信息技术在学校档案管理中的价值分析

    秦薇

    ◆摘? 要：学校档案中蕴藏了大量珍贵信息，是对教育教学方面的记录和见证，学校档案管理是学习管理工作中的重要内容之一。在信息时代下，将信息技术融入到学校档案管理中，不仅能够提高档案管理效率，还能有效解决档案管理中的各类难点，从而提高学校档案的服务功能。本文将对学校档案进行简单的介绍，并针对信息技术在学习档案管理中的价值进行分析和探讨，希望能够为相关工作人员提供参考。

    ◆关键词：信息技术;学校档案;价值

    档案管理在学校管理中占有重要的地位，是学校管理的重要组成部分。加强学校档案管理信息化，不仅能够提高学校档案管理实效，还有助于提高档案的服务功能，为学校的发展建设以及学校师生工作提供必要的档案支持，从而提高学校的整体管理水平。

    一、学校档案管理的基本概述

    （一）学校档案的含义

    学校档案是学校在长期从事教育教学、科研和各类管理活动中积累下来的原始记录，这些原始记录通过文字、图片、实物或影像的形式保存下来，对学校、社会以及个人需求能够提供有价值的帮助，从而实现学校档案的服务性功能。

    （二）学校档案的特点

    1.成套性特点

    教学档案是学校档案主要种类之一，教学档案是学校在教学管理和实践活动中产生的具有留存价值的文件和资料。教学档案的收集和整理大多是按照时间进行分类的，每个学期或者学年都会形成大量的教学信息，比如：学校的课程安排，考试安排，考试试卷以及教学资料等，这些材料具有一定的连贯性和配套性。

    2.分散性特点

    学校档案包括种类较多，比如：党群工作资料、行政工作资料、教学科研资料等，这些资料涉及的范围较广，内容也比较复杂，而且资料内容之间关联性并非很强，在档案管理中需要进行分开整理和归档，进而体现出学校档案的分散性特点。

    3.多样性特点

    学校档案包括种类较多，资料的存储形式也多种多样，比如：上级单位下发的文字性资料，教学中形成的影像资料、实验和实践活动中形成的实物作品以及信息时代下形成的各种类型的PPT、小视频等。学校档案的多样性特点，不仅增加了档案管理工作的难度，也占用了较大的档案存放空间。

    二、学校档案管理存在的问题

    （一）档案管理量增加，人员缺乏

    学校档案管理是学校管理工作的重要组成部分，但是，在长期的管理实践中发现，许多学校对档案管理通常只有一名管理人员，有些学校甚至有其他工作人员兼职档案管理。随着教育的不断发展，学校档案管理任务在不断增加，不仅给档案管理人员工作方面带来的较大压力，还很容易出现档案管理上的疏漏，造成档案整理方面精细化程度不足。因此，迫切需要改进传统的档案管理模式，解决档案管理人眼缺乏的客观问题。

    （二）档案存放较久远，利用率低

    学校档案管理中包含了大量永久保存和30年保存期限的资料，比如：党群工作资料通常需要永久性保存，而教师名册、人事管理制度以及职业评估表等需要保存30年。资料保存时间久远，而学校档案管理条件有限，很容易出现纸质档案保管过程中的破损和丢失。此外，在长期的档案管理中，档案数量和种类不断增加，给管理员查找和调取档案资料增加了难度，进而造成学习档案利用效率低下的情况。

    （三）管理方式较陈旧，匹配性差

    档案管理是为教师、学生以及其他教职员工提供档案信息服务的重要工作，是许多教学科研工作中最为基础的环节。近年来，随着信息化时代的来临，学校各项工作的节奏在不断加快，而学校档案的管理方式比较落后和陈旧，势必难以与其他学校管理相匹配，进而降低了学校整体管理水平。

    三、信息技术在学校档案管理中的价值

    （一）加强信息技术的应用，有助于提高档案管理效率

    学校档案管理的本质是要挖掘档案资料中的数据信息，将具体数据的利用作为档案资料管理的最终目标。在传统的学校档案管理模式下，对档案信息中的数据进行分类和整理需要占用工作人員70%以上的时间和精力，而且在数据人工挖掘过程中，很容易出现人为失误，进而影响到基础数据的准确性和可靠性。

    采用信息技术进行学校档案管理，能够利用大数据分析和云计算技术对档案资料中的数据进行识别，并在云空间加以存储，不仅解决了学校档案管理人员资源短缺的问题，还避免了人为失误的发生，从而最大程度的提高了档案数据的准确性，提供档案管理效率。

    （二）加强信息化技术的应用，有助于提高档案利用率

    在以往的档案管理中，管理员的大部分精力用在了档案资料的分类和存放管理中，对档案资料的查找工作需要在规范的资料分类、归档工作的基础上才能完成。学校档案种类繁多，业务量在不断增加，给档案管理人员前期归档工作增加了大量负担，导致学校档案利用率不高。

    采用信息化学校档案管理，能够通过信息设备的智能扫描，将文字转化成数字信息存储在计算机硬件或云空间，管理人员可以通过信息技术对这些资料信息进行归类，通过网络进行资料的分享。此外，学校档案信息的使用者也可以在自己的权限范围内，对学校档案进行查阅，在线上获取档案信息，改变了以往档案借阅方式。进而提高了学校档案信息利用率，让学校档案的利用价值得到有效的发挥。

    （三）加强学校档案信息化管理，有助于提高学校整体管理水平

    学校档案中包含了大量科研、教学等工作信息，这些是教师教学和科研工作的基础。要向加快学校教学和科研工作的整体节奏，需要利用信息化建设提高学校档案管理手段，提高档案管理与现代教学、科研方式的匹配度。由此可见，在学校档案管理中加强信息技术的应用，有助于提高学校整体管理水平。

    四、结束语

    学校档案信息在学校建设和发展中具有重要的作用，加强信息技术在学校档案管理中的有效应用，能够转变以往低效的管理模式，利用现代科技优势提高档案信息的服务性，从而提高学校管理的整体节奏，促进学校管理水平的提升。

    参考文献

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