公室功能中可得到显著发挥[1]，它可以有效统筹、整合企业内部各个部门相关资源，促进各部门功能作用最大化。比如企业产能供应问题，面对产能工作问题的发生，对于供能部门来说，所需的电能供应比较多，所以企业办公室要发挥出自身的协调性作用，对这两个工作进行有效协调，可以加强加大产能，也可以对供能加以控制，从而防止对企业内部正常运行造成干扰和影响。最后，服务作用。企业办公室的服务和协调之间的关系是紧密联系、密不可分的，面对部门之间冲突问题的出现，企业办公室可以进行有效协调和沟通，及时处理和解决好所处问题。同时，对服务作用进行分析，在对外部的服务方面得到了充分体现，尤其针对外来人员的接待问题，企业办公室在这一方面扮演着重要角色。
二、企业办公室业务中存在的问题
（一）管理创新比较薄弱化
在时代不断发展和进步过程中，一些企业的发展脚步仍然比较滞缓，以往传统的思想观念较为根深蒂固，仅仅下达命令然后督办，不仅不利于企业业绩水平的提高，而且很难促进企业办公室的健康发展[2]。此外，一些企业办公室的工作处于混乱化状态，这在一定程度上也对员工工作热情产生了影响。
（二）办公室管理制度不完善
在一些企业办公室管理过程中，过渡依赖以往传统的经验，而且工作方式也比较落后，规范和约束制度的统一性不足，所以很难将制度化作用发挥出来，不利于企业工作效率的提升。在办公室管理工作中，其全局性特点显著，一旦细节方面出现问题，其后果都是不堪设想的。所以应加强完善管理制度的构建，致力于办公室管理水平的提升，从而更好地实施办公室管理工作。
（三）服务管理水平有待提升
在以往传统管理模式的影响下，办公室人员的工作热情比较低，面对上级交代的工作，存在着极大的被动性，主动沟通，主动作为的积极性不高，对待工作，能推则推，能躲则躲，本着做得越少，错得越少的思想观念工作，在无形中对实际工作效率产生了限制[3]。此外，由于工作人员与上级的的沟通不到位，很难做到及时发现问题并解决问题。
（四）办公室人员自身素质水平有待提升
由于国企传统工作环境比较落后，所以办公室人员的工作状态比较松散化，欠缺良好的创新意识、互助意识等，一旦面对出现的问题，大都是相互推卸责任，所以很难保证当前面临的问题得到顺利处理。同时，一些工作人员的工作素质有待提升，缺少严谨端正的工作态度，没有对企业规章制度予以严格执行，从而不利于将企业办公室的整体形象提升上来。
三、企业办公室业务的发展策略
（一）树立全新的办公室管理理念
对于传统管理模式来说，已经并不适用，所以对于企业办公室工作人员来说，应注重对自身思想观念进行更新和完善，对自身的被动接受状态予以改善。企业在工作目标的制定方面，应将员工服务与企业发展密切联系在一起，工作人员既要对各个部门的需求进行明确化，也要加强相互联系和沟通，确保企业发展战略更具可行性和合理性，从而在市场竞争中获得优势地位[4]。
此外，服务和接待，也是办公室的重要职能，工作人员应加强服务大局意识的制定，同时不断提高自身的人际沟通能力，加强服务技巧的学习，将诸多有价值的信息整合起来，为上级决策提供合理的依据。
（二）注重企业管理制度的完善
在企业发展方面，办公室工作的作用极其突出，要想不斷提高其工作效率，必须要加强管理制度的构建，给予办公室业务强有力的制度性保证。企业要从自身实际情况出发，首先，要加强激励机制的构建，推动竞争意识的形成，对于懒散的工作人员，应给予相应的处罚，将制度的权威性作用发挥出来，不断提高工作人员行为的规范性，同时最大程度地维护工作人员的工作热情。其次，还要加强信息化管理制度的构建，现阶段，通过OA系统等应用，为工作效率的提升提供了很大的便利性，但是实际应用效果却往往并不是十分理想，所以对业务信息化实施现状进行分析，加强制度方案的制定，不断提高各个部门的沟通水平，才能确保信息化作用得到充分体现。最后，企业要加强办公室责任体系的制订，使权责制衡得到保证，在具体实施过程中，应将定岗定责原则落实下去[5]，基于办公室职能对工作岗位进行不断细化。通过定责，旨在将岗位职能予以明确化，进一步规范其工作流程，防止在工作职责划分方面出现混淆、不清晰等现象，然后各项业务的具体落实方面，应安排专门的人员来进行，以便于追责，避免出现责任相互推诿现象。
（三）提高服务效能
首先，在内部协调工作方面，应对各个部门的工作进行妥善处理，防止纠纷问题的出现，构建和谐化的企业发展环境。同时在企业各个部门之间的联系方面，办公室起到了“传送带”的作用，在协调各个部门之间的关系方面，员工能力发挥着重要作用，对于办公室工作人员来说，应对本企业实际情况进行了解，而且还要将领导的讲话精神落实下去。其次，在上下级沟通工作方面，应及时传递好上层命令，并积极反馈下层意见，不断提高上下级沟通效率，给予上级及时决策一定的扶持，同时还可以确保员工高度理解上层决策。最后，加强服务型办公室的构建。通常来说，企业办公室需要管理较多方面的内容，旨在将相应的服务提供给各个部门，所以要想取得良好的落实效果[6]，工作人员应加强自身奉献意识的渗透，协调处理好个人利益和企业利益之间的关系，对于办公室工作的性质和理念予以严格坚守，提高为各个部门和管理者服务的能力和水平，从而确保企业办公室服务品质的稳步提升。
（四）加强信息化技术的应用
在企业办公室业务实施过程中，应注重工作方式的创新，加强信息化技术的应用。对当前业务发展需求进行分析，明确提出了对信息技术的需求，信息技术不仅仅在信息沟通和处理方面具有适用性，要想确保办公室业务发展需求得到满足，应对信息价值进行深度性挖掘和分析。所以，应加强信息化管理平台的构建，加强大数据技术的引用，通过各类信息资源的应用，确保企业办公室管理决策的准确无误，从而给予企业战略决策一定的保障。
在信息技术作用的发挥方面，要注重信息化服务水平的提升，加强信息化系统的应用，对客户用电信息进行第一时间掌握，将误差的发生几率降至最低，发挥出精准化优势，从而确保客户满意度的稳步提升[7]。同时，由于办公室工作人员接收的信息较多，所以在办公信息化系统的帮助下，可以大大提高分类和汇总工作效率，将有价值的信息整理起来，从而为管理者的决策提供支撑。
（五）注重企業办公室人员培训的落实
对企业办公室业务进行分析，具有明显的繁重性特点，而且不同员工的素质水平并不一致，尤其在智力、技能等方面，在繁重化工作任务的影响下，诸多员工的工作热情并不浓厚。因此，企业应积极培训工作人员，培训内容主要集中在技能培训、心理素质培训等方面，在培训通过以后，可以为正式上岗就业奠定基础。在培训工作的带动下，员工的知识水平、创新能力将会得到明显的增强，有助于良好工作环境的形成，从而在整体上使员工队伍素质得到进一步升华，为企业在市场竞争中立足提供决定性要素。
四、结语
总之，在企业办公室业务方面，加强办公室管理非常重要，不仅可以对各个部门的关系予以协调处理，防止不良问题的出现，而且在企业上级领导决策方面也发挥着明显的作用，为管理者决策提供可行性的参考，从而展现出企业办公室的地位和作用，为企业发展保驾护航。
参考文献：
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