核电厂项目前期档案管理探究

    杨硕

    中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-024-02

    摘 要 核电厂涉及到安全生产和资料保密各方面的问题，所以核电厂在建设前期对于档案管理的研究显得尤为重要。在现在科学技术飞速发展的条件下，核电厂档案管理应该在专业人员的管理基础上，加强数字化和信息化的整合，从而让档案的管理更加高质高效。笔者就核电厂前期的档案管理的意义和具体的可操作性做了调查，对核电厂前期档案的管理提供了几点建议，仅供参考。

    关键词 核电厂 前期管理

    核电厂前期文件记载了项目开工前的各项工作，真实记录了各项工作进展的每一个环节，是确保工程开工后各项目工作顺利进行的重要凭证，也是工程建设期间信息来源。核电厂前期阶段一般产生四类文件：围绕立项形成的文件材料（立项申请、项目建议书及批复文件、可行性研究报告及批复文件、初步设计审批文件等）、设计基础资料（地质水文勘查报告、重要岩样土样及说明等）、设计文件材料（总体规划设计、初步设计图纸和说明、设计方案及审查意见等）、项目管理文件（施工承包合同、勘察设计承包合同、监理委托合同、招投标文件、建设用地规划文件、土地使用证、拆迁安置方案及审查意见等）。

    一、对核电厂前期项目档案进行管理的意义

    （一）第一个重要性：核电前期项目档案是一个企业档案资源的重要来源

    前期档案管理有着非常重要的价值，核电项目建设过程是一项繁琐而庞大的系统工程。一般说来，这样的项目投入的资金、人力、物力较大。项目技术先进，有功能要求、有工程实物、有质量标准。涉及专业领域多、技术复杂，规模具大、建设周期长。所以，整个项目建设当中形成的文档资料来源广泛、载体复杂、种类繁多、数量大、价值很高。所以，核电厂前期项目档案是一个企业档案资源的重要来源。在企业档案馆馆藏中占有十分显著的地位。

    （二）第二个重要性：项目档案不合格，不得进行项目的竣工验收

    国家一再强调：项目档案专项验收不合格，不得进行项目的竣工验收。任何一个项目如果归档资料不符合标准规定，则判定该项目不合格。国家这一措施的制定，有利于项目的参建单位，加强工程资料的管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。

    （三）第三个重要性：合法合规的依据

    核工业有两个第一：“安全第一、质量第一”。工程竣工后在使用过程中出现问题，项目档案具有监督、追查作用。工程讲质量终身责任制，对于不负责任导致出现工程质量问题，可依据档案追究责任。项目档案是实行质量追溯的主要依据。核电前期文件为核电项目从选址、可研、开工建设、安装调试、生产运行、大修、退役等全过程提供证据，是项目合法合规的依据，规避各类法律和投资风险。

    二、现状研究：核电厂前期档案管理工作的实施可能遇到的问题及解决方案

    （一）复合型管理人才的缺乏

    核电厂的档案管理由于其特殊性因此需要档案管理人员不仅具备专业的档案管理基本知识，还需要熟悉先进的信息化管理技术，因此针对此状况首先需要展开相关人员的业务培训工作。对于档案管理人员，要树立正确意识，提高档案管理工作人员全员的素质。

    （二）规范性管理的缺乏

    由于档案信息化建设缺乏章程的规范性，从而使核电项目的档案管理存在了一些不规范的现象。在核电日常工作中，由于工程庞大，施工单位众多，加上档案信息本身的复杂，导致了电子信息资料可能会因为不规范的管理而丢失。所以核电厂前期的档案管理必须要做到全过程的监控。

    （三）档案安全管理风险问题

    核电的技术含量相对其他行业要高，其中所涉及到的档案文件信息庞杂，文档材料中包含的材料信息也是具有保密性。在现代的大数据环境下，档案管理的信息化不断提高，但是与之并存的当然也是信息泄露的高风险。各种想要窃取机密的攻击层出不穷，一旦数据泄露，造成的损失是难以估量的。信息化时代，对于档案的安全管理也是需要引起高度重视的[1]。

    三、对核电厂前期档案管理工作的建议

    核电项目档案作为工程建设中的核心部分，其管理工作显得尤为重要。怎样做好核電项目前期档案的管理工作呢？这是一项非常重要的但又比较难做的工作。笔者认为，项目档案工作管理要以项目建设法人为管理核心，以纳入合同为依据，以监理控制为主要手段，坚持档案工作与工程建设同步进行、同步发展的原则。工程施工的每一步都涉及到档案工作，所以，要实施事前介入、事中控制、事后核查，验收把关的全过程管理，项目档案管理必须借助合同具有的法律约束力，增强项目档案的严肃性，保证项目档案资料的完整、准确、系统、安全。

    档案资料随着工程的进展逐步形成，一旦形成，档案的准确性、完整性就是客观存在的。要保持这种状态，就要从头做起，要早抓勤抓。从项目提出开始就要有档案人员介入，“三纳入”：纳入本单位工作计划、 纳入各项管理工作程序（合同管理：总承包、施工、监理、设备招投标等）、纳入领导干部工作责任。“四同步”：与项目立项同步（项目开始立项，建档工作就开始，提出项目档案管理要求）；与项目施工进度同步（施工到哪，资料的收集整理就到哪）；与项目检查同步（检查工程计划进度与归档文件积累情况检查）；与项目验收同步（工程中间、交工验收同时验收档案是否达到完整准确系统）。有些单位待到工程竣工验收时，才纳入议事日程，搞“秋后算账”的管理方式，档案的“四性”得不到保证，是不可取的。应该工程进展到哪，档案就要收集到哪。工程的进展如同由收割机一样，把庄稼割倒，我们档案人员就要保证颗粒归仓。

    （一）落实责任

    一个重点建设项目是由多个单项工程组成，由多个参建单位共同建设的。业主要从法律的角度，在签订合同时要明确合同双方在档案管理方面的责任和义务。要有独立的条款明确违约责任，要加大档案管理规章制度建设与执行力度。还需要明确各单位职责。包括建设/业主单位职责、建设/业主单位档案馆/室职责、工程监理单位职责、总承包商职责、各分包商/施工单位职责。

    （二）制度落实

    “凡事预则立”。制度是行为的准则，是事前控制最有效的手段之一。一个项目的建设，有它的特殊性，所以必须建立可操作性强，具有指导性强的规范性文件。否则、档案管理工作就缺乏约束力，就不会顺利开展。同时，制定出与制度配套的工作程序。制度管人，人按程序办事。对项目档案的归档依据、归档范围、归档套数、归档时间、归档方式、归档要求、验收与移交方式等要明确规定。要使所有参建单位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的随意性，达到熟悉工作程序，掌握工作标准，自觉作好每一个环节工作之目的。要通过制度来规范我们的行为。对于建设项目资料归档整理规定应执行的国家标准、规定主要有：

    1.《中华人民共和国档案法》

    2.《中华人民共和国档案法实施办法》

    3.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/ T28--2002）

    4.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822--2008）

    5.《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）

    6.《中国核工业集团公司固定资产投资项目档案验收办法》（制度通告〔2007〕29号）

    以上这些标准、规定操作性比较强。但建设（业主）单位、总承包单位应依据这些标准文件，结合项目建设的实际情况制定出操作性较强的各项规章制度，并提出项目档案管理工作的具体要求。

    有了规章制度，还要建立项目档案管理网络。该网络要覆盖参建单位、总包单位、监理单位、分包单位。同时，进行培训。宣贯讲解所制定的规章制度，要使项目档案的管理要求，深入人心。真正把档案工作落在实处，培训工作非常重要。一是工程初期的培训，这主要是国家、集团公司相关文件以及规章制度的宣贯学习，详细讲解该工程档案的具体要求。二是工程建设工程中的培训，这主要是针对发现的问题。三是组卷前的培训，要讲解组卷的要求，案卷封面、卷内目录、备考表的填写等[2]。

    （三）要加强监督与指导工作

    一个完整准确系统的档案是参加工程建设各路大军共同努力的结果。但各参建单位领导对档案的重视程度不一样、全体员工档案意识不一样、专/兼职档案员业务能力不一样，所以，档案管理的水平也就不一样。这就要求我们加强业务指导与监督检查工作。工程文件是随着工程建设进度形成的，各个阶段形成的文件内容都不一样，所以归档要求也不同。档案的监督指导工作是档案管理工作的首要任务，这就需要我们档案管理人员做好业务指导工作，监督指导的重点放在施工单位的现场。为了保证日后档案移交的质量，档案管理人员要经常下工程现场开展相关指导工作，一是加强档案法的宣传，提高施工单位人员的档案意识。二是学习档案管理的规章制度，熟悉工作程序，使所有施工单位知道档案如何收集和整理。三是针对现场已出现的实际问题，进行讲解，开展相关培训，并强调应注意的问题及解决方法。其工作的成效，决定了工程档案归档的实效和质量。

    现在，所建的大型项目均采用总承包模式，在监督指导工作上，业主、总承包商、分承包商、监理公司必须做到分工明确、责任到人、相互协作、保证质量。

    实践证明，有什么样的业务监督检查指导工作，就有什么样的档案。监督检查指导工作要主动。使档案管理工作真正渗透到项目建设的各个环节，确保项目档案处于全过程的受控状态。

    （四）认真检查把关

    一个具体的项目建设包含实体和资料两个不可分割的组成部分。档案资料是项目实体的图、文记载，是项目建设全过程的真实写照。项目档案资料质量是项目建设质量的重要组成部分，是对其质量进行全面了解的一条重要途径。因为，项目终检验收时难以发现项目建设及安装内在的、隐蔽的质量缺陷。所以，我们一定要抓住质量这个关键。项目归档文件资料的质量包含两个部分：一部分是项目文件归档前的形成质量，另一部分是后期归档时的整理质量。项目文件归档前的形成质量主要指其内容的完整、准确、真实、系统；这一部分侧重于工程技术人员、监理工程师的检查，审核。案卷整理质量则是指项目文件资料要按规范整理；达到分类排序合理、目录编制准确、著录信息全面、字迹材料、装订符合国家标準。这一部分侧重于专兼职档案人员。

    四、结语

    核电厂前期档案管理涵盖面广，持续周期长，是核电工程后续工作进行的科学依据。针对前期文档管理可能存在的问题，应该在现有信息化管理的基础上创新性地加强管理人员与文档管理系统的有效结合，把前期的文档管理工作系统化、流程化、责任化，提高核电前期档案管理的系统性和完整性，从而更好地服务于核电后期工程建设。

    参考文献：

    [1]汪建军.论核电建设档案管理体系的构建研究[J].兰台内外，2019.

    [2]陈小力，陆启亮.核电厂档案信息化管理要点分析[J].智能电力与应用.