基于RPA的财务共享服务中心资金管理探索
吴文静 鞠敏 施曾艳 高岩
【摘 要】 日益提升的机器自动化、智能化给财务共享中心服务模式的变革创造了条件。文章以油田企业财务共享服务中心为例，在分析资金管理现状的基础上，构建了基于RPA的财务共享服务中心资金管理系统框架。围绕此框架，将RPA应用于资金管理日常工作中：采用OCR技术识别票据信息，自动生成付款申请单;嵌入智能算法，安排付款优先级及支付指令查询;模拟人工判断，实现自动数据分析及资金预警。该研究对促进油田集团企业资金管理的业财融合，实现集团财务模式从核算向管理转变具有重要意义，同时也为其他企业集团的财务转型提供一定指导。
【关键词】 RPA技术; 财务共享服务; 资金管理; 油田企业
【中图分类号】 F230? 【文献标识码】 A? 【文章编号】 1004-5937（2021）02-0118-05
一、引言
在大数据、云计算、人工智能时代，新技术的加速革新引起管理边界模糊，企业价值的实现需要强化业财融合，使业财融合成为企业财务转型的契机，而业财融合的瓶颈在于新型的财务信息化系统。2013年，财政部出台《企业会计信息化工作规范》等文件，各行各业的集团企业，如中兴、华为、海尔、长虹、中石化、中国电信等[ 1-2 ]开始推进财务共享服务中心建设，以应对财务转型的挑战。我国油田集团企业也进行了建设财务共享服务中心的探索，提升业务和财务的一体化程度。当前，财务共享服务中心已经进入快速发展阶段，财务共享服务模式在我国油田企业得到了较好的应用。
资金作为企业的血液，其管理水平直接影响企业的生产经营活动，学者们从各个视角对财务共享服务模式下的资金管理进行了研究。主要表现在两个方面：一是基于财务共享服务中心的资金管理优势分析，例如王鑫[ 3 ]强调财务共享服务中心对集团企业资金管理的意义，并对如何加强财务共享服务中心资金管理提出建议。二是构建财务共享服务中心资金管理框架，例如程平和万家盛[ 4 ]从资金预算、资金控制、资金监督和资金考核四个方面建立了大数据下基于财务共享服务模式的集团资金管理框架，周鲜华等[ 5 ]以房地产企业碧桂园为例，总结了传统资金管理模式的弊端，然后基于财务共享中心优化其资金管理模式。
但是，现有研究还较少关注到财务共享服务中心的流程效率和准确率不高，业务和财务在底层数据与工作流程无法顺利融合等问题。而RPA（机器人流程自动化）技术将机器人作为劳动力，能够执行基于手工操作的高重复性任务和基于既定规则的判断任务[ 6 ]。RPA技术应用的日趋成熟为财务共享服务中心业务流程的优化奠定了强劲的技术基础。因此，本文以油田企业资金管理为例，在分析财务共享服务中心资金管理现状的基础上，将RPA技术应用在财务共享服务中心资金管理业务中，保障业财融合的顺利实施，为相关企业的财务转型提供参考。
二、油田企业财务共享服务中心资金管理现状
油田企业主要经营原油、天然气等国家统管类特种物资，资金流入量巨大，并且其管道建设、钻井施工等主要支出都属于关联交易，资金流出呈现刚性。在财务共享服务平台的构建过程中，油田企业资金管理已经形成了一套从预算下达、招标管理、合同签订再到发起资金计划、资金统一支付的封闭链条。但是，现有财务共享服务中心的资金管理还存在以下诸多问题，引发其产生提高流程自动化程度的需求。
（一）业务流程冗长，人均工作量大
油田企业现有财务共享服务中心的资金业务审批流程冗长、凭证数量多、业务量大。其中很多资金业务属于低附加值的简单重复业务，但却消耗了大量的人力，无形中使企业的人力成本增加。与人工操作相比，自动化处理的效率更高、成本更低。
（二）跨系统操作多，工作效率及准确率低
油田企业财务共享服务中心资金管理相关的内外部系统目前无法实现门户单点登录、数据同步应用等，需要人工跨多个系统和岗位获取数据，这种手工处理存在一定的错误率。例如付款审批业务中，由于现有的资金管理系统和债权债务系统没有做数据接口，审批人员不能直接获取债权债务数据，这一定程度上使审批效率降低。而RPA能联动多个业务系统，为企业解决跨系统操作多的问题提供技术支持。
（三）手工作业出错率高，资金支付风险大
一方面，油田企业资金业务重复性操作多，手工处理难以避免出错;另一方面，人工处理会出现故意违规操作，例如违反合同法条款付款，对公业务却对私付款。而应用RPA技术，依据预设的流程，较大程度地消除人为因素的不利影响，降低资金支付风险。
三、基于RPA的油田企业财务共享服务中心资金管理系统框架
对于油田企业资金管理过程中存在的上述问题，RPA技术是一种高效的解决方案。RPA是指通过预先设定的程序与用户界面层进行交互，执行基于既定规的重复任务和判断任务的软件解决方案[ 7 ]。财务机器人则是以RPA技术为主，通过融合一系列认知技术来代替人工操作的财务自动化应用技术[ 8 ]。从特点上来看：首先，财务机器人能够以7×24小时的模式快速处理量大重复的工作，比人工操作更为高效。德勤机器人中心表示，将财务机器人应用于开票工作后，开票流程的時长可由20分钟缩减到5分钟，相当于每天缩短每个全职人力6个小时的工作时间，效率提升75%。其次，财务机器人能联通多个企业内外部异构系统，自动进行跨系统操作，并且反应速度快、准确率高。当遇到影响效率的阻碍点时，可以利用技术手段解决问题。最后，财务机器人的可访问性和可视性极高，整个操作过程有完整、全面的追踪记录，加强了财务与业务数据的可追溯性和透明度，能够较大程度地消除人为因素的不利影响，降低业务风险。由此可见，RPA能够提升财务共享服务中心资金管理效率和准确率，高效解决油田企业资金管理存在的问题。
根据油田企业财务共享服务中心资金管理和RPA技术的特点，本文构建了基于RPA的油田企业财务共享服务中心资金管理系统框架，如图1所示。油田企业财务共享服务中心有业务层、数据层和应用层三个层级[ 9 ]。首先，业务层内有集团资金管理业务相关的信息化系统，包括资金管理系统、预算管控系统、影像管理系统等，这些系统为数据层提供海量的原始数据。其次，数据层同时打通ERP的供应链数据库、OA流程审批数据库等，使用数据处理技术将共享的原始数据进行加工处理，再通过数据挖掘、数据传输、数据存储等形成业财融合数据仓库，实现全业务流程的全数据管理。数据层通过面向战略与业务，实现系统之间的联系和数据集中共享，促进油田企业资金管理业务和财务的协同。业务层和数据层都为应用层提供较完善的数据支持服务。最后，应用层处理资金计划、资金结算、资金调度等各项资金管理业务，为企业提供决策支持。油田集团的各单位用户进入财务共享服务中心，借助RPA技术在应用层参与资金管理日常工作。
由图1可知，基于RPA的油田企业财务共享服务中心资金管理系统框架有两大特点。第一，构建了具有业务层、数据层和应用层三层架构的财务共享服务中心，应用信息技术，打破业务与财务之间的“信息孤岛”，使业务和财务在基础数据、账簿表单、工作流程、系统运行等方面顺利融合[ 10 ]。第二，在资金管理中嵌入RPA技术，实现业务数据、业务信息向财务信息的高效、自动化、无差错的转换。RPA技术的应用使财务人员从传统的核算职能中解放出来，基于业财融合数据仓库，利用机器学习、数据智能、数据挖掘等，将尽可能多的决策自动化、智能化，使企业决策更加精准、科学和有效。
四、基于RPA的油田企业财务共享服务中心资金管理
油田企业资金管理的日常工作包括资金计划、资金结算、资金调度等。为解决油田企业资金管理存在的问题，本文结合油田企业财务共享服务中心资金管理的系统框架，以资金管理日常工作为例，详细介绍RPA在油田企业资金管理中的应用。基于RPA的油田企业财务共享服务中心资金管理日常工作自动化流程如图2所示。
（一）采用OCR技术识别票据信息，自动生成付款申请单
付款申请环节，首先，分公司业务部门根据资金计划，提交相关票据，并登录资金管理系统，在业务付款申请界面录入关键信息，包括经办人、经办部门、付款金额、付款原因、收款银行账户、收款单位等，发起付款申请。财务机器人根据输入的关键信息从往来单位数据库中自动匹配相关数据项，采用OCR文字识别等技术核对信息，同时采集其他核心数据，自动生成付款申请单。
其次，付款申请单及相关单据会根据事先设定好的任务管理路径流转到区域财务共享服务中心审核岗。审核岗接收相关票据后，使用高速扫描仪将票据转化为电子影像，利用外接的OCR技术以及图像纠偏、图像分色、图像方向检测等图像辅助处理功能，提取票据影像中的关键业务数据，并由机器人将抽取的信息自动导入至资金管理系统中。同时通过增值税发票智能OCR识别模块，自动从票据中分离出增值税发票，由财务机器人进行后续查重验真。查重时，利用图像识别技术避免发票重复报销。验真时，机器人可识别发票代码，与国家发票查验库中提取的增值税全票面信息进行比对，实现发票批量真伪查验。
最后，经过人工审核后的票据自动流转到财务共享服务中心核算岗，财务机器人通过Hadoop、Spark等大数据处理技术自动进行账务处理，生成记账凭证并进行分析处理。
（二）嵌入智能算法，安排付款优先级及支付指令查询
資金结算环节，由集团财务共享服务中心集中办理各单位业务的资金结算。首先，集团财务共享服务中心结算岗收到记账凭证后，发起资金支付申请，随后指令池自动生成对应的支付指令。指令会依据审核权限传至集团财务共享服务中心复核岗，对记账凭证和发票上数据的一致性进行审核。同时，嵌入智能算法，按照预先设定的规则，根据支付金额、支付策略、支付方式等因素，计算出最优化组合，安排付款优先级。
其次，复核通过的支付指令，由集团财务共享服务中心结算岗选择支付方式，利用财务机器人自动录入所需要填列的付款信息，按序完成批量付款操作。资金支付指令发出后，财务机器人根据设置好的流程通过各个银行的操作系统自动查询支付结果，并反馈查询结果。支付失败，则返回到区域财务共享服务中心核算岗自动进行账务处理。支付成功，分公司业务部门反馈收款确认信息，区域财务共享服务中心核算岗自动生成付款凭证，完成资金结算。
特别地，在资金结算完成后，可通过财务机器人进行银企对账。期末，财务机器人登录会计核算系统获取账务数据，并登录网银系统获取银行对账单信息，自动执行对账操作，出具银行余额调节表。
（三）模拟人工判断，实现自动数据分析及资金预警
资金分析环节，财务机器人动态监控资金收支，帮助企业实时掌控集团资金状况，使资金管理风险得到有效控制。在资金支付后，财务机器人利用财务和业务大数据，训练神经网络模型，采用机器学习和知识图谱，对资金情况进行实时分析。模拟人工判断，在判断营运资金风险发生时，向管理者发送营运资金分析报告及资金调拨预警，甚至进行决策推荐;在判断无营运资金风险发生时，只向管理者发送每日营运资金分析报告。
五、结论与启示
本文在分析油田企业财务共享服务中心资金管理现状的基础上，构建了基于RPA的油田企业财务共享服务中心资金管理系统框架，围绕资金管理日常工作，将RPA技术应用于油田企业财务共享服务中心的资金管理中，以期促进油田集团企业资金管理业财融合，推动集团财务模式从核算向管理转变。本文的研究对油田及相关企业具有如下启示。
（一）以内部商城模式实现财务职能有效融合到业务前端
油田企业资金管理等的业财融合需要将财务职能有效融合到业务前端，实现数据采集前端化，形成由业务驱动的财务一体化信息处理流程，使财务数据和业务数据深度融为一体，推动财务全业务链共享赋能。因此，油田企业可以将财务共享服务中心前台逐步向前端移动，介入到前置化的费用管控中，消除财务和业务之间的鸿沟。通过企业内部商城的模式，一端和商旅、电商、用车平台以及供应商等对接，将差旅服务、办公用品、公务用车以及大宗采购业务全部“互联网化”，直接采集业务数据;而另一端和财务共享服务中心资金管理系统的费用管控业务相连，实现数据相通。这种端到端的连通，以电子票据为媒介，使业务数据和财务数据同步进行，实现了业务流、财务流和管理流的有机融合，简化了传统财务处理流程，并且通过向业务前端链接，还可以采集更多维度的数据。
（二）以智能信息技术促进财务共享业财处理自动化和智能化
RPA技术、电子发票、图像识别、语音识别、智能会计引擎等智能信息技术的应用，给财务共享服务中心中台的业财处理自动化和智能化创造技术条件。引入智能技术是油田企业顺应数字化变革、促进财务共享服务中心资金管理等财务职能与业务处理相互融合，保障企业业务发展和财务决策数据需求的有效途径。如在付款申请业务中，使用OCR技术识别发票代码，然后与国家发票查验库中提取的增值税全票面信息进行比对，自动实现发票批量真伪查验。在处理账务时，智能会计引擎可以根据业务类型、单据及其要素信息，将业务数据转换成会计凭证，实现会计核算的自动化、智能化。
（三）以商业智能推动业务发展和管理决策
数字化对财务工作最重要的影响就是对数据的应用，财务共享服务中心后台则成为支持企业财务决策的数据仓库。在大数据背景下，管理者不仅需要传统的财务数据和结构化数据，而且需要非财务数据和非结构化数据[ 11 ]。依托商业智能，根据油田集团战略和业务发展需求，将海量数据尤其是非结构化数据收集起来进行数据清洗、筛选、分析及可视化呈现，为管理决策提供多维度、高价值的数据信息。比如，当管理者需要规划资金计划时，不再需要自己调出相关数据加以分析，系统可以自动预测各单位月度、季度、年度资金流，并基于分析结果做出判断并给出建议。
【参考文献】
[1] 张瑞君，陈虎，张永冀.企业集团财务共享服务的流程再造关键因素研究：基于中兴通讯集团管理实践[J].会计研究，2010（7）：57-64.
[2] 何瑛，周访.我国企业集团实施财务共享服务的关键因素的实证研究[J].会计研究，2013（10）：59-66，97.
[3] 王鑫.财务共享服务中心模式下的集团企业资金管理发展研究[J].中国总会计师，2018（7）：54-56.
[4] 程平，万家盛.大数据下基于财务共享服务模式的A集团资金管理[J].会计之友，2017（6）：121-124.
[5] 周鮮华，王璐瑶，梁左惠子，等.财务共享模式下集团企业资金管理模式研究：以碧桂园为例[J].财会通讯，2019（28）：22-26.
[6] KELLY WIBBENMEYER.The simple implementation guide to robotic process automation（RPA）[M].U.S.：iUniverse，2018：21-24.
[7] Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence. Benefits of RPA[EB/OL].https：//irpaai.com/definition-and-benefits，2019-06-30.
[8] KHARCHENKO A，KLEINSCHMIDT T，KARLA J. Callcenter 4.0—how speech recognition，artificial intelligence，and robotic process automation are changing existing call center business models[J].Hmd Praxis Der Wirtschaftsinformatik，2018，55（2）：1-15.
[9] 冷继波，杨舒惠.“互联网+”背景下业财融合管理会计框架研究[J].会计之友，2019（12）：19-23.
[10] 张翼飞，郭永清.实施业财融合助推我国企业高质量发展：基于324家中国企业的调研分析[J].经济体制改革，2019（4）：101-108.
[11] 王化成，尹美群.“会计大师的学术思想与教育理念精要”系列报道之六 春风化雨育桃李 倾尽丹心铸师魂——记我国著名会计学家阎达五教授[J].财务与会计，2018（17）：6-9.
